Замовник з повідомленням про намір укласти договір про закупівлю не завантажив експертні, нормативні, технічні та інші документи: чи може він дозавантажити їх у відповідь на запит ДАСУ?

Як відомо, з 26.06.2021 почали діяти зміни до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), щодо оприлюднення повідомлення про намір укласти договір за результатами застосування переговорної процедури закупівлі.

Так, із зазначеної дати замовникам потрібно завантажувати в електронну систему закупівель відповідні документи на підтвердження застосування переговорної процедури закупівлі. Однак замовники досить часто нехтують даною вимогою Закону та не оприлюднюють їх.

Водночас у випадку не завантаження таких документів, чи можуть замовники дозавантажити такі документи, наприклад, під час надання відповіді на запит Державної аудиторської служби України (далі – ДАСУ)? І чи буде таке дозавантаження правомірним? Розберемось з цим питанням далі та поглянемо, що з цього приводу думає ДАСУ.

Згідно з частиною 1 статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі.

Відповідно до частини 4 статті 40 Закону за результатами проведених переговорів з учасником (учасниками) процедури закупівлі замовник приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю.

Частиною 5 статті 40 Закону визначено, що повідомлення про намір укласти договір про закупівлю обов’язково безоплатно оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного дня після ухвалення рішення.

У відповідності до частини 6 статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію:

1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
2. назва предмета закупівлі із зазначенням коду та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3. кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
4. найменування, ідентифікаційний код учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
5. місцезнаходження та контактні номери телефонів учасника (учасників), з яким (якими) проведено переговори;
6. узгоджена ціна пропозиції учасника процедури закупівлі;
7. умова застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої цієї статті;
8. обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

З огляду на вище наведене, замовник саме під час оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинен завантажити експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. Натомість відсутність таких документів на момент оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю є порушенням пункту 8 частини 6 статті 40 Закону.

При цьому, ДАСУ досить часто дозавантаження експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі у відповідь на їх запит вважає достатнім та належним обґрунтуванням застосування переговорної процедури закупівлі та за результатами моніторингу таких закупівель не виявляє порушень. Як, наприклад, було в наступних закупівлях:

• UA-2022-01-05-004995-c;
• UA-2021-05-19-003301-a;
• UA-2021-12-16-011237-b.

Разом з тим, існують поодинокі випадки в яких аудитори вважають, що дозавантаження експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі не відповідає пункту 8 частини 6 статті 40 Закону, як було у наступному випадку.

Моніторинг № UA-M-2022-01-25-000064, оголошення № UA-2021-12-30-011348-c

Витяг з висновку за результатами моніторингу: згідно з частиною 6 статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити, зокрема, інформацію щодо умови застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої цієї статті та обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. Так, у повідомленні замовник зазначив умову застосування переговорної процедури закупівлі послуг з доступу до онлайн сервісів медичної інформаційної системи «Helsi» відповідно до абзацу 5 пункту 2 частини 2 статті 40 Закону, а саме: необхідність захисту прав інтелектуальної власності.

Слід зазначити, що Законом України «Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” та інших законів України щодо вдосконалення системи функціонування та оскарження публічних закупівель від 03.06.2021 № 1530-IX внесено зміни до статті 40 Закону, а саме: пунктом 8 частини 6 статті 40 Закону визначено, що Повідомлення повинно містити інформацію, зокрема, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. Зазначені вище зміни набрали чинності з 26.06.2021.

Тобто, до 26.06.2021 замовник під час оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури закупівлі) мав право лише зазначити інформацію (посилання) щодо документів, якими він керується при застосуванні переговорної процедури закупівлі. Натомість, з 26.06.2021 потрібно завантажити в електронну систему закупівель відповідні документи, які підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури.

Так, в обґрунтуванні застосування переговорної процедури закупівлі повідомлення замовника відсутні експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі Послуг з доступу до онлайн сервісів медичної інформаційної системи «Helsi», що не відповідає вимогам пункту 8 частини 6 статті 40 Закону. На підставі зазначеного вище, виникла необхідність в отриманні пояснень від замовника з питання відсутності експертних, нормативних, технічних чи інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, тому, замовнику 26.01.2022 через електронну систему закупівель оприлюднено запит про надання пояснень.

У відповідь замовник 27.01.2022 оприлюднив пояснення, до якого завантажив документи щодо підтвердження факту необхідності захисту прав інтелектуальної власності, зокрема, рішення про реєстрацію авторського права за результатом розгляду заявки ТОВ «Х» від 05.06.2019 № 91483; свідоцтво про реєстрацію авторського права № 90157, дата реєстрації 25.06.2019, а також зазначив, що 30.12.2021 в електронну систему закупівель (надалі ЕСЗ) було завантажено Word файли Протоколів Тендерного комітету від 30.12.2021 про застосування переговорної процедури та про прийняття рішення про намір укласти договір. Одночасно в ЄСЗ було завантажено pdf файл із документами про наявність авторського права. Також зазначив, що pdf файл не відобразився в електронній системі закупівель внаслідок технічних причин, великої завантаженості та нестабільної роботи ЄСЗ в останні робочі дні 2021 року.

Однак, положення Закону вимагають від замовника саме при розміщенні повідомлення про намір укласти договір про закупівлю оприлюднити експертні, нормативні, технічні або інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, чого замовником в даному випадку зроблено не було. Таким чином, замовником недотримано вимоги пункту 8 частини 6 статті 40 Закону в частині повноти відображення інформації у формах документів у сфері публічних закупівель.

Коментар: як бачимо, загалом аудитори лояльно ставляться до дозавантаження експертних, нормативних, технічних або інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі та у випадку завантаження таких документів у відповідь на запит ДАСУ не встановлює порушення вимоги пункту 8 частини 6 статті 40 Закону при обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі.

Однак в поодиноких випадках аудитори вважають, що таке дозавантаження експертних, нормативних, технічних або інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі є порушенням пункту 8 частини 6 статті 40 Закону.

Та все ж, рекомендуємо при оприлюдненні повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі оприлюднювати експертні, нормативні, технічні або інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, адже в такому випадку замовник буде діяти у відповідності до положень Закону.