Алгоритм закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн

Відповідно до пункту 14 Особливостей Закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. 

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. 

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього (абзац 2 частини 1 статті 4 Закону). 

Під час оприлюднення річного плану або змін до нього замовник має обрати вид закупівлі з випадаючого списку, проте вид закупівлі в електронній системі закупівель відображається як «запит ціни пропозиції» замість «запит пропозицій постачальників», що не відповідає вимогам законодавства. Це може вважатися порушенням законодавства, але: по-перше — таке порушення допущене не замовником, а електронною системою закупівель, а по-друге — за таке порушення відсутня адміністративна відповідальність. 

Тож рекомендуємо замовникам:  

• зафіксувати таку невідповідність в електронній системі закупівель шляхом формування протоколу про технічну помилку, а також звернутися до авторизованого електронного майданчика та адміністратора електронної системи закупівель (ДП «Прозорро») за підтвердженням наявності невідповідності; 

або 

• зазначити в примітках: вид закупівлі — запит пропозицій постачальників, згідно пункту 56 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822. У разі відсутності можливості зазначення такої інформації в примітках можливо розглянути варіант завантаження в електронну систему закупівель Протоколу річного плану або змін до нього, в якому міститься інформація про вид закупівлі.

Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно приймати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Оформити таке рішення необхідно у вигляді протоколу. Приклад такого протоколу доступний за посиланням. 

Відповідно до пункту 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:  

• найменування товару; 
• очікувану вартість; 
• кількість товару;  
• строк поставки товару; 
• місце поставки товару; 
• умови оплати товару;  
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель). 

У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком (пункт 57 Порядку). Тобто технічні характеристики товару необхідно зазначати в межах специфікації, визначеної адміністратором.  

Проте, при здійсненні запиту пропозицій постачальників товару, вартість предмета закупівлі якого дорівнює або перевищує 500 тис. грн замовник не має права самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення, а використовує ту специфікацію товару, яка сформованої адміністратором електронного каталогу.  

Окрім цього, запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проєкт договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу 2 пункту 57 Особливостей (пункт 57 Порядку).  

Тут варто звернути увагу на те, що проєкт договору обов’язково має містити підстави зміни його умов. Відповідно до пункту 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону, та цих особливостей.   

Це означає, що за результатами закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн замовник укладає договір про закупівлю. Відповідно зміни до істотних умов такого договору будуть вноситися на підставі пункту 19 Особливостей, а тому замовник має передбачити такі підстави та порядок внесення змін по кожній з них. Приклад  договору  про закупівлю з зазначенням підстав та порядком внесення змін по кожній з них доступний за посиланням. 

Також Порядок визначає, що проєкт договору може, за потреби, містити порядок змін його умов, тож наведемо приклад такого порядку (текст, що виділено курсивом):  

1.Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозиції про це другій стороні за договором шляхом направлення відповідного листа (лист може бути направлено у вигляді електронного документу оформленого відповідно до умов чинного законодавства України) на електронну адресу замовника: ________ або постачальника: ________ або на поштову адресу Замовника або Постачальника, визначену у реквізитах цього Договору, з описом відправлення та повідомленням про отримання.  

2.Сторона договору, яка одержала пропозицію про зміну чи розірвання договору, у двадцятиденний строк після одержання пропозиції повідомляє другу сторону про результати її розгляду. Днем одержання пропозиції вважається день отримання на електрону адресу визначену пунктом ___ Договору або дата отримання визначена у повідомлені про отримання.  

3.У разі якщо сторони не досягли згоди щодо зміни (розірвання) договору або у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду.   

4.Якщо судовим рішенням договір змінено або розірвано, договір вважається зміненим або розірваним з дня набрання чинності даним рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено за рішенням суду. 

Не варто забувати й про застосування локалізації. Нагадаємо, що відповідно до пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону та абзацу 3 пункту 3 Особливостей, які передбачають, що закупівля товарів, визначених підпунктом 2 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону, здійснюється виключно якщо їх ступінь локалізації виробництва дорівнює чи перевищує у 2025 році – 25 відсотків, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 200 тис. грн.  

Проте, Порядок не встановлює вимог щодо застосування положення пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону та містить заборону встановлювати вимоги, які не передбачені ним. 

Відповідно постає цілком логічне запитання: як діяти замовникам? Відповідно найбільш безпечним є варіант здійснювати закупівлю товарів, що визначені підпунктом 2 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону шляхом проведення відкритих торгів, таким чином замовник не порушить вимоги законодавства та задовольнить свою потребу з урахуванням положень підпункту 3 пункту 3 Особливостей. Але, якщо ж все таки замовник приймає рішення щодо закупівлі товару, який визначений підпунктом 2 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону через запит пропозицій постачальників, то варто ознайомитися з матеріалом Варіанти застосування локалізації під час здійснення закупівлі через електронний каталог

Постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. 

На запит пропозицій постачальників, оприлюднений замовником в електронній системі закупівель, постачальник має право подати тільки одну пропозицію.  

Подання пропозиції постачальником вважається підтвердженням наміру укласти договір. 

Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті (пункт 58 Порядку).  

Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель (пункт 60 Порядку). 

Електронною системою закупівель після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником в запиті пропозицій постачальників, розкривається вся інформація, зазначена в пропозиції (пункт 58 Порядку). 

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. 

У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни.  

Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору (пункт 61 Порядку). 

Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження (пункт 62 Порядку). 

Після оцінки пропозицій постачальників перед замовником постає вибір «підтвердити» постачальника або «дискваліфікувати» його. 

Тож як має та може вчинити замовник? Пунктом 61 Порядку визначено, що оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору.  

Наведене формулювання не уточнює ким визначається переможець відбору, водночас й не покладає такий обов’язок на замовника. Аналізуємо далі.  

Абзацом 7 пункту 64 Порядку передбачено, що у разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.  

Наведена норма вже чітко встановлює, що електронна система закупівель має визначати переможця відбору. Аналізуємо далі.  

Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів (абзац 1 пункту 66 Порядку).  

Ще одне положення Порядку конкретизує та чітко встановлює, що переможця відбору визначає електронна система закупівель.  

Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має «підтвердити» постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Так, це не відповідає вимогам законодавства, проте не підтвердивши постачальника він не набуває статусу «переможець», що унеможливлює відхилення пропозиції у разі наявності такої потреби. Це пояснюється абзацом 1 пункту 64 Порядку, який визначає, що «замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник …». Відповідно єдиний варіант, який залишається у замовника – підтвердити постачальника.   

Чи потрібно оформлювати протокол уповноваженої особи щодо «підтвердження» постачальника та, відповідно, визначення його переможцем відбору? Ні, адже згідно з абзацом 10 частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.  

Відповідно протокол уповноваженої особи необхідно оформлювати виключно у разі прийняття відповідного рішення, а в нашому випадку замовник не приймає рішення, а виконує вимогу пункту 61 Порядку у зв’язку з неправильною технічною реалізацією, тобто вчиняє формальну дію – підтверджує постачальника, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною задля того, щоб він набув статусу «переможець відбору».   

Окрім цього, авторизовані електронні майданчики надають можливість замовнику відхилити пропозицію постачальника на цьому етапі. Тож давайте розберемося наскільки правомірним є відхилення постачальника, який ще не є переможцем відбору.  

Згідно з пунктом 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:   

• не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;  
• письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;  
• пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.  

Відповідно до абзацу 8 пункту 2 Порядку переможець відбору — постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі.  

Тобто законодавством визначено, що замовник має відхилити виключно переможця відбору. Відповідно задля того, щоб замовник набув право на відхилення пропозиція постачальника, його пропозиція має бути підтверджена і він має бути визначений переможцем відбору. Тож на цьому етапі відхилення пропозиції буде суперечити вимогам законодавства. 

Згідно пункту 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:  

• не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;  
• письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників;  
• пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь. 

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.   

У разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.  

Доволі часто замовник здійснюючи закупівлю через електронний каталог зіштовхнуться з тим, що постачальник подає пропозицію, яка не відповідає технічним характеристикам до товару, хоча відповідно до законодавства такого бути немає, або ж постачальник пропонує товар з тими технічними характеристиками, які й потрібні замовнику, але на етапі підписання договору змінюють їх. Що ж робити замовнику?  

Задля того, щоб замовник мав можливість відхилити переможця необхідно у проекті договору необхідно визначити технічні та якісні вимоги до товару, зазначити бренд при можливості його вибору з дотриманням норм Особливостей. Це можуть бути чітко визначенні технічні характеристики або ж поле для заповнення із зазначенням в дужках діапазону таких технічних та якісних вимог. Але варто звернути увагу, що зазначені характеристики мають бути зазначені в межах специфікації,  що зазначена у запиті пропозицій постачальників.   

Приклад 1 

Закупівля бензину А-95:  

Спосіб реалізації – талон  

Bміст сірки — 10 мг/кг  

Октанове число (за дослідним методом) – 95  

Бренд – АВІАС 

Приклад 2 

Закупівля комп’ютера настільного:  

Гарантійний термін — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 12 до 36)  

Операційна система — ________(зазначається на етапі укладення договору, але має бути FreeDOS або Ubuntu Linux або без ОС)  

Потужність блока живлення — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 400 до 600)  

HDMI — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 0 до 2)  

DisplayPort — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 0 до 2 

За таких умов переможець матиме обов’язок укласти договір / договір про закупівлю з урахуванням технічних, якісних характеристик та бренду (при можливості його вибору з дотриманням норм Особливостей), визначених у договорі та запиті пропозицій постачальників або зазначити їх згідно визначених в договорі умов замовником. Якщо ж переможець відмовиться від укладення договору про закупівлю, замовник має вимагати письмову відмову та відхиляє його пропозицію на підставі підпункту 2 пункту 64 Порядку. 

У випадку, коли постачальники не готові надати письмову відмову від укладення договору / договору про закупівлю, замовник має зачекати 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору та відхилити пропозицію переможця на підставі підпункту 1 пункту 64 Порядку. 

Також радимо замовникам після підтвердження учасника готувати на направляти лист щодо строків укладання договору разом із проєктом договору та використовувати в роботі — Приклад листа до переможця відбору щодо укладення договору/договору про закупівлю за результатами здійснення закупівлі шляхом запиту ціни пропозицій

Відповідно до пункту 65 Порядку замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі:  

• відсутності подальшої потреби в закупівлі;  
• скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;  
• якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.  

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.  

Згідно пункту 66 Порядку замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.  

Договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства.  

Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу. 

Пунктом 68 Порядку визначено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.  

Згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.  

Також абзацом 2 пункту 10 Особливостей зобов’язано замовника, окрім звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, оприлюднювати договір про закупівлю та додатки до нього.  

Тож замовник в електронній системі закупівель має оприлюднити:  

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель; 
• договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF. 

Як розібрано вище за результатами описаної вище закупівлі замовники укладають договір про закупівлю в розумінні Закону з урахуванням Особливостей. Тож при необхідності внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має керуватися положеннями пункту 19 Особливостей. Так, останні абзацом пункту 19 Особливостей передбачено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.  

Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси протягом трьох робочих днів з дня: внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону. А оскільки згідно абзацу 1 пункту 3 Особливостей визначено, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, то на період дії воєнного стану під час внесення змін до договору про закупівлю замовники повинні керуватися пунктом 19 Особливостей. 

Також враховуємо вимоги пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, яким встановлено, що договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.  

Тож у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів:  

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;  
• додаткову угоду у форматі PDF. 

Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.  

Пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону передбачено, що звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з дня:  

• виконання сторонами договору про закупівлю  

або  

• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами,  

або  

• його розірвання.  

Також варто зазначити, що у звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини першої статті 42 Закону, зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель.  

Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону (країна походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі — у разі закупівлі товару), замовником не зазначається.  

Замовнику корисно ознайомитися з всіма проблематичними аспектами, які можуть виникнути під час здійснення запиту пропозицій постачальників та призвести до порушень закупівельного законодавства в відеоуроці Проблемні аспекти при здійсненні запиту пропозицій постачальників.