Алгоритм звітування про виконання договору про закупівлю 

Згідно абзацу 1 пункту 4 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону. 

Згідно наведеної норми в замовника присутній обов’язок прозвітувати про виконання договору про закупівлю при настанні наступних випадків: 

• виконання договору про закупівлю; 
• закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами; 
• розірвання договору. 

Водночас за не виконання приписів наведеної норми замовника може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. Тому задля мінімізації ризиків при не дотриманні розглядуваної норми пропонуємо ознайомитися із алгоритмом звітування про виконання договору про закупівлю, в якому передбачено всі можливі ситуації при звітуванні про виконання договору про закупівлю. 

Етап 1. Аналізуємо стан виконання договору 

Згідно абзацу 1 пункту 4 Особливостей замовник повинен опублікувати звіт про виконаний договір, як уже зазначалось, при настанні трьох наступних випадків: 

• виконання договору про закупівлю; 
• закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами; 
• розірвання договору. 

При цьому, публікувати звіт про виконання договору замовник може при настанні першого із наведених випадків, зокрема виконання договору про закупівлю.  

Тому, якщо замовник з’ясує, що до закінчення строку дії договору зобов’язання є виконаними в повному обсязі, замовник може звітувати про виконання договору про закупівлю при настанні зазначеної підстави.  

Етап 2. Публікуємо звіт про виконання договору, якщо наступив один із випадків для звітування - виконання договору про закупівлю 

Отож, після того як замовник з’ясував, що зобов’язання є виконаними в повному обсязі, замовник може звітувати про виконання договору про закупівлю. Приміром, строк дії договору був визначений до 31 грудня, однак всі зобов’язання за договором було виконано 20 грудня. 

Відповідно в такому випадку замовник може прозвітувати про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з наступного дня після виконання останнього зобов’язання згідно договору про закупівлю, наприклад, з дня останньої оплати. 

В свою чергу, якщо замовник не встигне прозвітувати протягом 20 робочих днів при настанні зазначеної підстави для звітування про виконання договору про закупівлю замовнику необхідно звітувати про виконання договору про закупівлі при настанні наступної підстави - закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами. 

Етап 3. Публікація звіту про виконання договору про закупівлю при закінченні строку дії договору  

Публікувати звіт про виконання договору про закупівлю у випадку, закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, замовник повинен, зокрема, якщо ним не було раніше прозвітовано про виконання договору про закупівлю у випадку, виконання договору про закупівлю в повному обсязі. 

При цьому, публікувати звіт про виконання договору про закупівлю замовник може виключно при настанні одночасно двох умов: 

• закінчення строку дії договору про закупівлю; 
• виконання сторонами умов договору, тобто виконання сторонами всіх зобов’язань, які були визначені умовами договору. 

Тому, якщо в замовника збіглися в часі зазначені умови замовник повинен публікувати звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів. 

Етап 4. Договір про закупівлю не є виконаним в повному обсязі: дії замовника 

Досить часто при виконанні умов договору до закінчення строку дії договору замовник припускає, що зобов’язання, які визначені умовами договору, не будуть виконаними в повному обсязі в силу різних обставин.  

Що робити замовнику, якщо строк дії договору закінчується, але зобов’язання за договором сторони договору не планують виконувати в повному обсязі? 

В цьому випадку замовник може вчинити наступні дії: 

• укласти додаткову угоду на зменшення обсягу закупівлі згідно підпункту 1 пункту 19 Особливостей; або 
• розірвати договір за домовленістю сторін/в односторонньому порядку (в залежністю від умов договору). 

Етап 4-1. Укладення додаткової угоди 

Щоб привести умови договору у відповідності до фактично виконаних зобов’язань та задля наступної можливості оприлюднення звіту про виконаний договір замовник може укласти додаткову угоду про зменшення обсягів закупівлі на підставі підпункту 1 пункту 19 Особливостей. 

І відповідно в такому випадку в замовника настане одна із підстав для звітування про виконання договору про закупівлю – закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами. 

Окрім цього, трапляються випадки, в яких замовник не може укласти додаткову угоду про зменшення обсягу закупівлі до закінчення строку дії договору про закупівлю, оскільки дізнатися про залишкові обсяги предмета закупівлі замовник зможе лише після здійснення розрахунків в наступному за розрахунковим періодом місяці. 

Так, здійснити оплату за спожитий предмет закупівлі у січні за грудень, замовники можуть якщо це обумовлено умовами договору про закупівлю, зокрема в договорі буде визначено, що остаточні розрахунки можуть проводитися до повного виконання зобов’язань по договору, навіть якщо це вже буде після завершення бюджетного року.  

До прикладу, умови договору сторони договору визначають наступним чином.

З огляду на те, що на момент закінчення строку дії договору про закупівлю не наступлять обидві умови, які є необхідними для звітування про виконання договору – закінчення строку дії договору та виконання умов договору в повному обсязі, в такому випадку в замовника немає підстав публікувати звіт про виконання договору з наступного дня після закінчення строку дії договору. 

Натомість публікувати звіт про виконання договору про закупівлю замовник буде зобов’язаний після виконання всіх зобов’язань, які були визначені умовами договору, і зокрема, після укладення сторонами додаткової угоди, якою буде зменшено залишковий обсяг закупівлі. 

Етап 4-2. Розірвання договору 

Ще однією підставою для звітування про виконання договору про закупівлю є розірвання договору, яке може відбутися за домовленістю сторін шляхом укладення додаткової угоди або ж в односторонньому порядку. 

Приміром, до закінчення строку дії договору замовник припускає, що зобов’язання, які визначені умовами договору не є виконаними в повному обсязі та сторони договору не планують їх виконувати. 

В такому випадку одним із варіантів можливих дій є розірвання договору за домовленістю сторін шляхом укладення додаткової угоди. 

Окрім цього, досить часто сторони договору розривають договір в односторонньому порядку через неналежне виконання іншою стороною умов договору, якщо дана умова визначена умовами договору. 

Відповідно після розірвання договору в односторонньому порядку замовник повинен протягом 20 робочих днів опублікувати звіт про виконання договору. 

Етап 5. Публікація звіту про виконаний договір 

Після укладення додаткової угоди про зменшення обсягу закупівлі, якою приведено умови договору до фактичного виконання або укладення додаткової угоди про розірвання договору в замовника будуть присутні підстави для публікації звіту про виконання договору про закупівлю - закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами /розірвання договору.  

І відповідно замовник повинен при настанні однієї із зазначених підстав опублікувати протягом 20 робочих днів звіт про виконання договору про закупівлю.