Кінець календарного року та початок нового традиційно є найгарячішою порою для замовників, адже саме в цей період необхідно виконати низку важливих дій: прозвітувати про виконання договорів, запланувати закупівлі на наступний рік та забезпечити проведення закупівель за тими предметами, які потрібні для безперервної діяльності.
Одним із інструментів, який дає змогу замовникам безперебійно отримувати необхідні товари, роботи або послуги на початку року, є продовження строку дії договору в межах 20 %. Така можливість передбачена підпунктом 8 пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).
Разом із тим, продовжуючи договори в межах 20 %, замовники повинні враховувати не лише вимоги закупівельного законодавства, а й норми бюджетного законодавства, які визначають порядок та обмеження щодо реєстрації бюджетних зобов’язань — зокрема при продовженні строку дії договору.
На практиці у замовників нерідко виникають труднощі із реєстрацією бюджетних зобов’язань за додатковими угодами про продовження договорів на 20 %, оскільки наприкінці року, коли такі додаткові угоди укладаються, кошториси на новий рік зазвичай ще не затверджені. Це унеможливлює реєстрацію таких зобов’язань в органах Казначейства.
Далі розглянемо, яким чином правильно продовжити договір про закупівлю на 20 % та забезпечити реєстрацію бюджетних зобов’язань у відповідності до чинного законодавства.
Яким вимог слід дотриматися при внесенні змін до договору згідно пп.8 п.19 Особливостей?
Згідно підпункту 8 пункту 19 Особливостей істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, у зв’язку із застосуванням положень частини шостої статті 41 Закону.
Відповідно до частини 6 статті 41 Закону дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.
З аналізу зазначених норм варто дійти до висновку, що продовжити договір про закупівлю сторони договору можуть при дотриманні наступних умов:
- продовження строку дії саме договору про закупівлю;
- продовження на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року;
- після такого продовження замовник в наступному році повинен провести процедуру закупівлі / спрощену закупівлю;
- сума договору не може перевищувати 20 % вартості початкового договору про закупівлю;
- повинні бути затверджені видатки.
Отож, якщо зазначених умов буде дотримано при продовженні договору до 20 %, замовником буде дотримано приписів закупівельного законодавства.
Яким чином укласти додаткову угоду та зареєструвати бюджетні зобов’язання?
Відповідно до пункту 7 частини 1 статті 2 Бюджетного Кодексу України бюджетне зобов'язання – будь-яке здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, згідно з якими необхідно здійснити платежі протягом цього ж періоду або у майбутньому.
Згідно частини 4 статті 48 Бюджетного Кодексу України зобов'язання, взяті учасником бюджетного процесу без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, встановлених БКУ та законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), не вважаються бюджетними зобов'язаннями і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Взяття таких зобов'язань є порушенням бюджетного законодавства.
Абзац 1 пункт 2.1 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309) визначає, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів), з урахуванням планів асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду бюджету (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), помісячних планів використання бюджетних коштів відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України.
Згідно пункту 2.9 Порядку № 309 у разі змін умов бюджетних зобов’язань (додаткові договори, розірвання договору тощо) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 7 робочих днів з дати їх виникнення подати до органів Казначейства Реєстр та / або Реєстр фінансових зобов’язань і відповідні підтвердні документи щодо уточнення реквізитів та показників таких бюджетних зобов’язань.
Отож, у відповідності до наведених норм бюджетного законодавства після укладення додаткової угоди до договору про закупівлю, замовник зобов’язаний подати до органів Казначейства відповідний реєстр та додаткову угоду на протязі 7 робочих днів з дати укладення такої додаткової угоди.
В свою чергу, з огляду на те, що укласти додаткову угоду слід до закінчення строку дії договору про закупівлю, а на момент укладення додаткової угоди, яка повинна бути укладена до 31 грудня, в замовників будуть відсутні затверджені кошториси, замовникам слід продовження строку дії договору розділити на дві частини.
Укласти «першу» додаткову угоду на продовження строку дії договору у поточному році в межах строку дії договору про закупівлю без визначення суми, на яку буде збільшено договір про закупівлю та подати першу додаткову угоду для реєстрації до органів Казначейства, у відповідності до пункту 2.9 Порядку.
Після цього, в наступному році укласти «другу» додаткову угоду, в якій зафіксувати відповідну суму, на яку буде збільшено договір про закупівлю, коли будуть затверджені кошториси та в замовника буде змога зареєструвати бюджетні зобов’язання на протязі 7 робочих днів з дати укладення такої додаткової угоди.
При цьому, варто зауважити, що дана сума не повинна перевищувати 20 % від суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році.
Підсумки
Продовження договору про закупівлю в межах 20 % згідно підпункту 8 пункту 19 Особливостей є ефективним інструментом для забезпечення безперервності постачання на початку нового року. Водночас замовник для уникнення порушень при внесенні змін до договору згідно розглядуваної норм повинен дотриматися вимог як закупівельного, так і бюджетного законодавства.
З огляду на те, що в замовників, які обслуговуються в органах казначейства до кінця року не будуть затверджені кошториси на наступний рік, оптимальним рішенням є укладення двох додаткових угод:
у поточному році — на продовження строку дії договору;
у наступному році — на визначення суми, яку можна зареєструвати як бюджетні зобов’язання.
