Як зазначення постачальником ціни за одиницю товару в запиті пропозицій постачальників впливає на замовника

Чергове доопрацювання електронної системи закупівель пов'язане із  зазначенням ціни за одиницю товару при подачі пропозицій постачальниками у разі використання електронного каталогу. За таких умов в замовників виникають слушні думки, як такі новації впиливають та його дії та рішення під час проведення ЗПП.

Основне про новий функціонал в ЗПП

Постачальники, які подають свої пропозиції через Prozorro Market з 30 січня 2025 року і надалі повинні  зазначати ціну за одиницю товару. Без зазначення такої інформації постачальник технічно не зможе подати пропозицію. 

Що важливо: в закупівлях через запит пропозицій постачальників говорячи про ціну за одиницю товару маємо на увазі ціну за одиницю виміру, яка вже визначена адміністратором електронного каталогу та не редагується.

Далі система автоматично розраховує загальну суму пропозиції, враховуючи кількість необхідного замовнику товару та ті ціни за одиницю, що були вказані постачальником. 

Для загального доступу ціна за одиницю товару буде відображена на вебпорталі Уповноваженого органу, зокрема на новому дизайні сторінки конкретної закупівлі в інформації про укладений договір.

Чи повинен замовник перевіряти / звіряти правильність зазначення постачальником ціни за одиницю товару

Порядок формування та використання електронного каталогу, який затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі - Порядок № 822) визначає структуру, механізм формування, використання електронного каталогу в електронній системі закупівель відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”.

Відповідно закупівля шляхом використання електронного каталогу здійснюється і замовником, і постачальником згідно вимог Порядку № 822.

Постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель (пункт 58 Порядку № 822).

Своєю чергою запит пропозицій постачальників оприлюднюється в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається 

• інформація про найменування,
• очікувану вартість,
• кількість,
• строк,
• місце поставки товару,
• умови його оплати,
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції.

У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком.

Проект договору, як частина ЗПП, не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу другого цього пункту.

Специфікація товару - сукупність характеристик товару та їх допустимих значень в межах визначеної адміністратором категорії товару, яким може відповідати один або кілька товарів (пункт 2 Порядку № 822).

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель. ЕСЗ згідно Порядку № 822 мала б визначати переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є економічно вигідною. Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має “підтвердити” постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Проте така дія не є рішенням замовника щодо визначення переможця, а є просто механічною для можливості завершення закупівлі. 

Яка ціна є визначальною під час укладення договору: загальна ціна пропозиції постачальника чи зазначена ним ціна за одиницю товару

Після визначення постачальника переможцем відбору, технічно змінити ціну за одиницю неможливо. І, як показано на скріншоті вище, система автоматично розраховує загальну суму пропозиції, враховуючи кількість товару та ті ціни за одиницю, що були вказані постачальником та відображає таку інформацію разом із інформацією про договір.

Відповідно до пункту 66 Порядку № 822 умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та/або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу.

Як ми вже зрозуміли вимоги зазначати в запиті пропозицій постачальників ціни за одиницю товару норми Порядку № 822 не містять. Тому далі варто зрозуміти, що ж таке пропозиція переможця відбору. 

Переможець відбору - постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі (пункт 2 Порядку № 822).

Отже, постачальник повинен подати пропозицію відповідно до вимог запиту пропозицій постачальників. Інформацію, яку повинен містити ЗПП визначена пунктом 57 Порядку № 822. Проект договору не може містити іншої інформації, крім тієї, що визначена ЗПП.  Відповідно замовник під час укладення договору має дотримуватися формули, коли  умови договору = ЗПП (в тому числі проекту договору) = пропозиції переможця. 

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни.

Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору.

Укладати договір замовник повинен саме за загальною ціною пропозиції постачальника. 

Відповідно до пункту 66 Порядку № 822, за потреби на етапі укладення договору можна  зменшення його ціну без зміни обсягу.

Постачальник зазначив ціну за одиницю товару згідно власної облікової політики, а не ціну за одиницю виміру згідно запиту пропозицій постачальників.

Насправді в більшості випадків новий функціонал та зазначення ціни за одиниці товару створюють додаткову роботу лише для постачальника та жодним чином не впливають на рішення замовника щодо закупівлі. Але, як завжди не обійшлося без “підводних каменів”.

Адміністратор каталогу передбачив, які із електронних полів доступні для самостійного редагування замовником та постачальником, а які – ні. Електронне поле в якому зазначається «одиниця виміру» є «закритим» для редагування.

Наприклад, в Prozorro Market для товару “Йогурт в стакані 100 грам” одиниця виміру визначена в кілограмах. Замовник через електронний каталог здійснює закупівлю 1 кг йогурту. Але, внутрішньою обліковою політикою постачальника передбачено можливість відпуску такого такого товару в штуках, а не кг.

І тут можливі два варіанти.

1. Якщо постачальник помилково проставить ціни як за одиницю  фасування згідно його облікової політики, а не за одиницю виміру згідно ЗПП, тоді загальна сума пропозиції буде визначена некоректно. Підписати договір замовник повинен по загальній ціні пропозиції, що скоріше за все буде неможливо для постачальника. Тож, в такому разі варто розглянути варіанти відхилення постачальника: Дорожня карта закупівельника для проведення запиту пропозицій постачальників з контрольними точками (якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн.)
2. Якщо під час виконання договору постачальник надає накладну, оформлену на одиницю виміру згідно його внутрішньо-облікової політики (наприклад, йорурт 10 шт, замість 1 кг). Серед обов'язкових реквізитів, які повинен містити первинний документ, визначені частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: одиниця виміру господарської операції. За таких обставин сторони навряд чи готові розривати договір та одні із сторін доведеться погоджуватися на розбіжності в договорі та первинному документі в частині зазначення одиниці виміру. Тож, для того, щоб мінімізувати ризик, коли одиниця виміру в первинних документах постачальника не відповідає одиниці виміру в  договорі пропонуємо в специфікації до проекту договору відразу передбачити можливість зазначення одночасно й одиницю виміру з урахуванням внутрішньої облікової політики постачальника. 

Приклад формування Специфікації

СПЕЦИФІКАЦІЯ

* - під час укладення договору про закупівлю Постачальник  додатково зазначає одиницю виміру з урахуванням внутрішньої облікової політики та відповідну кількість, ціну за одиницю товару (без зміни загальної суми договору)

Роблячи в проекті договору таку примітку, замовник не порушуючи норми Порядку №822 убезпечує себе від можливих розбіжностей одиниці виміру в договорі та накладних. 

Як це може виглядати у разі укладення такого договору 

Під час укладення договору в Специфікації зазначається  одиниця виміру згідно ЗПП - кг, та одночасно одиниця виміру товару, яку постачальник буде вказувати в накладних (наприклад, штуки або упаковка або пачка тощо)