Алгоритм закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн

У цьому матеріалі проаналізуємо алгоритм проведення запиту пропозицій постачальників згідно Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженому постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок), якщо вартість предмета закупівлі на рік дорівнює або перевищує 100 тис. грн, розглянемо кожен крок закупівельника та відповімо на поширені запитання закупівельної спільноти. 

Хто має право здійснювати закупівлі через електронний каталог? 

Відповідно до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту). Закупівля через електронний каталог не є ні спрощеною закупівлею, ні процедурою закупівлі, тому такі закупівлі може здійснювати той на кого покладено такі обов’язки відповідним внутрішнім документом замовника, а це: 

• уповноважена особа 

або 

• відповідальна особа (будь-який інший працівник замовника). 

Що замовник може закупити через електронний каталог? 

Відповідно до пункту 8 частини 1 статті 1 Закону визначено, що електронний каталог - систематизована база актуальних пропозицій, що формується та супроводжується централізованою закупівельною організацією в електронній системі закупівель та використовується замовником з метою відбору постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини 1 статті 3 цього Закону. Забезпечення функціонування електронного каталогу здійснюється, у тому числі за рахунок надання авторизованим електронним майданчикам платного доступу до нього. Для замовників користування електронним каталогом є безоплатним. 

Згідно з частиною 15 статті 11 Закону у разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації. Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України. 

На виконання наведеної вище норми Кабміном затверджено Порядок. Так, пунктом 13 Порядку визначено, що електронний каталог складається з категорій товару та специфікацій товару. 

Також пунктом 10 Особливостей передбачено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, та/або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу», з урахуванням положень, визначених цими особливостями та/або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей. 

Враховуючи викладене вище замовник має право закуповувати через електронний каталог виключно товар. 

Вартісні межі закупівлі товару через електронний каталог 

Абзацом 1 пункту 3 Особливостей визначено, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі», проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей. 

Пункт 2 Особливостей, передбачає, що у цих особливостях терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), постановах Кабінету Міністрів України від 24.02.2016 № 166 «Про затвердження Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків» та від 14.09.2020 № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу». 

Згідно пункту 8 частини 1 статті 1 Закону електронний каталог - систематизована база актуальних пропозицій, що формується та супроводжується централізованою закупівельною організацією в електронній системі закупівель та використовується замовником з метою відбору постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини 1 статті 3 цього Закону. Забезпечення функціонування електронного каталогу здійснюється, у тому числі за рахунок надання авторизованим електронним майданчикам платного доступу до нього. Для замовників користування електронним каталогом є безоплатним. 

Чистиною 1 статті 3 Закону передбачено, що цей Закон застосовується: 

• до замовників, визначених пунктами 1-3 частини 1 статті 2 цього Закону, за умови що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тис. грн, а робіт - 1,5 млн грн; 
• до замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 цього Закону, за умови що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 1 млн грн, а робіт - 5 млн грн; 
• до замовників, визначених частиною 1 статті 2 цього Закону, які здійснюють спрощені закупівлі відповідно до цього Закону та / або укладають договори без використання електронної системи закупівель відповідно до частин 2, 3 і 7 цієї статті. 

Тобто Закон визначає окремі вартісні межі для використання електронного каталогу, а Особливості не встановлюють верхньої вартісної межі, зокрема для застосування електронного каталогу. Також Порядок (у редакції з 01.09.2023) не встановлює жодних вартісних меж, тож перша перешкода на шляху застосування електронного каталогу без вартісних обмежень подолана. 

Повертаємося до положень Особливостей. Відповідно до абзацу 1 пункту 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі», проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей. 

Пункт 10 особливостей визначає, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, та/або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу», з урахуванням положень, визначених цими особливостями та/або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей. 

Абзаци 2 та 3 пункту 12 Особливостей встановлюють, що: 

• у запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. грн, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу; 
• запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. грн, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення. 

Відповідно, зазначені вище положення Особливостей фактично надають право замовникам застосовувати електронний каталог без вартісних обмежень, тобто замовник має право здійснювати закупівлю товарів через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників на будь-яку суму, адже визначення електронного каталогу, передбачене Законом з 01.09.2023 має застосовуватися з урахуванням пункту 12 Особливостей. 

Окремо варто звернути увагу на те, що замовники: 

• замовники, які є закладами охорони здоров’я або структурними підрозділами з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій, здійснюють закупівлі лікарських засобів, які в установленому законом порядку зареєстровані в Україні, та медичних виробів за переліком згідно з додатком 1, вартість яких становить або перевищує 50 тис. гривень, такі закупівлі здійснюються з використанням електронного каталогу відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (Офіційний вісник України, 2020 р., № 75, ст. 2407), з урахуванням положень, визначених цими особливостями; 
• замовники здійснюють закупівлі продуктів харчування за переліком згідно з додатком 2, вартість предмета закупівлі яких становить або перевищує 100 тис. гривень, такі закупівлі здійснюються з використанням електронного каталогу відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822, з урахуванням положень, визначених цими особливостями. 

Відповідно такі замовники мають можливість та обов’язок виконувати вимоги наведених норм в повному обсязі. 

Способи здійснення закупівель через електронний каталог 

Порядком передбачено єдиний спосіб здійснення закупівлі через електронний каталог - запит пропозицій, адже пунктом 56 Порядку визначено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників. 

Алгоритм здійснення закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн 

Етап № 1. Включення закупівлі до річного плану

Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього (абзац 2 частини 1 статті 4 Закону). 

Тож рекомендуємо змовникам зафіксувати таку невідповідність в електронній системі закупівель шляхом формування протоколу про технічну помилку, а також звернутися до авторизованого електронного майданчика та адміністратора електронної системи закупівель (ДП «Прозорро») за підтвердженням наявності невідповідності. 

Етап № 2. Прийняття рішення про проведення закупівлі через електронний каталог

Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно приймати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Оформити таке рішення необхідно у вигляді протоколу. Приклад такого протоколу доступний за посиланням. 

Етап № 3. Оголошення запит пропозицій постачальників

Відповідно до пункту 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про: 

• найменування товару; 
• очікувану вартість; 
• кількість товару; 
• строк поставки товару;
• місце поставки товару;
• умови оплати товару; 
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель). 

У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком. Тобто технічні характеристики товару необхідно зазначати в межах специфікації, визначеної адміністратором. 

Проте, при здійсненні запиту пропозицій постачальників товару, вартість предмета закупівлі якого дорівнює або перевищує 500 тис. грн замовник не має права самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення, а використовує ту специфікацію товару, яка сформованої адміністратором електронного каталогу. 

Окрім цього, запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проєкт договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу 2 пункту 57 Особливостей. 

Тут варто звернути увагу на те, що проєкт договору обов’язково має містити підстави зміни його умов. Відповідно до пункту 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону, та цих особливостей. 

Це означає, що за результатами закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн замовник укладає договір про закупівлю. Відповідно зміни до істотних умов такого договору будуть вноситися на підставі пункту 19 Особливостей, а тому замовник має передбачити такі підстави та порядок внесення змін по кожній з них. 

Також Порядок визначає, що проєкт договору може, за потреби, містити порядок змін його умов, тож наведемо приклад такого порядку. 

1. Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозиції про це другій стороні за договором шляхом направлення відповідного листа (лист може бути направлено у вигляді електронного документу оформленого відповідно до умов чинного законодавства України) на електронну адресу замовника: ________ або постачальника: ________ або на поштову адресу Замовника або Постачальника, визначену у реквізитах цього Договору, з описом відправлення та повідомленням про отримання. 
2. Сторона договору, яка одержала пропозицію про зміну чи розірвання договору, у двадцятиденний строк після одержання пропозиції повідомляє другу сторону про результати її розгляду. Днем одержання пропозиції вважається день отримання на електрону адресу визначену пунктом ___ Договору або дата отримання визначена у повідомлені про отримання. 
3. У разі якщо сторони не досягли згоди щодо зміни (розірвання) договору або у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду.  
4. Якщо судовим рішенням договір змінено або розірвано, договір вважається зміненим або розірваним з дня набрання чинності даним рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено за рішенням суду. 

Не варто забувати й про застосування локалізації. Нагадаємо, що відповідно до пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону та абзацу 3 пункту 3 Особливостей, які передбачають, що закупівля товарів, визначених підпунктом 2 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону, здійснюється виключно якщо їх ступінь локалізації виробництва дорівнює чи перевищує у 2024 році - 20 відсотків, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 200 тис. грн. 

Проте, Порядок не встановлює вимог щодо застосування положення пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону та містять заборону встановлювати вимоги, які не передбачені ним. 

Відповідно постає цілком логічне запитання: як діяти замовникам? 

Електронною системою закупівель автоматично через електронний каталог надсилається постачальникам, кваліфікованим до відповідної категорії, повідомлення про запит пропозицій постачальників в момент оприлюднення запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення постачальнику про отримання його ціни пропозиції із зазначенням дати та часу. 

Етап № 4. Подання пропозицій постачальниками

Постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті. Подання пропозиції постачальником вважається підтвердженням наміру укласти договір. 

На запит пропозицій постачальників, оприлюднений замовником в електронній системі закупівель, постачальник має право подати тільки одну пропозицію. Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель. 

Етап № 5. Розкриття та оцінка пропозицій постачальників

Електронною системою закупівель після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником в запиті пропозицій постачальників, розкривається вся інформація, зазначена в пропозиції. 

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору. 

Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження. 

Тож як має та може вчинити замовник? Пунктом 61 Порядку визначено, що оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору. 

Наведене формулювання не уточнює ким визначається переможець відбору, водночас й не покладає такий обов’язок на замовника. Аналізуємо далі. 

Абзацом 7 пункту 64 Порядку передбачено, що у разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною. 

Наведена норма вже чітко встановлює, що електронна система закупівель має визначати переможця відбору. Аналізуємо далі. 

Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів (абзац 1 пункту 66 Порядку). 

Ще одне положення Порядку конкретизує та чітко встановлює, що переможця відбору визначає електронна система закупівель. 

Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має «підтвердити» постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Так, це не відповідає вимогам законодавства, проте не підтвердивши постачальника він не набуває статусу «переможець», що унеможливлює відхилення пропозиції у разі наявності такої потреби. Це пояснюється абзацом 1 пункту 64 Порядку, який визначає, що «замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник …». Відповідно єдиний варіант, який залишається у замовника – підтвердити постачальника. 

Чи потрібно оформлювати протокол уповноваженої особи щодо «підтвердження» постачальника та, відповідно, визначення його переможцем відбору? Ні, адже згідно з абзацом 10 частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

Відповідно протокол уповноваженої особи необхідно оформлювати виключно у разі прийняття відповідного рішення, а в нашому випадку замовник не приймає рішення, а виконує вимогу пункту 61 Порядку у зв’язку з неправильною технічною реалізацією, тобто вчиняє формальну дію – підтверджує постачальника, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною задля того, щоб він набув статусу «переможець відбору». 

Окрім цього, авторизовані електронні майданчики надають можливість замовнику відхилити пропозицію постачальника на цьому етапі. Тож давайте розберемося наскільки правомірним є відхилення постачальника, який ще не є переможцем відбору. 

Згідно з пунктом 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник: 

1. не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку; 
2. письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників; 
3. пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь. 

Відповідно до абзацу 8 пункту 2 Порядку переможець відбору - постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі. 

Тобто законодавством визначено, що замовник має відхилити виключно переможця відбору. Відповідно задля того, щоб замовник набув право на відхилення пропозиція постачальника, його пропозиція має бути підтверджена і він має бути визначений переможцем відбору. Тож на цьому етапі відхилення пропозиції буде суперечити вимогам законодавства. 

Етап № 6. Запит пропозиції не відбувся

Запит пропозицій постачальників вважається таким, що не відбувся, якщо не було подано жодної ціни пропозиції або замовником усі подані пропозиції постачальників були відхилені з підстав, визначених пунктом 64 цього Порядку. 

У разі  коли закупівля товару, вартість якого становить або перевищує 100 тис. грн, з використанням електронного каталогу не відбулася, замовник здійснює закупівлю шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями, або шляхом запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі відповідно до Порядку, з урахуванням цих особливостей. Тобто укласти «прямий» договір про закупівлю замовник не має права та повинен: 

• повторно провести закупівлю через електронний каталог 

або 

• провести відкриті торги у порядку, визначеному Особливостями. 

Етап № 7. Відхилення переможця відбору

Згідно пункту 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник: 

1. не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку; 
2. письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників; 
3. пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь. 

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. 

У разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною. 

Доволі часто замовник здійснюючи закупівлю через електронний каталог зіштовхнуться з тим, що постачальник подає пропозицію, яка не відповідає технічним характеристикам до товару, хоча відповідно до законодавства такого бути немає, або ж постачальник пропонує товар з тими технічними характеристиками, які й потрібні замовнику, але на етапі підписання договору змінюють їх. Що ж робити замовнику? 

Задля того, щоб замовник мав можливість відхилити переможця необхідно у проєкті договору необхідно визначити технічні та якісні характеристики до товару, не забуваємо, що вони мають бути в межах специфікації, визначеної адміністратором. Це можуть бути чітко визначенні технічні характеристики або ж поля для заповнення із зазначенням в дужках діапазону таких технічним та якісних характеристик. 

За таких умов переможець матиме обов’язок укласти договір з урахуванням технічних та якісних характеристик, визначених у ньому та запиті пропозицій постачальників або зазначити їх згідно визначених умов замовником. Якщо ж переможець відмовиться від укладення договору, замовник має вимагати письмову відмову та відхиляє його пропозицію на підставі підпункту 2 пункту 64 Порядку. 

Проте, нажаль, не всі постачальники готові надати письмову відмову від укладення договору, тому замовник має зачекати 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору та відхилити пропозицію переможця на підставі підпункту 1 пункту 64 Порядку. 

Етап № 8. Відміна запиту пропозицій

Відповідно до пункту 65 Порядку замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі: 

1. відсутності подальшої потреби в закупівлі; 
2. скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі; 
3. якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили. 

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. 

Етап № 9. Укладення договору про закупівлю

Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів. 

Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проєкті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу. 

Етап № 10. Оприлюднення інформації в електронній системі закупівель

Пунктом 68 Порядку визначено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону. 

Згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю. 

Також абзацом 2 пункту 10 Особливостей зобов’язано замовника, окрім звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, оприлюднювати договір про закупівлю та додатки до нього. 

Тож замовник в електронній системі закупівель має оприлюднити: 

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF. 

Етап № 11. Внесення змін до договору про закупівлю

Як ми розібрали вище за результатами описаної вище закупівлі замовники укладають договір про закупівлю в розумінні Закону з урахуванням Особливостей. Тож при необхідності внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має керуватися положеннями пункту 19 Особливостей. Так, останні абзацом пункту 19 Особливостей передбачено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей 

Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 цього Закону (на період дії воєнного стану читаємо – передбачених пунктом 19 Особливостей) оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня внесення змін. 

Також враховуємо вимоги пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, яким встановлено, що договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF. 

Тож у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів: 

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; 
• додаткову угоду у форматі PDF. 

Етап № 12. Оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю

Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону. 

Пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону передбачено, що звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з дня: 

• виконання сторонами договору про закупівлю 

або 

• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, 

або 

• його розірвання. 

Також варто зазначити, що у звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини 1 статті 42 Закону (унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, присвоєний електронною системою закупівель, або унікальний номер повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (у разі застосування переговорної процедури закупівлі)), зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель. 

Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону (країна походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару), замовником не зазначається.