Алгоритм погодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою, ніж 1 млн. гривень 

Крок 1. Авторизуємось у Єдиній системі та обираємо у меню зліва «Програми, Завдання НПІ» та «Поточні». 

Крок 2. Переходимо на вкладку «Проєкти до 500 тис.» (звертаємо увагу на вірогідність зміни назви даної вкладки у зв’язку із зміною вартісних меж, відображених в абзаці 3 пункту 8 Постанови № 119): 

Крок 3. Натискаємо на кнопку «+ Додати проєкт», що дозволить перейти на сторінку створення картки проєкту. 

Крок 4. Заповнюємо дані щодо укладеного договору: 

Примітка: Обов’язковими до заповнення є електронні поля, позначені символом «*». 

Також звертаємо увагу на наявність взаємозв’язку між електронним полем «Сума оплати за договором» та полями «Джерела та обсяги фінансування», а саме: загальна сума значень, відображених за одним або декількома джерелами фінансування, повинна відповідати сумі, відображеній у електронному полі «Сума оплати за договором». 

Окрім цього ідентифікатор плану закупівель заповнюється обов’язково. Віднайти його можна, перейшовши на річний план та звернувши увагу на верхню частину інформації щодо закупівлі: 

У разі якщо закупівля не передбачає оприлюднення річного плану закупівель, пропонуємо скористатися альтернативними методами подання повідомлення генеральному замовнику, про що більш детально розповідається у наступному розділі даного матеріалу. 

Файл із договором підвантажувати також обов’язково. 

Крок 5. Натискаємо «Зберегти» і отримуємо повідомлення щодо внесення інформації про договір до реєстру повідомлень: 

Примітка: При збереженні даних системою автоматично формується: 

• повідомлення про проєкт інформатизації у форматі pdf; 
• посилання для перевірки даних запису з публічного сайту. 

Відповідно до норм абзацу 4 пункту 8 Постанови № 119, у разі коли протягом трьох календарних днів з дня отримання матеріалів генеральний замовник не повідомив замовнику про організацію проведення їх експертизи шляхом надсилання листа в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису, подані завдання, проекти, роботи з інформатизації вважаються погодженими генеральним замовником за принципом мовчазної згоди. 

Як діяти замовнику, якщо з тих чи інших причин немає змоги подати повідомлення через Єдину систему? 

Слід відмітити, що відсутність можливості використання Єдиної системи з тих чи інших причин в жодному разі не є підставою для бездіяльності замовника. Відповідно в такому разі замовнику доцільно віднайти інші можливі варіанти яким чином повідомити генерального замовника про укладений договір вартістю до 1 млн. гривень, наприклад шляхом: 

• заповнення Google-форми для повідомлення про проєкт; 
• направлення офіційного листа з повідомленням про проєкт до Мінцифри через систему електронного документообігу. 

Звісно залишається ще варіант направлення офіційного листа у паперовому форматі на поштову адресу Мінцифри, проте в такому разі подбайте про наявність підтвердження факту отримання такого листа. Для прикладу, при направленні рекомендованого листа, одержувач при його отриманні проставляє відмітку, яка згодом повертається до відправника і слугує своєрідним підтвердженням що документи доставлені та передані відповідній особі. 

Не менш цікавим питанням є здійснення реєстрації бюджетних зобов’язань щодо договорів, укладених між замовником та виконавцем проєкту з інформатизації у Державній казначейській службі. 

Особливості реєстрації бюджетних зобов’язань за вищезазначеними договорами 

Звертаючись до частини 1 статті 48 Бюджетного кодексу України, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, в тому числі щодо завдань (проєктів) Національної програми інформатизації – після їх погодження з Генеральним державним замовником Національної програми інформатизації. 

Відповідно представник Органу Казначейства немає можливості прийняти до реєстрації бюджетні зобов’язання по договору, а в подальшому здійснювати оплату по ньому, якщо такий договір підпадає під вимоги завдань (проєктів) Національної програми інформатизації і в той же час відповідним чином не погоджений з генеральним замовником. 

А тому при реєстрації договірних зобов’язань у Казначействі, підтвердженням факту погодження проєкту із генеральним замовником стане наявність повідомлення про проєкт інформатизації та посилання для перевірки даних запису з публічного сайту. 

Відповідальність та наслідки за неоприлюднення інформації щодо завдань, проєктів, робіт з інформатизації 

У відповідності до норм чинного законодавства, непогодження проєкту договору вартістю до 1 млн. гривень, шляхом оприлюднення повідомлення про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проєкту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, може призвести до таких наслідків, як: 

• відмова у реєстрації бюджетних зобов’язань та здійснення оплати за таким договором Органом Казначейства. Нагадуємо, що при реєстрації бюджетних зобов’язань від замовника також вимагається відповідне підтвердження факту оприлюднення повідомлення щодо проєкту з інформатизації в Єдиній системі; 
• прийняття генеральним замовником рішення про зупинення виконання програм, проєктів, робіт з інформатизації вартістю до 1 млн. гривень, щодо яких не було подано повідомлення про укладений договір в Єдиній системі або не повідомлено генерального замовника у альтернативний спосіб (заповнення Google-форми, направлення офіційного листа через систему електронного документообігу чи направлення паперового офіційного листа на поштову адресу генерального замовника). 

Окрім цього пунктом 11 Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації, затвердженого Постановою № 119, передбачено що керівники замовників здійснюють контроль та несуть персональну відповідальність за своєчасність, достовірність і зміст поданих пропозицій та звітних матеріалів. 

А тому навіть при визначенні конкретного переліку осіб, відповідальних за подання інформації про проєкти з інформатизації в Єдину систему, в першу чергу за неподання даних чи подання недостовірної інформації буде відповідати саме керівник замовника. 

Окрім цього при виявленні факту відсутності погодження проєкту з інформатизації, вартістю до 1 млн. гривень, шляхом оприлюднення повідомлення в Єдиній системі, генеральний замовник може зупинити виконання такого проєкту.