Функціонал електронного майданчика дозволяє замовникам спочатку створити чернетку закупівлі, зокрема оголошення про проведення відкритих торгів шляхом заповнення необхідних полів та з додаванням файлів тендерної документації. Проте, навіть на цьому початкову етапі замовник може зіштовхнутися із проблемою коли помилково завантажив не коректний файл ТД. Здавалося б можна просто замінити на правильну версію, видаливши попередню. Але що робити, якщо всі дані завантажилися в електронну систему закупівель ще до накладення КЕП будемо розбиратися у статті.
Згідно з пунктом 24 Особливостей замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082 (далі - Порядок № 1082), та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за сім днів, на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.
Відповідно до частини 1 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» тендерна документація безоплатно оприлюднюється замовником разом з оголошенням про проведення конкурентних процедур закупівель в електронній системі закупівель для загального доступу шляхом заповнення полів в електронній системі закупівель. Тендерна документація не є об’єктом авторського права та / або суміжних прав.
Пунктом 3 Порядку 1082 визначено, що розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника/ ЦЗО/ учасника/постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю.
Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.
Тобто, тендерна документації оприлюднюється в електронній системі закупівель одночасно з оприлюдненням оголошення про проведення відкритих торгів. А накладенням кваліфікованого електронного підпису завершується оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та відповідно тендерної документації.
Приклад. ДАСУ враховано пояснення замовника щодо редагування чернетки закупівлі без змін до ТД
В ході моніторингу процедури закупівлі UA-2024-09-27-004088-a ДАСУ направлено запит замовнику про надання пояснень: “Чому замовник не оприлюднив в окремому документі перелік змін, які вніс у Додаток 5 до тендерної документації”
Замовник пояснив, що “…накладенням кваліфікованого електронного підпису завершується оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації згідно пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082. Відповідно до інформації оприлюдненої в електронній системі закупівель замовником накладено кваліфікований електронний підпис 27.09.2024 об 11:42
Водночас замовником було замінено файл «Додаток 5_ Документи учасників.docx», який було відкориговано, зокрема у підпункті 1.1.3 пункту 1.1: «вимагалося надати копії документів, що підтверджують фактичне виконання аналогічних договорів, копії яких надаються у складі тендерної пропозиції щодо скрапленого газу, а змінено на надання документів щодо бензину А-95», ще на етапі «чернетки», тобто оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація не були оприлюднені в електронній системі закупівель.
Зазначене підтверджується відсутністю заміненого файлу «Оголошення про проведення відкритих торгів».
ДАСУ пояснення замовника враховано та в частині повноти відображення/розміщення інформації про закупівлю; оприлюднення інформації про закупівлю; внесення змін до тендерної документації порушень не встановлено.
Приклад. ДАСУ не враховано пояснення замовника щодо редагування чернетки закупівлі без змін до ТД
В ході моніторингу процедури закупівлі UA-2024-04-30-003459-a ДАСУ направлено запит замовнику про надання пояснень “Чому Замовником не оприлюднено разом із змінами до тендерної документації в окремому документі перелік змін, що вносяться до тендерної документації?”
Замовник пояснив, що ним “...не оприлюднено в окремому документі перелік змін до тендерної документації, оскільки 30.04.2024 року, створив закупівлю за ідентифікатором UA-2024-04-30-003459-a. Перед тим, як опублікувати дану закупівлю, Замовник заповнив відповідні поля на майданчику, у розділі «Тендерна документація», прикріпив документи: ТД-нанесення доро.розмітки-перелік 4.docx», «Проект договору- нанесення дор.розмітки-перелік 4 docx», «Технічні вимоги- нанесення дорожньої розмітки- перелік 4. docx». Після того натиснув «Зберегти як чернетку». Далі, доки закупівля була у статусі «Чернетки», Замовник натиснув кнопку «Завантажити оновлену версію» та завантажив документи. І тільки після цього натиснув кнопку «Опублікувати». Система сформувала закупівлю, присвоїла ідентифікатор закупівлі. Далі, Замовник підтвердив свої дії натиснувши «Накласти КЕП на умови оголошення» Після підписання закупівлі Замовник не вносив зміни у розділ «Тендерна документація». І разом з тим, Замовник не побачив, що виникла помилка в системі і Тендерну документацію, Технічне завдання було опубліковано два рази. Лист від ТОВ «Держзакупівлі.Онлайн» про дії Замовника додається”.
За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено порушення вимог пункту 3 частини першої статті 10 Закону, частини 2 статті 24 Закону та пункту 54 Особливостей в частині не оприлюднення переліку змін до тендерної документації.
Як бачимо позиція ДАСУ неоднозначна, тому основою буде рекомендація не поспішати завантажувати файли тендерної документації та додатково їх перевірити перед завантаженням на електронний майданчик.
Якщо ж сталося так, що замовник помилково завантажив некоректний файл тендерної документації чи додатку до неї, але КЕП уповноваженої особи щодо закупівлі ще не накладено, безпечнішим буде варіант створення нової закупівлі.
Перед цим, рекомендуємо звернутися до електронного майданчика для уточнення чи не відбувся обмін інформацією з веб порталом Уповноваженого органу та чи дана закупівля дійсно перебуває у статусі “чернетка” (тобто доступна лише для замовника), а також щодо можливості видалення чернетки оголошення про проведення відкритих торгів, яке містить не коректну інформацію.
Але якщо щодо закупівлі розпочався моніторинг та замовник має аналогічну із описаними в прикладах ситуацію рекомендуємо обгрунтувати правомірність своєї позиції, із урахуванням пояснень, які були прийняті ДАСУ в закупівлі UA-2024-09-27-004088-a.
Окремо варто звернути увагу, що в обох наведених прикладах за відмітками часу можна стверджувати про відсутність заміненого файлу «Оголошення про проведення відкритих торгів”, КЕП було накладено один раз і ця дію була останньою, яку уповноважена особа вчинила щодо оприлюднення відповідного оголошення та ТД, тобто фактично дійсно можна довести, що не було змін а ні до оголошення, а ні до ТД. Адже накладенням КЕП завершується оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації згідно пункту 3 Порядку № 1082.
Але, якщо замовник помітив помилку в частині завантажених файлів ТД вже після накладення КЕП, всі подальші редагування чи додавання оновлених файлів будуть вважатися змінами, навіть, якщо такі файли завантажені із різницею в декілька хвилин. Детальніше розберемо на прикладі.
Приклад. Замовник повторно завантажує ТД у зв'язку із технічним збоєм після накладення КЕП
В ході моніторингу процедури закупівлі UA-2024-06-04-002138-a ДАСУ направлено запит замовнику про надання пояснень “Чому Замовником не оприлюднено разом із змінами до тендерної документації та оголошення про проведення відкритих торгів в окремих документах переліки змін, що вносяться”.
Замовник пояснив, що “В зв’язку з аварійним відключенням світла та тривалим часом його відсутності замовником спочатку створено чернетку оголошення на майданчику та завантажено необхідні документи у вигляді файлу тендерної документації. При цьому накласти одразу підпис на оголошення було неможливо в зв’язку з відключенням електричної енергії та відсутність Інтернет з’єднання (отримано повідомлення про помилку від ЕСЗ). Після відновлення стабільного електропостачання та зв’язку з мережею Інтернет, а також доступу до майданчика, замовник побачив, що оголошення про здійснення закупівлі оприлюднено, файл з документацією завантажено о 10.21, а електронний підпис накладено о 10,33. Перевіривши інформацію в ЕСЗ стало зрозуміло, що до оголошення не внесена інформація щодо забезпечення тендерних пропозицій, а тендерна документація завантажена без інформації, яку вранці того ж дня уточнювала та заповнювала в тендерній документації Уповноважена особа щодо умов забезпечення тендерних пропозицій, тобто, зміни не збережені з причини відсутності електроенергії.
…
Так як в тендерній документації та в оголошенні про закупівлю був встановлений кінцевий строк подання тендерних пропозицій «до 00.00 12.06.2024р», замовник мав право у той же день 04.06.2024 р. до 23.29 оприлюднити вірну редакцію тендерної документації, яка затверджена протоколом Уповноваженої особи від 04.06.2024 р. Такі дії замовника не вважаються діями, що призводять до внесення змін з власної ініціативи, зміни у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до ст..8 Закону, або змінами за результатами звернень, або змінами на підставі рішення органу оскарження, як це передбачено абз.3 п.54 Особливостей.”
За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що Замовником внесені зміни до ТД та до оголошення про проведення відкритих торгів, які розміщені та відображені в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та оголошення 04.06.2024 о 14:02 та 14:05, відповідно, додатково до їх попередньої редакції, але не оприлюднено разом із змінами до ТД та до оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі перелік змін, що вносяться, чим не дотримано вимоги абзацу 4 пункту 54 Особливостей.
