[використовувався до 31.08.23] Алгоритм здійснення закупівель товарів через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн

Одним із видів закупівель за Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) є закупівля через електронний каталог. У цьому матеріалі проаналізуємо за яких умов замовник має право застосувати таку закупівлю, розглянемо алгоритм її проведення та відповімо на поширені запитання закупівельної спільноти.

Хто має право здійснювати закупівлі через електронний каталог?

Відповідно до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту). Закупівля через електронний каталог не є ні спрощеною закупівлею, ні процедурою закупівлі, тому такі закупівлі може здійснювати той на кого покладено такі обов’язки відповідним внутрішнім документом замовника:

• уповноважена особа

або

• відповідальна особа (будь-який інший працівник замовника).

Що замовник може закупити через електронний каталог?

Переглядаючи електронний каталог замовник може знайти окрім товарів ще й деякі послуги, але чи має він право їх купити? Відповідь на дане запитання ми віднайдемо у чинному законодавстві. Так, відповідно до пункту 8 частини 1 статті 1 Закону визначено, що електронний каталог - систематизована база актуальних пропозицій, що формується та супроводжується централізованою закупівельною організацією в електронній системі закупівель та використовується замовником з метою відбору постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини 1 статті 3 цього Закону. Забезпечення функціонування електронного каталогу здійснюється, у тому числі за рахунок надання авторизованим електронним майданчикам платного доступу до нього. Для замовників користування електронним каталогом є безоплатним.

Згідно з частиною 15 статті 11 Закону у разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації. Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України.

На виконання наведеної вище норми прийнято постанову Кабміну від 14.09.2020 № 822, якою затверджено Порядок формування та використання електронного каталогу (далі – Порядок). Пунктами 53 та 56 Порядку передбачено, що

• у разі здійснення закупівель товарів, вартість яких не перевищує 50 тис. грн замовник здійснює відбір постачальника шляхом формування замовлення в електронному каталозі з дотриманням принципів здійснення закупівель, визначених статтею 5 Закону;
• у разі здійснення закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою, ніж 200 тис. грн, для замовників, визначених пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону, та меншою, ніж 1 млн. грн для замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту ціни пропозицій постачальників.

Окрім цього, пунктом 10 Особливостей визначено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку, з урахуванням положень, визначених особливостями.

Враховуючи викладене вище замовник має право закуповувати через електронний каталог виключно товар.

Спосіб здійснення закупівлі товарів через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі ≥ 100 тис. грн

Пунктом 10 Особливостей визначено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку, з урахуванням положень, визначених особливостями.

Отже Особливості скеровують нас до Порядку. Відповідно до пункту 56 Порядку у разі здійснення закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою, ніж 200 тис. грн, для замовників, визначених пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону, та меншою, ніж 1 млн. грн для замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту ціни пропозицій постачальників.

Відповідно замовник має єдиний спосіб здійснення закупівлі товарів через електронний каталог – шляхом проведення запиту ціни пропозицій.

Вартісні межі закупівлі товару через електронний каталог

Більшість закупівельної спільноти, як й Уповноважений орган вважають, що закупівлі товарів через електронний каталог не мають верхньої межі, адже Особливості її не визначають. Чи дійсно це так? Пропоную проаналізувати разом.

Повернемося до пункту 10 Особливостей, яким визначено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку, з урахуванням положень, визначених особливостями.

Тобто Особливості нас скеровують до Порядку, але зобов’язують враховувати й положення самих Особливостей. Так як Особливості не містять верхньої вартісної межі та не визначають, що вона не обмежена, звертаємося до Порядку, а саме до пункту 56: «у разі здійснення закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою, ніж 200 тис. грн, для замовників, визначених пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону, та меншою, ніж 1 млн. грн для замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту ціни пропозицій постачальників».

Відповідно Порядок визначає вартісні межі, які з урахування Особливостей виглядають так:

• ≥ 100 тис. грн та < 200 тис. грн — для звичайних замовників;
• ≥100 тис. грн та < 1 млн. грн — для замовників в окремих сферах госпоарювання.

Алгоритм закупівель через електронний каталог шляхом запиту ціни пропозиції

Крок № 1. Затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Тобто замовник має включити необхідний товар до річного плану. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Крок № 2. Формування запиту ціни пропозицій постачальників. Запит ціни пропозицій в електронному каталозі подається замовником через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:

• найменування товару;
• кількість;
• строк поставки;
• місце поставки;
• спосіб поставки;
• умови оплати;
• кінцевий строк подання ціни пропозицій (строк для подання ціни пропозицій не може бути меншим ніж два робочих дні з дня отримання постачальником повідомлення про запит ціни пропозицій).

Дана інформація заповнюється замовник в електронних полях, додатково завантажувати нічого не потрібно. Повідомлення про запит ціни пропозицій надсилається електронною системою закупівель через електронний каталог постачальникам.

Важливо! Запит ціни пропозицій формується у разі, коли у профілі товару розміщено дві або більше пропозиції товару від постачальників.

Звертаємо увагу на технічну реалізацію: після створення запиту ціни пропозицій формуються узагальнені технічні характеристики категорії обраного товару і внести зміни до них замовник не має можливості. Завантажити будь-які додаткові документи замовники також не можуть. Відповідно можуть бути подані пропозиції з технічними характеристиками, які не відповідають вимогам замовника.

Крок № 3. Подання пропозицій. Постачальник подає ціну пропозиції відповідно до вимог, установлених у повідомленні про запит ціни пропозицій в електронній системі закупівель, через електронний каталог. У відповідь на повідомлення про запит ціни пропозицій постачальник має право подати тільки одну ціну пропозиції. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення постачальнику про отримання його ціни пропозиції із зазначенням дати та часу. Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель.

Крок № 4. Оцінка пропозицій. Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, визначеної замовником в запиті ціни пропозицій. Постачальник, ціна пропозиції якого за результатами оцінки електронною системою закупівель є економічно вигідною, визначається переможцем відбору. Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження.

Крок № 5. Підтвердження замовлення переможцем. Переможець відбору підтверджує замовлення замовника через електронну систему закупівель протягом двох робочих днів з дня отримання повідомлення про визначення переможця відбору. У разі коли переможцем відбору не було повідомлено замовнику у визначений строк, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, ціна пропозиції якого є наступною економічно вигідною.

Крок № 6. Відміна запиту ціни пропозицій. Замовник може відмінити запит ціни пропозицій до укладення договору про закупівлю. Інформація про відміну запиту ціни пропозицій замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня прийняття такого рішення.

Крок № 7. Укладання договору. Замовник укладає договір про закупівлю з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю. Договір про закупівлю між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов, визначених у запиті ціни пропозицій в електронному каталозі.

Замовник може укласти договір про закупівлю з переможцем відбору, якого було відібрано в межах четвертої цифри Єдиного закупівельного словника за результатами запиту ціни пропозицій.

Крок № 8. Оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. За результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону, тобто протягом 3 робочих днів з дня укладання договору.

Схематично порядок проведення такої закупівлі виглядає так:

Чи потрібно застосовувати локалізацію при закупівлі через електронний каталог?

Так, якщо товар, який закуповується замовником через електронний каталог підпадає під перелік визначений пунктом 6-1 Прикінцевих та перехідних положень Закону. Детальніше про локалізацію читайте у статті «Локалізація у публічних закупівлях за Особливостями» на платформі TNDR.

Але виникає питання: як це зробити; що потрібно вимагати та на якому етапі? Аналізуючи алгоритм здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом проведення запиту ціни пропозицій ми відмітили, що на етапі формування запиту, замовник нічого не завантажує та не встановлює ніяких окремих вимог, це пов’язано з тим, що замовник фактично не проводить оцінку поданих пропозицій, це покладено на електронну систему закупівель. Б

Більше того, навіть встановивши вимоги у примітках замовник не зможе отримати інформацію від учасників, адже вони теж не мають можливості завантажити документи та / або інформацію під час подання пропозиції.

Тож замовнику варто перевіряти чи включно товар до переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва на етапі укладення договору про закупівлю. Якщо учасник не підтвердив відповідний ступінь локалізації у замовника залишається єдиний варіант – відмінити запит ціни пропозицій, адже відхилити його він не має ні технічної ні законодавчої можливості.

Який договір укладається за результатами такої закупівлі?

Згідно з пунктом 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 3-5, 7 та 8 статті 41 Закону, та цих особливостей. Відповідно за результатми закупівлі через електронний каталог шляхом проведення запиту ціни пропозицій та за умови, що вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн замовник укладає саме договір про закупівлю. Тому рекомендую визначити у такому договорі які умови є істотними, а які ні, а також передбачити порядок внесення змін до його істотних умов з урахуванням пункту 19 Особливостей.

Чи можна застосувати частину 3 статті 631 Цивільного кодексу України у договорах, укладених за результатами закупівель через електронний каталог?

Частиною 3 статті 631 ЦКУ визначено, що сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення. Але здійснюючи закупівлю через електронний каталог, замовник не може заздалегідь знати хто буде переможцем. Крім цього застосовуючи запит цін пропозицій замовник проводить конкурентну закупівлю. Тому відповідь на дане запитання однозначна – ні.

Чи потрібно оприлюднювати сам договір про закупівлю в електронній системі закупіевль?

Ні, такого обовязку не містить жоден нормативно-правовий акт, але рекомендую впевнитися, що технічний функціонало вашого майданчика дозволяє оприлюднювати зміни до договору про закупівлю без оприлюднення самого договору про закупівлю.

Чи потрібно оприлюднювати в електронній системі закупіевль інформацію про внесння змін до догвоору про закупівлю?

Так, адже пунктом 19 Особливостей визначено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. Але звертаю вашу увагу на те, що такий обовязок стосується саме оприлюднення інформації та документів щодо внесння змін до істотних умов договору про закупівлю.

Відповідно у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі протягом 3 робочих днів з дня внесення змін:

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. Вимоги до інформації, яку має містити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю визначені пунктом 20 Особливостей;
• додаткову угоду до договору про закупівлю у форматі PDF*.

* згідно з пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Проте у разі внесення змін до НЕістотних умов договору про закупівлю у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати будь-яку інформацію в електронній системі закупівель. Окремо звертаю вашу увагу на те, що у договорі про закупівлю необхідно чітко визначити, які умови є істотними, адже в іншому випадку усі умови будуть істотними.

Чи потрібно звітувати про виконання договору про закупівлю?

Частиною 9 статті 41 Закону передбачено, що у разі закінчення строку дії договору про закупівлю, виконання договору про закупівлю або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю. Оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель має відбутися протягом 20 робочих днів з дня настанні однією з таких підстав:

• виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
• розірвання договору про закупівлю.

Також під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону (країна походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару), замовником не зазначається відповідно до пункту 4 Особливостей.