Як перевірити електронні документи тендерної пропозиції

При розгляді  тендерної пропозиції учасника уповноважена особа може зіткнутися з такими документами як скановані копії паперового документа так і електронні документи, оскільки під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій/пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги" (частина 3 стаття 12 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон)). Згідно з практикою АМКУ деякі замовники зустрічаються з проблемою перевірки електронних документів наданих учасником в складі тендерної пропозиції. Тому в цьому матеріалі  покроково розглянемо як перевірити електронні документи учасника.

Електронний документ та підпис

Коротко розглянемо визначення електронного документа та підпису

Згідно статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV від 22.05.2003 року (далі - Закон №851-IV) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Згідно пункту 15 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» №2155-VIII від  05.10.2017 (далі – Закон №2155-VIII)  електронний підпис - електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис.

Стаття 6 Закону №851-IV визначає, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

У разі створення електронного документа з використанням більш як одного електронного підпису та/або більш як однієї електронної печатки його створення завершується накладанням електронного підпису або електронної печатки останнім підписувачем чи створювачем електронної печатки відповідно до технології створення такого електронного документа.

Закон №2155-VIII виділяє наступні види електронних підписів:

• кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
• удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.

Відповідно до частини 5 статті 22 Закону замовникам забороняється вимагати від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги", тобто учасники при подачі електронного документа повинні накладати на такий документ електронний підпис.

Розглянемо, які формати підписів розрізняють. Згідно інформації на сайті Центрального засвідчувального органу розрізняють такі формати підпису:

• XAdES -  уніфікований е-підпис, що дозволяє підписувани е-дані будь-якого формату. Також зберігає е-підпис у форматі XML, окремо від е-даних або разом з ними. Підтримує паралельне та послідовне підписання одного або кількох е-документів.

• PAdES - уніфікований е-підпис, що дозволяє підписувати е-дані у форматі PDF завдяки програму забезпеченню для PDF-файлів. Не підтримує паралельне підписання е-даних;

• CAdES  - уніфікований е-підпис, що дозволяє підписувати е-дані будь-якого формату, а також зберігати е-дані та е-підпис окремими файлами. Для подальшої перевірки е-підпису CAdES знадобляться два файли: оригінальний (без підпису) та підписаний;

• ASIC - структурований контейнер, що дозволяє зберігати набір файлових об'єктів з пов'язаними е-підписами та/або е-позначками часу, що відповідає специфікації ZIP: ASiC-E дозволяє зберігати один або кілька файлових об'єктів з пов'язаними е-підписами та в подальшому додавати файлові об'єкти, файли е-підпису та е-позначки часу; ASiC-S дозволяє зберігати один файловий об'єкт з пов'язаним е-підписом та в подальшому додавати нові. Також дає можливість додавати файли для захисту е-позначок часу.

Відповідно до вище викладеної інформації електронним підписом можна підписувати електронні дані будь-якого формату, тобто будь-який формат електронного документу (doc, pdf, docx та інші). При цьому підписані електронні документи зберігаються відповідно до формату в таких розширеннях: xml, pdf, p7s, asice або asics.

Перевірити  електронний документ та підпис  можна на сайті Центрального засвідчувального органу за посиланням.

Покрокова інструкція з перевірки електронних документів тендерної пропозиції учасника

Розглянемо 2 способи перевірки електронного документа та підпису в залежності від їх вигляду:

• підпис міститься в одному файлі з даними (один файл-оригінал з розширенням);
• дані і підпис містяться в окремих файлах (один файл-оригінал, другий – файл-підпис з розширенням).

1. Підпис міститься в одному файлі з даними (один файл-оригінал з розширенням)

Знаходимо документи учасника та завантажуємо один файл на комп’ютер:

Далі заходимо на сайт Центрального засвідчувального органу за посиланням та обираємо перевірити підпис:

Наступним кроком завантажуємо або перетягуємо необхідний файл для перевірки:

Коли файл завантажився  натискаємо клавішу  «Перевірити»:

Як бачимо сервіс ідентифікував завантажений файл як файл з підписом. Після перевірки відображається наступна інформація:

З інформації, яка відображається можемо побачити, що файл успішно перевірений та всі дані цілі. За результатами здійсненої перевірки уповноважена особа може перевірити дані підписувача (прогорнувши файл нижче) та визначити яким електронним підписом підписаний електронний документ. А саме головне натиснувши клавішу «Зберегти» можна завантажити файл без підпису, який є файлом-оригінал з даними, на який був накладений електронний підпис та переглянути його.

2. Дані і підпис містяться в окремих файлах (один – файл-оригінал, другий  – файл-підпис з розширенням)

Знаходимо документи учасника та завантажуємо 2 файли (один – файл-оригінал, другий – файл підпис з розширенням), які мають ідентичну назву, на комп’ютер:

Наступним кроком переходимо на сайт Центрального засвідчувального органу за посиланням та обираємо перевірити підпис:

Далі завантажуємо або перетягуємо два файли (файл-оригінал та другий – файл-підпис з розширенням) для перевірки:

Коли файли завантажилися натискаємо клавішу «Перевірити»:

В даному випадку сервіс ідентифікував завантажені файли як файл з підписом та файл без підпису. Після перевірки повинна відобразитися наступна інформація, яка буде свідчити, що файл успішно перевірено та усі дані цілі:

За результатами здійсненої перевірки уповноважена особа може  перевірити дані підписувача (прогорнувши файл нижче) та визначити яким електронним підписом підписаний електронний документ. А також натиснувши клавішу «Зберегти» можна завантажити файл без підпису, який є файлом-оригіналом з даними, на який був накладений електронний підпис та переглянути його.

У випадку завантаження тільки одного файлу-підпису здійснити перевірку буде не можливо. В такій ситуації потребується файл-оригінал з даними:

При завантаженні файлів на перевірку необхідно врахувати таку специфіку як порядок завантаження файлів, яка заключається в тому, що можливо 2 варіанти завантаження  файлів:

• завантаження файлів разом;
• завантаження файлів окремо по черзі.

Якщо при першому варіанті завантаження файлів не вдається здійснити перевірку спробуйте другий варіант і навпаки.

У випадку, коли не вдається відкрити електронний документ жодним із способів та  варіантів рекомендуємо звернутися за допомогою до IT-фахівців, оскільки робота з електронними документами потребує спеціальних знань та вмінь.

Практика АМКУ

Розглянемо рішення органу оскарження, в якому замовник зіткнувся з проблемою перевірки електронних документів наданих учасником в складі тендерної пропозиції.

Рішення №7981-р/пк-пз від  06.05.2024, оголошення №  UA-2024-04-11-010535-a

Позиція скаржника: скаржник не погоджується з рішенням Замовника про відхилення його Пропозиції, у зв’язку з чим були розглянуті підстави відхилення Пропозиції Скаржника та встановлено наступне.

Відповідно до протоколу від 23.04.2024 №47 Пропозиція Скаржника була відхилена
з наступної підстави: "… Пунктом 1 Розділу 3 Тендерної пропозиції передбачено, що
Учасники процедури закупівлі подають тендерні пропозиції у формі електронного
документа чи скан-копій через електронну систему закупівель. Тендерна пропозиція
учасника має відповідати ряду вимог:

1. документи мають бути чіткими та розбірливими для читання;
2. якщо у складі тендерної пропозиції є хоча б один сканований документ, потрібно
   накласти удосконалений електронний підпис (УЕП) або кваліфікований електронний
   підпис (КЕП) на тендерну пропозицію;
3. якщо ж такі документи надано у формі електронного документа, УЕП або КЕП
   накладають на кожен електронний документ тендерної пропозиції окремо;
4. якщо ж пропозиція містить і скановані, і електронні документи, потрібно накласти
   УЕП або КЕП на тендерну пропозицію в цілому та на кожен електронний документ окремо.

Всі документи тендерної пропозиції подаються в електронному вигляді через
електронну систему закупівель (шляхом завантаження сканованих документів або електронних документів в електронну систему закупівель).

Учасником в електронній системі закупівель через електронний майданчик "zakupivli.pro" були розміщені виключно файли з підписом, тип: Підпис PKCS #7 (.p7s).
Зазначені файли не дають можливості розглянути тендерну пропозицію Учасника у
зв’язку з технічною неможливістю зчитати з них інформацію.

Враховуючи зазначене, тендерна пропозиція учасника ТОВ "ГЛОРІЯ-В" не відповідає технічній специфікації, встановленій у Додатку 2 до тендерної документації та не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу
першого частини третьої статті 22 Закону.

У зв’язку з цим,ВИРІШЕНО:

1. Відхилити тендерну пропозицію учасника ТОВ "ГЛОРІЯ-В" до закупівлі
"Металопластикові конструкції (вікна)" за кодом ДК 021:2015: 44220000-8 Столярні вироби (ідентифікатор закупівлі: UA-2024-04-11-010535-a) на підставі абзацу другого підпункту 2 пункту 44 Особливостей як таку, що не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації та на підставі абзацу п’ятого підпункту 2 пункту 44 Особливостей не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону".

Відповідно до протоколу розкриття щодо Пропозиції Скаржника зазначено, зокрема,
наступне: "не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета
закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 Особливостей;; не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону".

Скаржник зазначає, що завантажив всі документи Пропозиції у вигляді електронних
документів з накладенням удосконаленого електронного підпису на кожен документ. Таким чином, всі документи Пропозиції мають формат .p7s, що не суперечить умовам Документації. Для того, щоб відкрити вказані документи можна, як варіант, зайти на сайт
Центрального засвідчувального органу (https://czo.gov.ua/verify) та завантажити документ у форматі .p7s.

Натомість, Замовник чомусь вирішив, що Скаржник надав документи Пропозиції у форматі, що не зчитується, та безпідставно відхилив Скаржника.

Позиція замовника: замовник зазначає, що 22.04.2024 уповноваженою особою Замовника під час розгляду Пропозиції учасника ТОВ "Глорія-В" здійснювалась перевірка наданої інформації та документів Пропозиції ТОВ "Глорія-В", підписаних електронним підписом з роширенням p7s. з використанням сайту Центрального засвідчувального органу (https://czo.gov.ua/verify). За результатами розгляду було встановлено відсутність
можливості завантаження файлів пропозиції учасника ТОВ "Глорія-В" з використанням
сайту Центрального засвідчувального органу, що призвело до неможливості переглянути
файл (оригінал документу) та перевірити електронний підпис, що міститься в одному файлі з оригіналом.

Крім того, іншою уповноваженою особою Замовника проведено аналогічні дії та
також було встановлено відсутність можливості завантаження файлів пропозиції учасника, що призвело до неможливості переглянути файл (оригінал документу) та перевірити електронний підпис, що міститься в одному файлі з оригіналом.

Позиція колегії: у складі Пропозиції Скаржника містяться файли, які доступні до перегляду, зокрема:

• файл " ДК158ГлоріяВ.pdf. p7s";
• файл "Довідка КЕП та підпис.docx. p7s";
• файл "Зайцева Паспорт.pdf.p7s";
• файл "Лист відгук Олімпійський.pdf.p7s";
• файл "ЗВІТ СУЯ СЕУ ГЛОРІЯ В.PDF.p7s";
• файл "Висновок армування.jpg.p7s";
• файл "ПДВ Витяг ТОВ 09,2023.PDF.p7s";
• файл "Довідка опис.docx.p7s";
• файл "Глорія В 14001.PDF.p7s";
• файл "Статут ТОВ ГЛОРІЯ-В 2023.pdf.p7s";
• файл "Склопакети клеєні будівельного призначення до 11.03.2025.zip.p7s";
• файл "Довідка МТБ.docx.p7s";
• файл "Довідка п 47.docx.p7s";
• файл "Hihienichnyi_vusnovok_na_profil Miroplast_WDS.pdf.p7s";
• файл "Протокол №1 на призначення директора.pdf.p7s";
• файл "Техзавдання.docx.p7s";
• файл "Договір акт Олімпійський аналогічний.pdf.p7s";
• файл "Висновок армування 2.jpg.p7s";
• файл "Довідка не рф.docx.p7s";
• файл "Вискновок СЕС Аксор Комфорт.pdf.p7s";
• файл "Протокол Аксор_2023.pdf.p7s";
• файл "ЗВІТ.zip.p7s";
• файл "13:3145001.pdf.p7s";
• файл "Ліцензія ТОВ ГЛОРІЯ-В.pdf.p7s";
• файл "Відомості ЄДРПОУ.pdf.p7s";
• файл "Витяг ЄДР.pdf.p7s";
• файл "ЗВІТ 45001.pdf.p7s";
• файл "Цінова_2.docx.p7s";
• файл "Сертифікат корупція.jpg.p7s";
• файл "Глорія В 9001-2015.PDF.p7s";
• файл "Довідка досвід.docx.p7s";
• файл "висновок.pdf.p7s";
• файл "серт Axor (К-3) 001.jpg.p7s";
• файл "Гарантійний загальний.docx.p7s";
• файл "Глорія В 9001-2018.PDF.p7s";
• файл " Наказ на призначення директора.pdf.p7s";
• файл "Код директор.pdf.p7s";
• файл "Проєкт договору.docx.p7s";
• файл "Виписка з ЄДР чинний.pdf.p7s";
• файл "Опис до Статуту 2023.pdf.p7s";
• файл "Склопакети клеєні .pdf.p7s";
• "sign. p7s";

Слід зазначити, що на веб-порталі Центрального засвідчувального органу передбачена можливість збереження підписаних файлів у форматах pdf, docx, jpg.

За таких умов, надані в складі Пропозиції Скаржника документи доступні до перегляду.

Крім того, Замовник не зазначає, в чому саме полягають невідповідності в наведених вище документах вимогам Документації.

Замовник не довів, яким чином оформлення Пропозиції в наведений вище спосіб впливає на зміст Пропозиції.

Підсумки

Задля уникнення оскаржень та неправомірного відхилення учасника, як бачимо з вище розглянутого рішення органу оскарження, пропонуємо детально ознайомитися з розробленою покроковою інструкцією з перевірки електронних документів тендерної пропозиції. У випадку, якщо самостійно не вдається  здійснити перевірку рекомендуємо звернутися до IT-фахівців, які зможуть надати кваліфіковану допомогу.