Типові порушення в частині подання в складі ТП документів, на підтвердження права підпису тендерної пропозиції та договору про закупівлю від представника ДАСУ

Учасники подаючи тендерну пропозицію повинні надати документи, які підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю у разі, якщо замовник не може перевірити таку інформацію самостійно. Зокрема, якщо учасником є юридична особа, то замовники, як правило, вимагають наступні документи:#nbsp;#nbsp;

• наказ про призначення керівника підприємства на посаду;
• протокол зборів засновників / виписка з протоколу зборів засновників з рішенням про призначення керівника;
• довіреність на право підпису документів, засвідчення копій документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю (у випадку підписання документів, засвідчення копій документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю не керівником підприємства, а іншою особою);
• статут або інший установчий документ із змінами (у разі їх наявності);
• паспорт особи (переважно вимагають від фізичних осіб).

У разі ненадання таких документів учасником в складі тендерної пропозиції замовники мають скористатись нормою «24 години», оскільки учасник в такому випадку не підтверджує права підпису тендерної пропозиції та / або договору про закупівлю.

Але замовникам не варто нехтувати частиною 5 статті 17 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), якою передбачено, що замовник не вимагає документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та / або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель та частини 4 статті 22 Закону, якою визначено, що тендерна документація не повинна містити вимог щодо документального підтвердження інформації про відповідність вимогам тендерної документації, якщо така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та / або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Сьогодні ж розглянемо практику моніторингу щодо подання в складі тендерної пропозиції таких документів, при якій Державна аудиторська служба України (далі – ДАСУ) встановлювала порушення.

Приклад 1. Не подання документів, на підтвердження права підпису тендерної пропозиції та договору про закупівлю

Моніторинг № UA-M-2022-06-01-000012 , оголошення № UA-2022-02-02-000343-c

Витяг з висновку за результатами моніторингу: моніторингом установлено, що відповідно до частини 1 розділу 3 тендерної документації замовника, тендерна пропозиція повинна містити документи, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю. При цьому, у складі тендерної пропозиції ФОП «Г» міститься довідка від 15.02.2022 № 23, в якій зазначено, що на підтвердження права підпису тендерної пропозиції та договору про закупівлю додаються виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань, копії паспорту та ідентифікаційного коду учасника. Однак, у складі тендерної пропозиції ФОП «Г» зазначені документи відсутні, що не відповідає вимогам частини 1 розділу 3 тендерної документації замовника відносно підтвердження повноважень щодо підпису документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю.

Приклад 2. Не надання згоди на вчинення правочину, який перевищує 50 відсотків вартості чистих активів товариства загальними зборами ТОВ

Моніторинг№ UA-M-2022-05-31-000020, оголошення № UA-2022-02-16-013116-b

Витяг з висновку за результатами моніторингу: проведеним моніторингом установлено, що тендерна пропозиція ТОВ «П» не відповідає вимогам тендерної документації. Відповідно до пункту 1 розділу ІІІ тендерної документації тендерна пропозиція подається разом з документами, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції.

Також, пунктом 1.7 Додатку 3 до тендерної документації передбачено надання: «скан-копія виписки з протоколу засновників, або копія наказу про призначення, або довіреність, або доручення або інший документи, що підтверджує повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі (якщо така(ий) визначена учасником) щодо підпису документів тендерної пропозиції та укладання договору про закупівлю».

Учасник ТОВ «П» в складі тендерної документації надав наказ від 10.08.2020 № 38-к про прийняття на роботу фізичної особи «Т» – директором (файл «наказ.pdf»). Також, надано рішення засновника від 24.03.2021 № 6 про уповноваження директора на отримання гарантій та підписання відповідних договорів з АТ «Банк інвестицій та заощаджень» (файл «рішення засновника (1).pdf»).

Разом з тим, пунктом 8.3 розділу 8 Статуту ТОВ «П» (файл «статут.pdf») передбачено, що виключено до компетенції загальних зборів належить, прийняття рішення про укладання, зміну чи розірвання будь-яких правочинів (договорів та інших угод). Також, Статутом ТОВ «П» передбачено, що рішення про надання згоди на вчинення правочину, якщо вартість майна, робіт або послуг, що є предметом такого правочину, перевищує 50 відсотків вартості чистих активів товариства станом на кінець попереднього кварталу, приймаються виключно загальним зборами учасників. Слід зауважити, що відповідно до фінансової звітності за 2021 рік вартість чистих активів станом на 01.01.2021 становить 1 165,90 тис. грн, станом на 31.12.2021 – 31,00 тис. грн. Так як, в складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «П» відсутні відповідні рішення загальних зборів, а очікувана вартість закупівлі становить 6 312 291,50 грн, то учасником не підтверджено право підпису повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції та укладання договору про закупівлю, чим недотримано вимог пункту 1 розділу ІІІ тендерної документації та пункту 1.7 Додатку 3 до тендерної документації.

Приклад 3. Надання документів, на право підпису не на всіх осіб, які підписали документи тендерної пропозиції

Моніторинг № UA-M-2022-05-08-000002, оголошення № UA-2021-04-23-004803-c

Витяг з висновку за результатами моніторингу: відповідно до примітки пункту 1 Розділу 3 тендерної документації у випадку, якщо службовою (посадовою) особою, уповноваженою зокрема на підписання документів тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі, є інша службова (посадова) особа ніж керівник, у складі тендерної пропозиції подаються документи на всіх осіб, які підписали тендерну пропозицію. Повноваження щодо підпису документів тендерної пропозиції підтверджуються: протоколом (або випискою з протоколу) засновників; копією наказу про призначення; або довіреністю, або дорученням, або іншим документом, який підтверджує повноваження такої особи на підписання документів пропозиції.

У складі тендерної пропозиції переможця, на виконання вимог зазначених у пункті 6 Розділу 3 тендерної документації, містяться документи, підписані не лише першим заступником генерального директора, на якого в складі пропозиції надано документи, що підтверджують право підпису, а й іншими особами. Однак, на вказаних осіб переможцем не надано документів, які б підтверджували повноваження таких осіб на підписання документів тендерної пропозиції згідно з вимогами тендерної документації, чим не виконано умови примітки пункту 1 Розділу 3 тендерної документації.

Приклад 4. Документи, подані в складі ТП підписані директором, раніше видання наказу про виконання повноважень директора

Моніторинг №UA-M-2022-05-17-000005, оголошення № UA-2021-04-20-001993-c

Витяг з висновку за результатами моніторингу: частиною 1 розділу 3 тендерної документації передбачено, що тендерна пропозиція, яка подається учасником процедури закупівлі, складається в тому числі з документів, що підтверджують повноваження щодо підпису документів тендерної пропозиції уповноваженої особи учасника процедури закупівлі для посадових (службових) осіб учасника, які уповноважені підписувати документи пропозиції та вчиняти інші юридично значущі дії від імені учасника на підставі положень установчих документів, а саме:

• наказ про призначення керівника;
• протокол (виписка або витяг з протоколу) загальних зборів засновників (спостережної (наглядової) ради та ін.), або рішення засновників, тощо.

У складі тендерної пропозиції учасника – 2 міститься протокол установчих зборів від 20.11.2018 № 1 відповідно до якого виконання повноважень директора покладено на фізичну особу «Г». Поряд з тим, учасником – 2 надано наказ про виконання повноважень директора фізичної особи «Г» з 27.11.2018. Крім того, вказаний наказ підписано фізичною особою «Г» 26.11.2018 в якості директора. Тобто, вказане містить невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником у тендерній пропозиції та / або подання яких вимагалось тендерною документацією, оскільки згідно з наданим наказом фізична особа «Г», станом на дату підписання наказу, не була директором учасника – 2 і не мала права такого підпису в якості директора; згідно з протоколом установчих зборів - виконання повноважень директора покладено на фізичну особу «Г» з дати підписання такого протоколу. Отже, не виявивши вказані невідповідності в інформації та документах, що подані учасником - 2 у тендерній пропозиції та подання яких вимагалось тендерною документацією, замовником не розміщено повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та / або документах щодо підтвердження права підпису тендерної пропозиції та / або договору про закупівлю, чим порушено вимоги частини 16 статті 29 Закону.#nbsp;

Коментар: з огляду на зазначені висновки ДАСУ порушення при поданні документів, на підтвердження права підпису тендерної пропозиції та договору про закупівлю є доволі поширеними. В основному, як бачимо, це пов’язано з невиконанням учасниками умов тендерної документації щодо подання таких документів та ігнорування законодавчих норм, що наприклад, мало місце в наведених вище Прикладах 2 та 4. Натомість замовники не встановлюють невідповідність тендерної пропозиції умовам тендерної документації, що слугує підставою моніторингу аудиторами.

В свою чергу, замовники в таких випадках повинні відповідно до частини 16 статті 29 Закону розмістити повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей щодо підтвердження права підпису тендерної пропозиції та / або договору про закупівлю, і у випадку не усунення невідповідностей учасником відхиляти таку тендерну пропозицію учасника.