Як бути замовнику, коли на майданчику немає можливості опублікувати рішення при закупівлі через електронний каталог?

Немала кількість замовників здійснюють закупівлю товарів шляхом застосування електронного каталогу через запит пропозицій постачальників. Такий вид закупівлі може застосуватися замовником як для проведення «допорогових» закупівель, та і як альтернатива відкритим торгам, та як обов’язок, виключно у разі, якщо замовник є закладом охорони здоров’я або структурним підрозділом з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій та здійснюєте закупівлю лікарських засобів та медичних виробів за переліком згідно з додатком до Особливостей, вартість яких становить або перевищує 50 тис. грн.

Із 01.09.2023 до порядку проведення запиту пропозицій постачальників були внесенні зміни. І, як буває на практиці змінені норми уже набрали чинність, начебто окремі положення порядку, який регулює проведення закупівлі передбачають прийняття певних рішень під час проведення закупівлі, але є ще одна сторона, а це технічні налаштування майданчика через який замовники проводять закупівлі, і ось тут не все так гладко. Наразі технічні налаштування майданчиків мають певні відмінності один від одного і в деяких випадках не всі мають технічну реалізацію та можливості для виконання вимог встановлених законодавцем. Тому, у даному матеріалі проаналізуємо законодавчі норми, які визначають обов’язок замовника приймати рішень та в подальшому їх опублікувати в електронній системі закупівель під час проведення закупівлі товарів через електронний каталог, з’ясуємо, які технічні недоліки є на майданчиках, та запропонуємо можливий алгоритм дій замовника для вирішення ситуацій.    

Які рішення приймаються замовником  під час проведення електронного каталогу шляхом застосування запиту пропозицій постачальників та які мають оприлюднюватися в електронній системі закупівель?

Можливість проведення замовниками закупівлі шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару передбачені пунктами 10, 11, 11-1 та 12 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості). Згідно зазначених пунктів закупівлі через електронний каталог проводяться відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 (надалі – Порядок 822), з урахуванням положень, визначених цими особливостями.

Так, положення Порядку 822 (зі змінами) визначений єдиний спосіб здійснення закупівлі через електронний каталог - запит пропозицій постачальників, адже пунктом 56 Порядку 822 встановлено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників.

Так, відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього (абзац 2 частини 1 статті 4 Закону).

Тобто, перше рішення, яке приймається замовником для здійснення закупівлі через електронний каталог це рішення уповноваженої (відповідальної) особи про включення закупівлі до річного плану закупівлі шляхом затвердження річного плану закупівлі або змін до нього. Річний план або зміни до нього опубліковуються в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дати прийняття рішення. Як показує практика у замовника не виникають проблеми з оприлюдненням в електронній системі закупівель річного плану або змін до нього.

Які ж ще рішення приймаються замовником? Порядок 822 у пункті 64 на етапі кваліфікації переможця відбору запиту пропозицій постачальників встановив положення, згідно яких замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1) не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку;

2) письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;

3) пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення.

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.

У разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.

Також пунктом 65 Порядку 822 передбачено, що замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі:

1) відсутності подальшої потреби в закупівлі;

2) скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;

3) якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни.

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.

Тобто, наступні рішення, враховуючи наведенні норми Порядку 822 приймаються уповноваженою (відповідальною) особою:

• про відхилення пропозиції переможця відбору,
• відміни запиту пропозицій постачальників.

Дані рішення замовник зобов’язаний оприлюднити в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. Окремо варто зазначити, що відповідно до частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. Тож замовник має оприлюднити рішення у вигляді протоколу уповноваженої особи.

Але, одне із рішень замовника враховуючи технічні налаштування певних майданчиків у замовника немає можливості оприлюднити в електронній системі закупівель, а яке це рішення з’ясуємо далі у матеріалі.

Технічні недоліки майданчиків щодо оприлюднення рішень замовника під час проведення запиту ціни постачальників через використання електронного каталогу.

Згідно інформації, а саме Інструкції «Як опублікувати запит пропозицій» розміщеної на сайті одного із майданчиків наведений покроковий алгоритм проведення запиту пропозицій постачальників та відповідно до якої на етапі кваліфікації переможця відбору рішення про відхиляння пропозицію переможця відбору запиту пропозиції постачальників замовник оприлюднити немає можливості, до прикладу скрін. копія із інструкції.

Тобто, замовник на етапі кваліфікації переможця відбору у разі наявності однієї із підстав, які визначені у пункті 64 Порядку 822 відхиляє переможця відбору запиту пропозицій постачальників приймаючи рішення уповноваженої (відповідальної) особи, то у замовника немає технічної можливості виконати вимоги зазначеного пункту Порядку 822 щодо оприлюднення протягом 1 робочого дня рішення про відхилення переможця відбору запиту пропозицій постачальника.

Звичайно, що багато хто із замовників, може залишити таку неможливість поза увагою, так як це все ж таки технічні налаштування майданчиків і невиконання вимог Порядку 822 не залежить від замовників. Але така думка є хибною, тому що оприлюднення рішень замовників, які пов’язанні із проведенням закупівлі, це є інформація, яка підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель. Відповідно до статті 164 -14 Кодексу України про адміністративні правопорушення «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі» кваліфікується як порушення законодавства про закупівлі, а відтак і підлягає до притягнення особи до адміністративної відповідальності та накладання штрафних санкцій у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 грн.).   

Які дії може вчинити уповноважена (відповідальна) особа для захисту себе від притягнення до адміністративної відповідальності? Звичайно, що вихід є і уповноважена (відповідальна) особа має не забувати, що остання має вжити всіх можливих дій для виконання вимог Порядку 822, а які це дії зараз спробуємо розібратися.

Алгоритм дій замовника у разі відсутності технічної можливості оприлюднити в електронній системі закупівель рішення відхилення переможця відбору запиту пропозицій постачальників

І так, у разі якщо у замовника є підстави визначенні у пункті 64 Порядку 822 - останній приймає рішення про відхилення переможця відбору та готує протокол уповноваженої (відповідальної) особи. Також, замовнику таке рішення потрібно відобразити у електронній системі закупівель шляхом внесення інформації, до прикладу.

Та у разі, якщо замоник немає технічної можливості прикріпити протокол, тобто оприлюднити рішення про відхилення переможця відбору, то в такому випадку замонику в графі «опис причин» варто вказати підставу відхилення та зробити посилання на протокольне рішення №___ від ___ 202_р. уповноваженої (відповідальної) особи та зазничити, що «у зв’язку з технічними налаштуваннями майданчика у замоника відсутня технічна можливість прикріпити файл із рішенням замовника про відхилення переможця відбору запиту пропозицій постачальника _________ (вказати постачальника якого дискваліфікує замовник) та оприлюднити рішення в електронній системі закупівель протягом строку визначеного Порядком 822».  

Які далі дії слід виконати уповноваженій (відповідальній) особі?

Дія №1. Скопіювати екран (зробити скіншот.) на якому відображена інформація про те, що на майданчику технічно не реалізована можливість прикріпити файл з рішення про відхилення переможця відбору.

Дія №2. Звернутися до майданчика, щоб повідомити про виявленні недоліки та отримати документальне підтвердження. Таке звернення має бути обов’язково письмове на офіційну електронну адресу. У повідомленні варто вказати, що на виконання вимог пункту 64 Порядку 822, яким визначено, що у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. У зв’язку з технічними налаштуваннями майданчика _____ (вказати назву майданчику) відсутня  можливість виконати вимогу пункту 64 Порядку 822, що підтверджується скріншотом з екрану (обов’язково вставити скрін з екрану),тому з метою недопущення порушення законодавства про закупівлі, а саме в частині  «неоприлюднення інформації про закупівлі» звертаємося з вимогою про приведення технічних налаштувань майданчику у відповідність до Порядку 822 та надання підтвердження відсутності такої технічної можливості.

Але як завжди є багато нюансів. Згідно інформації отриманої від одного із майданчиків, на жаль, але довідку окремі майданчики не надають і при зверненні замовників по описаному вище питанню з вимогою про приведення технічних налаштувань у відповідність до Порядку 822 отримують наступну відповідь, до прикладу.

Дія №3. Підготувати письмове звернення до ДП «Прозоро». Що має бути у такому в такому листі? Опис ситуації  із посиланням на вимоги пункту 64 Порядку 822, посиланням на скрін з екрану та інформацією про неможливість виконання вимог Порядку 822 у зв’язку із технічними налаштуваннями майданчика. Також, слід зазначити, що згідно з інформацією отриманої від ____ (вказати назву майданчика) про відсутність можливості завантажувати рішення про відхилення переможця відбору пов’язана із технічними завданнями ДП «Прозоро», а відтак звертаєтесь із проханням вжити необхідні дії задля можливості виконання вимог пункту 64 Порядку 822 та недопущення порушень законодавства про закупівлі зі сторони замовників, а також підтвердження відповідного технічного завдання від ДП «Прозорро».

Підсумки

На сьогоднішній день, дійсно на окремих майданчиках відсутня технічна можливість оприлюднити рішення про відхилення переможця відбору запиту пропозицій постачальників і єдиний спосіб який є у замовника це робити скрін з екрану, письмово звертатися до майданчика та ДП «Прозоро» задля подальшого захисту себе під час перевірки або моніторингу закупівлі.

Тому, рекомендуємо замовникам зберігати всю переписку навіть якщо така переписка здійснюється через електронне листування (можна також робити скіншот із електронної відповіді) та у разі проведення моніторингу закупівлі та виявлення перевіряючими порушення, яке описане у даному матеріалі надавати їх як документи, які будуть спростовувати порушення замовника та підтверджувати вжиття останнім всіх можливих дій для виконання вимог пункту 64 Порядку 822.