Кожен етап проведення закупівлі через запит пропозицій постачальників потребує виконання певного алгоритма дій замовника та постачальника. Укладенням договору за результатом здійснення запиту пропозицій постачальників (далі - ЗПП) завершується здійсненням закупівлі. І на цьому етапі необхідно замовнику та постачальнику заповнити договір та підписати його. Відповідно виникає запитання як відобразити назви номенклатурних предмета закупівлі в договорі укладеного за результатом ЗПП.
У річному плані згідно пункту 2 частини 2 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) повинна міститися інформація, зокрема про назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).
Запит пропозицій постачальників згідно пункту 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок №822), повинен містити інформацію про найменування товару.
Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити також назву предмета закупівлі (пункт 6 частини 3 статті 3 Закону).
Закон, Порядок визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 не дають тлумачення поняттю “назва предмета закупівлі”, тому можемо припустити, що назва предмету закупівлі - це найменування або назва товару, роботи чи послуги, що закуповуються замовником.
Закупівля відповідно до особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Тобто, кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану, а назва предмета закупівлі є вагомим фактором, котрий пов’язує річний план та саму закупівлю.
Крім того, згідно пункту 12 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки № 1082 від 11.06.2020 під час розміщення в електронній системі закупівель інформації про предмет закупівлі в окремих полях зазначається інформація щодо:
- назви предмета закупівлі (у разі визначення предмета закупівлі - послуга з виконання науково-технічних робіт, у цьому електричному полі зазначається конкретна назва науково-технічної роботи);
- коду предмета закупівлі відповідно до класифікаторів або назва згідно з ДСТУ, державних або галузевих будівельних норм, які передбачені для визначення предмета закупівлі відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого Уповноваженим органом, та їх назви.
Однак, аналізуючи які відомості замовник має зазначати в електронній системі закупівель розуміємо, що річний план, запит пропозицій постачальників, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель повинен містити назву предмета закупівлі (із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником), тобто найменування або назву товару, роботи чи послуги.
Назва предмету закупівлі в договорі про закупівлю
Відповідно до статті 638 Цивільного кодексу України (далі - ЦКУ) договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору.
Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.
Згідно частини 7 статті 179 Господарського кодексу України (далі - ГКУ) господарські договори укладаються за правилами, встановленими Цивільним кодексом України з урахуванням особливостей, передбачених цим Кодексом, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів.
Стаття 180 ГКУ визначає, що господарський договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. Істотними є умови, визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.
При укладенні господарського договору сторони зобов'язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.
Умови про предмет у господарському договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до їх якості. Вимоги щодо якості предмета договору визначаються відповідно до обов'язкових для сторін нормативних документів, зазначених у статті 15 цього Кодексу, а у разі їх відсутності - в договірному порядку, з додержанням умов, що забезпечують захист інтересів кінцевих споживачів товарів і послуг.
Як бачимо предмет договору повинен містити найменування товару, роботи чи послуги, тобто назву предмета закупівлі.
Пункт 66 Порядку №822 визначає умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу.
Пункту 21 Особливостей, договір про закупівлю буде вважатись нікчемним, коли назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником не відповідає товарам, роботам чи послугам, що фактично закуплені замовником.
Відповідно, розуміємо, що назва предмета закупівлі є вагомим фактором, котрий пов’язує річний план та закупівлю та повинна бути відображена і в договорі, а саме в предметі договору.
Тому враховуючи пункт 21 Особливостей рекомендуємо замовникам дотримуватися відповідності назви предмета закупівлі в річному плані, запиті пропозицій постачальників та договорі. Дану рекомендацію можна виконати шляхом дублювання назви предмета закупівлі в річному плані, запиті пропозицій постачальників та договорі.
Відображення назв номенклатурних позицій предмета закупівлі в договорі
Вище з’ясовано як відобразити предмет закупівлі в договорі, а тепер розглянемо як відобразити назви номенклатурних позицій предмета закупівлі в договорі.
Номенклатурні позиції предмета закупівлі в своїй сукупності складають предмет закупівлі, які необхідно також відобразити в договорі, якщо запит пропозицій постачальників здійснюється для задоволення потреби у двох або більше товарах. В договорі дані номенклатурні позиції в більшості випадків відображаються в специфікації до договору. Які ж назви номенклатурних позицій предмета закупівлі необхідно відобразити в специфікації до договору: ті що зазначаються замовником в запиті пропозицій постачальників чи ті що зазначаються постачальником в пропозиції з’ясуємо далі.
Пункт 58 Порядку № 822 визначає, що постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель.
На запит пропозицій постачальників, оприлюднений замовником в електронній системі закупівель, постачальник має право подати тільки одну пропозицію.
Подання пропозиції постачальником вважається підтвердженням наміру укласти договір.
Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті.
Згідно пункту 66 Порядку №822 договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства.
Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та /або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу.
Таким чином норми законодавства передбачають, що постачальники не зможуть запропонувати товар, який не відповідає технічним, якісним вимогам замовника та бренду (при можливості його вибору з дотриманням норм Особливостей) визначених в запиті пропозицій постачальників, тобто товар в пропозиції переможця відбору повинен повністю відповідати специфікації товару, що зазначена в такому запиті.
Враховуючи повну відповідність товару, що пропонується переможцем відбору та вимогу Порядку №822, що умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників та / або пропозиції переможця відбору вбачається, що в специфікації до договору можемо відобразити як назви номенклатурних позицій предмету закупівлі ті, що зазначається замовником в запиті пропозицій постачальників так і назви номенклатурних позицій предмету закупівлі ті, що зазначається постачальником в пропозиції.
Розглянемо, на прикладі овочів, як виглядає відображення в річному плані, закупівлі - ЗПП, договорі та звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель назви предмета закупівлі та назв номенклатурних позицій предмета закупівлі.
У річному плані назва предмету закупівлі відображається наступним чином: Овочі свіжі, код ДК 021:20215:03220000-9 Овочі, фрукти та горіхи.
Запит пропозицій постачальників має відображати ідентичний предмет закупівлі: Овочі свіжі, код ДК 021:20215:03220000-9 Овочі, фрукти та горіхи.
Водночас в описі окремої частини предмета закупівлі відображається назва самого товару, в даному прикладі:
Морква свіжа, першого товарного сорту, ДСТУ 7035 тощо:
Пропозиція постачальника, а саме технічна специфікація має відображати ту саму інформацію, яка зазначена замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема в частині назви товару, наприклад: Морква свіжа, першого товарного сорту, ДСТУ7035.
Натомість у договорі в предметі договору назва предмета закупівлі зазначається идетично із річним планом, в даному випадку: Овочі свіжі, код ДК 021:20215:03220000-9 Овочі, фрукти та горіхи
А у специфікації відображається назви номенклатурних позицій предмета закупівлі:
І на останок розглянемо, як відображається назва предмету закупівлі та назв номенклатурних позицій предмета закупівлі в звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель:
Підсумки
Назва предмета закупівлі є важливим елементом, котрий пов’язує річний план, закупівлю та договір про закупівлю. Відповідно враховуючи пункт 21 Особливостей рекомендуємо замовникам дотримуватися відповідності назви предмета закупівлі в річному плані, запиті пропозицій постачальників та договорі. Дану рекомендацію можна виконати шляхом дублювання назви предмета закупівлі в річному плані, запиті пропозицій постачальників та договорі.
Щодо відображення номенклатурних позиції предмета закупівлі в специфікації до договору, які в своїй сукупності складають предмет закупівлі, враховуючи норми Порядку №822 вбачається можливість відображення як назви номенклатурних позицій предмету закупівлі ті, що зазначаються замовником в запиті пропозицій постачальників так і назви номенклатурних позицій предмету закупівлі ті, що зазначаються постачальником в пропозиції.
