В яких випадках замовнику варто надавати пояснення з власної ініціативи під час моніторингу

Відповідно до пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі». 

Згідно частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель. 

Отож, у відповідності до наведених норм державна аудиторська служба України (далі - ДАСУ) під час проведення моніторингу процедури закупівель може запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності. 

І відповідно замовники, на виконання приписів зазначеної норми, зобов’язані протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту надати відповідні пояснення. 

Водночас абзацом 2 частини 5 статті 8 Закону передбачено, що замовник у межах строку здійснення моніторингу процедури закупівлі має право з власної ініціативи надавати пояснення щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.  

При цьому, в яких саме випадках замовник повинен надавати пояснення норми Закону не визначають. Тому далі розглянемо деякі приклади випадків, коли замовнику потрібно надавати пояснення з власної ініціативи. 

Під час надання пояснень на запит ДАСУ замовником помилково не надано повну відповідь щодо всіх питань 

Як уже зазначалось, частина 5 статті 8 Закону зобов’язує замовників протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту надати пояснення щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності. 

Відповідно замовники, на виконання приписів зазначеної норми, повинні протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень надати відповідні пояснення. 

До прикладу, органи ДАСУ досить часто запитують інформацію щодо того, яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість. 

Однак іноді замовники надаючи відповідь на запит ДАСУ помилково надають відповідь не у повному обсязі.  Так, надаючи відповідь на запит щодо здійснення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікуваної вартості, замовники можуть надати відповідь лише щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, однак не надати інформації щодо визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. 

І відповідно, в такому випадку на виконання абзацу 2 частини 5 статті 8 Закону, замовники можуть та повинні  надати додаткові пояснення, які не були надані в попередній відповіді.  

Замовником не додано документів при наданні відповіді на запит 

Частина 5 статті 8 Закону передбачає, що замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель. 

Тобто даною нормою визначено, що замовник повинен у відповідь на запит ДАСУ, у певних випадках, з огляду на запит, надати певну інформацію та документи, задля відстоювання своєї позиції при здійсненні моніторингу. 

Проте, трапляються випадки, в яких замовники надаючи відповідь на запит ДАСУ не завантажують в електронну систему закупівель документів, які вимагалися в запиті. 

Приміром, при здійсненні закупівлі на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей замовники зобов’язані витребувати в контрагента, з яким укладатиметься договір, значного переліку документів, який вимагався в тендерній документації при проведенні відкритих торгів, які не відбулися. 

І тому аудитори, досить часто при здійсненні моніторингу, запитують інформацію щодо підтвердження тих чи інших вимог тендерної документації.  

Відповідно замовники в силу значного обсягу документів, які повинен надати контрагент для укладення договору про закупівлю, можуть помилково не завантажити певний документ, який вимагався аудиторами на підтвердження певних вимог тендерної документації. 

Водночас у відповідності до абзацу 2 частини 5 статті 8 Закону, замовникам варто дозавантажити документи, щоб виконати вимоги запиту органу ДАСУ. 

Отримано додаткові документи від переможця / контрагента, з яким укладено договір про закупівлю або з інших джерел 

Як уже зазначалося, при наданні відповіді на запит ДАСУ замовники повинні надати відповідні пояснення, серед яких досить часто, потрібно надати певні документи. 

При цьому, при отриманні запиту від аудиторів щодо надання пояснень та на момент надання відповіді  в замовника можуть бути відсутні документи, які аудитори вимагають при зверненні. Припустимо, такими документами можуть бути документи від контрагента, з яким укладено договір, зокрема на підставі пункту 13 Особливостей.  

Або ж трапляються ситуації, при яких замовники на виконання приписів пункту 42 Особливостей звертаються до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції задля з’ясування (не)достовірності інформації наданої учасником / переможцем в складі тендерної пропозиції та не отримують вчасно відповідь. 

І тому замовнику, щоб виконати вимоги частини 5 статті 8 Закону необхідно звернутися до переможця /контрагента / певних органів, щоб витребувати такі документи та задля відстоювання своєї позиції при здійсненні моніторингу, варто завантажити такі документи у якості надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності з власної ініціативи згідно абзацу 2 частини 5 статті 8 Закону. 

Підсумки 

1. Відповідно до абзацу 2 частини 5 статті 8 Закону замовник у межах строку здійснення моніторингу процедури закупівлі має право з власної ініціативи надавати пояснення щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.  

2. Законодавство не визначає випадків, у яких замовник може надавати такі пояснення. Тому надавати пояснення з власної замовник може, приміром, в наступних випадках: 

• під час надання пояснень на запит ДАСУ замовником помилково не надано повну відповідь щодо всіх питань; 
• замовником не додано документів при наданні відповіді на запит; 
• замовником після наданні відповіді на звернення ДАСУ отримано додаткові документи від переможця /контрагента або з інших джерел.