Як встановлювати умови поставки в запиті пропозицій постачальників?

Адже згідно пункту 1 Порядку № 822, порядок визначає структуру, механізм формування, використання електронного каталогу в електронній системі закупівель відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі».

В той же час звертаючись до абзацу 1 пункту 57 Порядку № 822, замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається виключно інформація про:

• назву предмета закупівлі;
• очікувану вартість предмета закупівлі без урахування податку на додану вартість;
• кількість, строк, умови, місце поставки товару;
• умови його оплати;
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції;
• характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором для відповідної категорії товарів;
• розмір, вид, строк та умови надання, повернення забезпечення виконання договору;
• вимога, що країною походження товару не може бути Російська Федерація / Республіка Білорусь / Ісламська Республіка Іран.

Отже однією із умов здійснення запиту пропозицій постачальників є відображення в електронних полях інформації щодо умов поставки товару. Та яким чином це зробити? Для отримання відповіді слід звернути увагу також на технічну реалізацію електронного майданчика.

Відповідно при формуванні запиту пропозицій постачальників, замовник заповнює наступні електронні поля*:

• поставка після події – наявні 3 можливі варіанти із випадаючого списку, а саме: підписання договору; дата подання заявки; здійснення оплати;
• тип поставки – можна обрати із випадаючого списку одноразову або повторювану поставку;
• опис – текстове поле, яке замовник заповнює власноруч;
• розмір поставки – заповнюється у відсотковому значенні, при цьому загальна сума умов поставки повинна бути рівна 100 %;
• період поставки – передбачає необхідність зазначення кількості днів постав та їх відповідний розрахунок: у календарних чи робочих днях. Наголошуємо, що замовнику не варто обирати ще один наявний варіант – банківські дні – адже такого роду дії наразі не передбачені законодавством.

Примітка: *назва таких електронних полів може дещо різнитись в залежності від технічної реалізації конкретного електронного майданчика.

З якими складнощами може стикнутись замовник щодо відображення умов поставки при здійсненні запиту пропозицій постачальників?

Під час планування закупівлі, замовнику вкрай важливо чітко сформувати умови поставки товару для ефективності подальної співпраці. При цьому згідно абзацу 6 пункту 57 Порядку № 822, проект договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, не повинен суперечити інформації, оприлюдненій в електронній системі закупівель шляхом заповнення відповідних електронних форм з окремими полями, та може містити інші умови, які передбачені законодавством для такого договору та які замовник вважає необхідними для виконання такого договору під час строку його дії.

А керуючись пунктом 66 Порядку № 822, замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через п'ять календарних днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір.

Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників шляхом заповнення електронних форм з окремими полями та у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу або перерахунку ціни та обсягів товарів у бік зменшення за умови необхідності приведення обсягів товарів до кратності упаковки, або приведення умов договору у відповідність з умовами, визначеними у запиті пропозицій постачальників шляхом заповнення електронних форм з окремими полями в електронній системі закупівель, якщо такі умови відрізняються у проекті договору.

Тобто на етапі формування запиту пропозицій постачальників, замовнику слід не забувати про відповідність інформації, відображеної в електронних полях та проєкті договору. А тому найбільш безпечний варіант – сформувати відповідні умови договору таким чином, аби в подальшому мати можливість продублювати їх у відповідних електронних полях.

Отож, як зазначено вище, технічна реалізація оприлюднення запиту пропозицій постачальників передбачає необхідність заповнити інформацію щодо поставки предмета закупівлі, а також моменту, від якого такий строк відраховується. І саме з цими двома показниками виникає чимало непорозумінь. А тому пропонуємо обґрунтувати два безпечні варіанти щодо формування умов поставки товарів та відображення такої інформації в електронній системі закупівель (дані приклади не є виключним переліком можливих варіантів зазначення інформації, а на (не)можливість їх застосування можуть вплинути певні обставини закупівлі).

Приклад 1. Поставка після події – дата подання заявки, а період поставки – відповідна кількість днів з моменту подання заявки

Від правильно сформульованих умов поставки товарів напряму залежить процес сумлінного виконання сторонами договірних зобов’язань. А отже замовнику варто приділити чимало уваги формулюванню відповідних умов як в електронних полях, так і в проєкті договору.

При цьому одним з найбільш надійних методів встановлення строків поставки товарів є прив’язка таких строків до моменту подання замовником відповідної заявки (відповідних заявок). Це може мати наступний вигляд:

• поставка після події – дата подання заявки;
• тип поставки – одноразова поставка (або повторювана у разі необхідності);
• опис – дублюємо відповідні умови проєкту договору, в яких зазначаємо що поставка товарів відбувається, наприклад, протягом __ робочих днів з моменту подання замовником заявки;
• розмір поставки – 100 %;
• період поставки – ___ робочих / календарних днів.

В такому разі незалежно від дати підписання договору, замовник може самостійно вирішувати коли та в яких обсягах йому необхідні відповідні товари. Звісно ж строки виконання зобов’язань, в тому числі поставки товару, повинні враховувати як обставини, що сприяють здійсненню відповідної закупівлі, так і можливі ризики в разі встановлення коротких строків виконання зобов’язань.

Приклад 2. Поставка після події – підписання договору, а період поставки – відповідна кількість днів з моменту підписання договору

Складність встановлення конкретних строків поставки товарів під час здійснення конкурентних закупівель полягає в тому, що замовник не може бути впевнений в який момент буде укладено сам договір. Відповідно суттєво обмежувати строки поставки товарів буде недоцільно: такого роду дії підвищують ризики, що строки поставки завершаться до моменту укладення договору або будуть максимально близькими до їх завершення. Як це виглядає на практиці?

Припустимо замовник оприлюднив запит пропозицій постачальників 01.07.2026, а також зазначив в електронних полях наступне: строк поставки товарів становить 10 робочих днів з дня підписання договору, при цьому строк виконання зобов’язань завершується 25.07.2026. Припустимо, що декілька постачальників відмовились від підписання договору, в зв’язку з чим дата укладення договору про закупівлю – 17.07.2026. В такому разі строк поставки товарів у 10 робочих днів завершується 31.07.2026, що суперечить вищезгаданій умові щодо закінчення строку виконання зобов’язань 25.07.2026.

В такому разі безпечним варіантом буде заповнити електронні поля щодо поставки товарів наступним чином:

• поставка після події – підписання договору;
• тип поставки – одноразова поставка;
• опис – дублюємо відповідні умови проєкту договору, в яких зазначаємо що поставка товарів відбувається, наприклад, протягом 160 календарних днів з моменту підписання договору, але в будь-якому разі не пізніше до 31.12.2026. При цьому розраховуємо максимальну кількість днів, яка доступна замовнику в конкретній ситуації;
• розмір поставки – 100 %;
• період поставки – ___ календарних / робочих днів.

В такому разі замовник може бути впевнений, що як би довго не тривала закупівля, все одно наявні високі шанси укладення договору про закупівлю та виконання відповідних зобов’язань в межах строків, відображених в умовах такої закупівлі.