Як діяти замовнику у разі помилкового звітування про активні договори?

Однією з обов’язкових вимог законодавства у сфері публічних закупівель є звітування про виконання договорів про закупівлю. При звітуванні важливо чітко визначати події після яких починається відрахунок строку для публікації звіту, щоб не допустити порушення вимог законодавства. Проте ситуації трапляються різні, але завжди важливо знайти найменш ризиковий вихід з них. 

Законодавчий обов'язок замовника звітувати

Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов'язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону. Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається.

З урахуванням змін до Особливостей, звітувати про виконання договору про закупівлю на підставі пункту 4 Особливостей замовники повинні у випадку, укладення договорів на підставі пункту 10 Особливостей та за результатами проведення наступних видів закупівель:

• відкриті торги;
• запит ціни пропозицій шляхом використання електронного каталогу;
• договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи згідно з пунктом 13 Особливостей (укладений до 25.02.2023).

Натомість публікувати звіт про виконаний договір при здійсненні закупівель на підставі пунктів 11, 11-1, та 13 (укладені з 25.02.2023) Особливостей замовники не зобов’язані.

Які строки звітування про виконання договору про закупівлю?

Пункт 12 частини 1 статті 10 Закону, до якого направляє норма абзацу 1 пункту 4 Особливостей визначає, що звіт про виконання договору про закупівлю публікується замовником протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

З огляду на дану норму, в замовника наявний обов’язок щодо звітування протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох наступних подій:

• виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами;
• його розірвання.

При цьому, обчислювати зазначені строки замовники повинні з огляду на приписи Цивільного та Господарського кодексів України.

Так, згідно з частиною 1 статті 631 Цивільного кодексу України строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої зобов’язання відповідно до договору.

Чи є порушенням передчасне оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю ?

Так. Відповідно до статті 164-14 КУпАП неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі (в тому числі це і звіт про укладений договір про закупівлю), тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника в розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Але є один позитивний момент, моніторинг щодо такої закупівлі вже не розпочнеться. ДАСУ може проводити моніторинг закупівлі тільки до закінчення дії договору / договору про закупівлю. Відповідно після оприлюднення звіту про виконаний договір аудитори в договорах / договорах про закупівлю не зможуть здійснювати моніторинг. Проте, встановити таке порушення, відповідно притягнути до відповідальності ДАСУ може  у разі проведення перевірки закупівлі, ревізії чи аудиту.

Які дії замовника у разі оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю щодо діючого договору?

Основна проблема полягає в тому, що звіт про виконання договору про закупівлю є завершальною дією, яку замовник може технічно виконати в електронній системі. Звітуючи замовник буквально “закриває” закупівлю.

Тож, перш за все у разі якщо уповноваженою особою допущена механічна / технічна помилка, таку помилку варто зафіксувати шляхом оформлення протоколу про механічну / технічну помилки. Проте, протокол про допущення механічної / технічної помилки не може бути внесений до електронної системи, тому такий протокол має зберігатися в уповноваженої особи.

Крім того, рекомендуємо замовнику звернутися письмово із запитом у довільній формі до свого електронного майданчика щодо (не)можливості скасування (анулювання) звіту про виконання договору про закупівлю та вчинення будь-яких дій після звітування про закупівлю. 

При цьому, замовник має розуміти, що складення протоколу це всього лише фіксація ситуації та малоймовірно буде прийнято перевіряючими органами як виправлення допущеного порушення. Більше того, далі необхідно приймати практичні рішення щодо закупівлі. Зокрема, основна проблема помилково звітування є неможливість оприлюднення змін до істотних умов договору про закупівлю в електронній системі. Разом з тим, якщо замовник не планує внесення змін до істотних договору про закупівлю, то може далі працювати за  договором. 

Негативні наслідки, якщо замовник вносить зміни до істотних умов договору у “завершеній” закупівлі

Допущення адміністративного порушення

Пунктом 19 Особливостей визначено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.

Повідомлення про внесення змін має містити інформацію, яка визначена пунктом 20 Особливостей, та оприлюднюється протягом 3 робочих днів з дня внесення змін разом із самою додатковою угодою.

Згідно з пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, зокрема, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Як ми вже з'ясували, замовник не має технічної можливості оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та саму додаткову угоду. 

Чи звільняє такий факт замовника від адміністративної відповідальності? Ні. 

Відповідно до стаття 164-14 КУпАП неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника в розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Приведення бюджетних зобов'язань у відповідність до фактично використаних сум

Відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами. 

Згідно з пунктом 2.9 Порядку № 309 у разі змін умов бюджетних зобов’язань (додаткові договори, розірвання договору тощо) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 7 робочих днів з дати їх виникнення подати до органів Казначейства Реєстр та / або Реєстр фінансових зобов’язань і відповідні підтвердні документи щодо уточнення реквізитів та показників таких бюджетних зобов’язань. 

Отже, якщо при реєстрації, наприклад, фінансових бюджетних зобов’язань працівник Казначейства виявив, що умови у поданих підтвердних документах (наприклад, ціна або обсяг закупівлі, сума договору, терміни постачання, дії договору, умови оплати тощо) відрізняються від тих, за якими бюджетні зобов’язання були зареєстровані спочатку, то казначей може вимагати від замовника підтвердження таких змін (зокрема, додаткову угоду). 

Повноваження для органів Казначейства щодо перевірки оприлюднення додаткових угод в ЕСЗ законодавством чітко не визначено, але ж якщо це важливі для бюджетного зобов’язання зміни і законодавством передбачено їх оприлюднення, то казначей може перевіряти їх наявність в ЕСЗ.

Найбільш безпечний варіант у разі помилкового звітування про договір про закупівлю та за необхідності внесення змін до істотних умов договору - розірвати такий договір та на обсяг, який не використаний, але потреба в якому залишається, проводити нову закупівлю, у порядку передбаченому Особливостями. 

Врахуйте, що лише факт помилкового звітування не є документальним обґрунтуванням наявності додаткової чи нагальної потреби. Тому визначати вид закупівлі замовник повинен враховуючи вартісні межі предмета закупівлі, визначені у пунктах 10 та 11 Особливостей.