Як уповноваженій особі оптимізувати кількість закупівель та скласти ефективний річний план

Кожна уповноважена особа прагне швидко та ефективно забезпечити потреби своєї установи, підприємства, організації. Для досягнення поставлених цілей  та одночасно виконання одного із  принципів здійснення публічних закупівель в статті 5 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), а саме ефективності, необхідно оптимізувати кількість закупівель та скласти ефективний річний план закупівель. Розглянемо перелік рекомендацій, які допоможуть виявити помилки в плануванні та допоможуть їх відкоригувати і сформувати ефективний річний план

Аналіз по предметам та видам закупівель попередніх років

Для складання ефективного річного плану закупівель необхідно провести аналіз закупівель по предметам закупівель та видам закупівель за попередні роки. Згідно пункту 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. Вид закупівлі визначається згідно з вимогами Закону з урахуванням Особливостей.

Для даного аналізу можна використати електронний майданчик на якому проводить закупівлі уповноважена особа. За допомогою фільтрів по видам закупівлі та кодом Єдиного закупівельного словника (далі - кодом ЄЗС) відсортувати закупівлі та використати приклад Аналіз закупівель для розроблення своїх таблиць і заповнення даних за попередні роки.

Виявлення помилок, які були допущені при плануванні минулих років

Наступним важливим кроком є перевірка річних планів закупівель минулих років на  виявлення помилок при визначенні виду закупівлі, оскільки дана помилка є порушенням законодавства про закупівлі та тягне за собою накладення штрафу як на службових (посадових), уповноважених осіб замовника так і  на керівника замовника відповідно до статті  164-14Кодексу України про адміністративні правопорушення.Дану перевірку проводимо, за допомогою складених таблиць за прикладом Аналіз закупівель (Таблиця 1)за минулі роки закупівель, підрахувавши колонку «Загальна вартість закупівлі по коду ЄЗС» та порівнявши з визначеними вартісними межами для кожного виду закупівель. Також необхідно перевірити чи вірно визначений код за ЄЗС та предмет закупівлі, оскільки від визначення предмета закупівлі залежать вартісні межі закупівлі. Детальніше з плануванням закупівель можна ознайомитися в розділі Планування закупівель.

Закупівлі, що повторюються з року в рік та нерегулярні закупівлі

Далі потрібно провести дослідження повторюваності закупівель з року в рік та визначення нерегулярних закупівель. Проводимо порівняння, складених таблиць за прикладом Аналіз закупівель (Таблиця 1)за минулі роки закупівель, за кодом ЄЗС закупівель та визначаємо, які закупівлі повторюються з року в рік, а які є нерегулярними. Аналіз закупівель, які повторюються,  допоможе нам в динаміці поглянути на такі показники закупівель та врахувати їх при плануванні на  майбутній рік:

• як змінюються обсяги потреби по кожному коду ЄЗС (збільшуються чи зменшуються);
• з якою частотою задовольнялася потреба (кількість закупівель);
• за яким видом закупівлі задовольнялася потреба.

Виявлення нерегулярних закупівель потребує з’ясування причин у внутрішнього замовника нерегулярності таких закупівель та попередження помилок при плануванні майбутніх закупівель.

Аналіз причин дробності закупівель та відповідно їх великої кількості

У випадку виявлення дробності закупівель по кодах ЄЗС потрібно знайти їх причини. Давайте розглянемо можливі основні причини великої кількості закупівель. Причини великої кількості закупівель:

Визначення конкретної причини великої кількості закупівель допоможе зменшити їх кількість. Але можливо в уповноваженої особи є своя причина дробності закупівель, яка відсутня в вище перелічених, тому рекомендуємо провести її детальний аналіз.

Оптимізація кількості закупівель та їх видів

Оптимізація кількості закупівель полягає в зменшенні їх кількості. Розглянемо рекомендації по їх  зменшенню в залежності від причини їх дробності:

• по першій причині необхідно попрацювати з внутрішнім замовником та допомогти з аналізом минулорічних закупівель та прорахуванням потреб на більший термін;
• по другій причині уповноваженій особі потрібно проаналізувати необхідність та доцільність проведення закупівель за окремими частинами предмета закупівлі та по можливості укрупнити свої закупівлі;
• по третій причині в залежності від предмета закупівлі спостерігати за динамікою цін і в період стабільності цін планувати закупівлі на довший термін.

На сьогодні в уповноваженої особи є можливість в певних вартісних межах вибрати певний вид закупівлі, тому рекомендуємо обирати вид, який допоможе швидко та без порушення принципів здійснення публічних закупівель і законодавства про закупівлі задовольнити потребу замовника.

Формування ефективного річного плану

Для формування ефективного річного плану необхідно дотримуватися таких порад:

• врахувати всі потреби замовника;
• дотримуватися порядку визначення предмета закупівлі згідно Закону, Наказу Мінекономіки «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі» № 708 від 15.04.2020;
• розрахувати актуальну очікувану вартість, за бажанням використовуючи Наказ Мінекономіки «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі»  № 275 від 18.02.2020;
• визначати вид закупівлі в залежності від  вартісних меж згідно з вимогами Закону з урахуванням Особливостей;
• встановити оптимальну кількість закупівель виходячи з вихідних умов.

Дотримання даних порад допоможе не тільки ефективно скласти річний план, а й попередить порушення  законодавства про закупівлі.

Виключення, коли загальні рекомендації щодо оптимізації кількості закупівель можуть не працювати

Розглянемо такі виключення, коли загальні рекомендації щодо оптимізації кількості закупівель можуть не працювати:

1. у випадку, коли  фінансування замовника відбувається бюджетними коштами частинами, а не однією сумою на весь рік. Уповноважена особа змушена проводити закупівлі частинами не виходячи за межі бюджетних асигнувань і відповідно не має можливості задовольнити потребу однією закупівлею;
2. у випадку, коли предмет закупівлі має певні специфічні особливості і потребує проведення окремої закупівлі;
3. у випадку, коли закупівля  регламентується певними нормативно-правовими актами і потребує виконання їх вимог;
4. у випадку, коли закупівля є сезонною та проводиться в залежності від потреби в певний часовий період.

Підсумки

Кожний етап при плануванні досить важливий, тому що від правильності визначення кожного етапу залежить наступний етап. Річному плануванню закупівель необхідно приділити достатньо уваги та не нехтувати його важливістю в процесі виконання закупівельної діяльності уповноваженої особи.

Використання викладених в статті рекомендацій допоможе скласти ефективний річний план та оптимізувати кількість закупівель, що полегшить роботу уповноваженої особи