Взаємодія з внутрішнім замовником в частині закупівель за виключеннями

Здійснення закупівель за виключеннями, які наведені у пункту 13 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (зі змінами) (далі – Особливості) для замовника є справою не легкою і потребує зусиль не лише уповноваженої / відповідальної особи, а й інших працівників замовника, які мають взаємодіяти між собою. Можна припустити, що законодавець визначив, що задля здійснення закупівель за виключеннями уповноваженій / відповідальній особі потрібно виконати лише дві дії, а це внести закупівлю до річного плану закупівель та оприлюднити звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель разом з договором про закупівлю, усіма додатками до нього та обґрунтуванням.

Але замовник має зрозуміти, які документи або додаткові дії має вчити і на якому етапі закупівлі. Звичайно, в залежності від підстави, яку обрає замовник взаємодія з іншими структурними підрозділами вкрай необхідна, так як випадків є аж дев’ятнадцять, які суттєво різняться один від одного, а відтак уповноважена / відповідальна особа може і не мати необхідної інформації та / або документів задля проведення закупівлі. Тому, у даному матеріалі розглянемо етапи проведення закупівель за виключеннями та з’ясуємо на якому чи яких етапах може уповноважена / відповідальна особа взаємодіяти із внутрішнім замовником.

Етапи проведення закупівель за виключеннями передбачених пунктом 13 Особливостей

Етапи проведення закупівель товарів, робіт та послуг за виключеннями, визначеними у пункті 13 Особливостях, дуже схожі до етапів здійснення закупівель без використання електронної системи закупівель, так званих «допорогових» закупівель.

Тому, і нагадаємо етапи проведення закупівель і водночас зрозуміємо як та коли має взаємодіяти уповноважена / відповідальна особа із внутрішнім замовником під час здійснення закупівель за виключеннями.

Із наведеної схеми етапів проведення закупівлм за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей, вбачається, що взаємодія із внутіршнім замовником з уповноваженою / відповідальною особою має відбувати фактично на всіх етапах закупівлі окрім оприлюднення річного плану закупівель замовника або змін до нього та оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель договору про закупівлю та додатків до нього, а також обґрунтування застосування підстави відповідно до пункту 13 Особливостей.

Як та коли може взаємодіяти уповноважена / відповідальна особа із внутрішнім замовником, враховуючи підстави та кожний етап здійснення закупівлі за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей?

Аналізуючи етапи закупівлі стає зрозуміло, що уповноважена / відповідальна особа може та має взаємодіяти із внутрішнім замовником хоча і не на всіх етапах, але водночас на основних таких як визначення:

• можливості застосування виключення, визначеного пунктом 13 Особливостей та підготовка обгартування підстави для здійснення закупівлі;
• постачальника товару / надавача послуги / виконавця робіт (при цьому в залежності від підстави, яка застосовується замовником до взаємодії включається аналіз ринку, пошук постачальника / виконавця робіт / надавача послуг та перевірка такого суб’єкту на предмет заборон, які визначенні Особливостями).

Останнім етапом де може бути, як задіяний, так і не задіяний, внутрішній замовник, це укладання договору про закупівлю, на даному етапі також все залежить від порядку укладання договорів про закупівлю у замовника, до прикладу.

Приклад: У замовника розроблене та введене в дію положення про порядок укладання договорів про закупівлю. У відповідності до порядку укладання, реєстрація, зберігання договору про закупівлю покладено на відділ матеріально-технічного забезпечення. При цьому, положенням затвердженні шаблони договорів: поставки, підряду та надання послуг. А відтак, договір про закупівлю укладається за затвердженими шаблонами на підставі протоколу уповноваженої / відповідальної особи у разі здійснення закупівлі товару, роботи чи послуги без використання електронної системи закупівель. Тобто, у відповідності до порядку за укладання договорів про закупівлю відповідальним є відділ матеріально-технічного забезпечення, а уповноважена / відповідальна особи відповідає за проведення самої закупівлі.

Визначення підстав здійснення закупівлі передбачених пунктом 13 Особливостей та підготовка документів, які надають право здійснити таку закупівлю

Що важливо на даному етапі?

Співпраця, як уповноваженої / відповідальної особи  з внутрішнім замовником. Тому, що є підстави які наведенні у пункті 13 Особливостей, які не потребують надання допомоги, а є які навпаки майже повністю залежать від документів та інформації, яку може надати внутрішній замовник, розберемо на прикладах.

Приклад 1. Непотрібна допомога на етапі документального оформлення застосування підстави. Уповноваженою особою було оголошено відкриті торги, які не відбулися у зв’язку з неподанням жодного тендерної пропозиції. У такому випадку у замовника з’являється право укласти «прямий» договір про закупівлю з підстав визначених підпунктом 6 пункту 13 Особливостей. Зазначена підстава передбачає, що придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли: відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом.

При цьому предмет закупівлі, його технічні, кількісні та якісні характеристики, проект договору про закупівлю, а також вимоги до суб'єкта, з яким укладається договір про закупівлю, не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації (крім вимог, визначених пунктом 47 цих особливостей), та сума договору про закупівлю не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено через відсутність достатньої кількості учасників процедури закупівлі (учасника процедури закупівлі), з урахуванням прийнятного відсотка перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, якщо такий прийнятний відсоток був зазначений у тендерній документації.

Тобто, аналізуючи зміст підстави вбачається, що фактично уповноваженій / відповідальній особі потрібно завантажити звіт про відміну відкритих торгів, який автоматично формується електронною системою закупівель та буде підставою для застосування виключення наведеного у підпункті 6 пункті 13 Особливостей. Також усі необхідні дані, а саме: обсяг, очікувана вартість, технічні та якісні характеристики предмету закупівлі та проєкт договору про закупівлю в уповноваженої / відповідальної особи вже є.

Приклад 2. Допомога внутрішнього замовника потрібна. Здійснення закупівлі за виключенням передбаченим пунктом 4 пункту 13 Особливостей, а саме: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв'язку з виникненням об'єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.Тобто, для здійснення закупівлі уповноважена особа має мати документи, які підтверджують нагальність потреби у здійсненні закупівлі у зв'язку з виникненням об'єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу. Що це може бути? Сталася аварійна ситуація на об’єкті замовника, яка призвела до того, що такий об’єкт не може використовуватися останнім, і не проведення негайних ремонтних робіт приведе до руйнування та неможливості перебувати у такому об’єктів працівників замовника. У такому випадку, складаються відповідні акти та інші документи, які обґрунтовують об’єктивність обставин та негайність у закупівлі робіт з капітального ремонту об’єкта замовника.

Обґрунтування застосування підстави, визначеної пунктом 13 Особливостей також буде залежати від самої підстави, відповідно й для цього етапу може виникнути необхідність залучення внутрішнього замовника.

Визначення постачальника товару / надавача послуги / виконавця робіт

(при цьому в залежності від підстави, яка застосовується замовником до взаємодії включається аналіз ринку, пошук постачальника / виконавця / надавача та перевірка такого суб’єкту на предмет заборон, які визначенні Особливостями).

На даному етапі, взаємодія з внутрішнім замовником буде залежати від обраної замовником підстави, про це ми уже згадували та наводили приклади у даному матеріалі. Але в більшості випадків така взаємодія  між уповноваженою / відповідальною особою з внутрішнім замовником  потрібна, за умови, що положенням про уповноважену особу не визначено інше, в частині:

• аналізу ринку, пошук потенційного постачальника / надавача послуг / виконавця робіт та відбір такого постачальника / надавача послуг / виконавця робіт. Чому потрібна така взаємодія? Закупівлі здійснюються замовником за різними предметами: товари, роботи чи послуги, і досить логічним є те, що уповноважена / відповідальна особа може не володіти повною інформацією про технічні, якісні  характеристики предмету закупівлі, терміни поставки або виконання робіт чи надання послуг, інформацію про ринок постачальників / виконавців робіт / надавачів послуг тощо;
• перевірки постачальника / надавача послуг / виконавця робіт на предмет заборон визначених у Особливостях та інших нормативно-правових документах. Враховуючи, що аналіз, пошук та відбір здійснюється безпосередньо відповідальним працівником структурного підрозділу, який також направляє запит та отримує інформацію та документи, то логічно, що необхідні документи, які підтверджують відсутність заборон визначених у абзацах 2 та 3 пункту 2 Постанови Кабміну № 1178 від 12.10.2022 та статтею 13 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» має отримуватися та перевірятися відповідальною особою структурного підрозділу. 

Підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що внутрішня взаємодія уповноваженої / відповідальної особи з внутрішнім замовником вкрай необхідна, тому замість підсумків надаємо замовнику рекомендації, яким чином можна врегулювати питання взаємодії уповноваженої / відповідальної особи із іншими структурними підрозділами замовника у разі здійснення закупівель по виключеннях наведених у пункті 13 Особливостей:

1. визначити відповідальних осіб структурних підрозділів, які будуть здійснювати: визначення планових та непланових потреби у закупівлі товарів, робіт та послуг, аналіз, пошук та відбір постачальника / надавача послуг / виконавця робіт (за необхідності);
2. передбачити у розпорядчому документі обов’язковість надання задля проведення закупівлі документів, які підтверджують можливість та право замовника здійснити закупівлю по виключеннях наведених у пункті 13 Особливостей.
3. чітко прописати, яким чином здійснюється аналіз та пошук постачальника / надавача послуг / виконавця робіт;
4. визначити документи та розробити зразки таких документів, які направляються відповідальними особами потенційним постачальникам / надавачам послуг / виконавцям робіт на підтвердження проведення аналізу та пошуку таких постачальників / надавачів послуг / виконавців робіт;
5. прописати, які документи потрібно отримати від постачальників / надавачів послуг / виконавців робіт для перевірки таких постачальника / надавача послуг / виконавця робіт на предмет заборон визначених у Особливостях та інших нормативно – правових документах;
6. за якими критеріями та на підставі яких документів здійснюється відбір постачальника / надавача послуг / виконавця робіт (за найбільш економічно вигідною ціною тощо);
7. прописати порядок укладання договору про закупівлю (за умови його відсутності);
8. визначити перелік, порядок та строки передачі документів для уповноважених осіб, які оформленні відповідальними особами структурного підрозділу замовника;
9. у разі якщо замовник є розпорядником бюджетних коштів (головним чи розпорядником нижчого рівня) додатково передбачити підготовку обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (на виконання вимог постанови Кабміну № 710 від 11.10.2016 року «Про ефективне використання бюджетних коштів» (зі змінами));
10. зазначений алгоритм дій оформити у вигляді наказу / положення або іншого розпорядчого документу замовника, з яким ознайомити всіх відповідальних осіб, які задіяні у взаємодії із уповноваженою / відповідальною особою.