Технічна / механічна помилка при здійсненні закупівель: що це та як визначити? Бонус приклад протоколу про виявлення та виправлення технічної та / або механічної помилки

Уповноважені особи, як і всі люди, помиляються. Водночас у разі здійснення таких помилок замовники несуть відповідальність, передбачену законодавством та / або повинні відміняти відкриті торги на підставі підпункту 2 пункту 47 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), а саме: неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.

Однак існує чимало випадків, коли помилки уповноважених осіб не підлягають відповідальності та / або не існує механізмів їх виправлення та / або ж відміна / скасування закупівлі є недоцільною через її малозначність. Тобто такі помилки носять технічний / механічний характер.

В свою чергу, Особливості, Закон України «Про публічні закупівлі», наказ Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі» (далі – Порядок № 1082) та жоден інший нормативно-правовий акт не містить норм, які визначають перелік або ж механізму виправлення технічних / механічних помилок в інформації та документах з питань публічних закупівель, на відміну від формальних помилок, які визначені в наказі Мінекономіки від 15.04.2020 № 710 «Про затвердження Переліку формальних помилок».

Так, пункт 7 Порядку № 1082 визначає, що замовник / ЦЗО / учасник / постачальник може вносити зміни до інформації, яку вже оприлюднено на веб-порталі, у випадках, передбачених Законом. Однак не деталізовано яким способом і в яких випадках це може здійснюватись.

З огляду на викладене, визначення наявності факту технічної / механічної помилки в інформації та документах з питань публічних закупівель лежить на особі, яка оприлюднює таку інформацію та документи. Зокрема, такою особою є уповноважена особа, яка відповідно до частини 1 статті 11 Закону є відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі. Відповідно до частини 10 статті 11 Закону Уповноважена особа:

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;

2) здійснює вибір процедури закупівлі;

3) проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі;

3-1) оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини сьомої статті 3 цього Закону;

4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;

5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;

6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;

7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

З огляду на дані положення документом, яким повинні виправлятись технічні / механічні помилки є протокол уповноваженої особи.

Окрім цього, задля можливості виправлення таких помилок уповноваженій особі слід передбачити дану можливість в Положенні про уповноважену особу. Так, примірне Положенні про уповноважену особу затверджено Наказом Міністерства економіки України «Про затвердження Примірного положення про уповноважену особу» 08.06.2021 № 40, але його необхідно привести у відповідність до чинного законодавства.

Позиції, щодо можливості виправлення інформації, яка носить технічний характер дотримується Мінекономіки, яке у наступній відповіді надало роз’яснення щодо можливості виправлення неправильно зазначеного строку поставки в процедурі закупівлі.

Консультація Мінекономіки:

Питання: в грудні 2016 року розпочато переговорну процедуру на предмет закупівлі електроенергії на 2017 рік. В оголошенні помилково вказано строк поставки не з 01.01.2017, а з 01.02.2017. Після завершення процедури укладено договір про закупівлю і в звіті виявлено технічну помилку: строк поставки з 01.02.2017. Як виправити дану помилку?

Відповідь на запит 82/2017: шановний користувачу, повідомляємо, що Закон установлює правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави та територіальної громади.

Відповідно до пункту 6 і пункту 11 частини 1 статті 8 та статті 14 Закону наказом Мінекономіки від 18.03.2016 № 477 затверджено Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі (далі – Порядок), що визначає процедуру розміщення інформації про публічні закупівлі, яка оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель у складі електронної системи закупівель (далі – система).

Згідно з пунктом 3 Порядку розміщення інформації в системі здійснюється замовником шляхом її внесення та заповнення в електронному вигляді через автоматизоване робоче місце замовника.

Розміщенням / оприлюдненням інформації вважається її наявність в системі в інтерактивному режимі реального часу (пункт 10 Порядку). При цьому Порядок не містить механізму виправлення технічних (механічних) помилок, допущених замовником при заповненні форм документів у сфері публічних закупівель.

Ураховуючи зазначене та виходячи зі змісту статті 11 Закону, після оприлюднення відповідної інформації тендерний комітет (уповноважена особа) може прийняти рішення про виправлення таких помилок, шляхом оформлення відповідного протоколу, який підписується всіма членами комітету, присутніми на його засіданні, або уповноваженою особою.

При цьому, оскільки відповідальним за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель, є юридична особа, яка визначена адміністратором електронної системи закупівель згідно абзацу 4 пункту 2 Порядку, з питання технічної реалізації пропонуємо звертатись до адміністратора.

Приклади технічних / механічних помилокЯк ми уже зазначали законодавство не містить прикладів технічних / механічних помилок, і тому рішення про визначення помилки технічною / механічною визначає уповноважена особа в кожному конкретному випадку. Разом з тим, до таких помилок можна віднести наступні:

• зазначення в річному плані не того року, для якого здійснюється закупівля, та / або не того коду економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів), у випадку оголошення закупівлі;
• зазначення в оголошенні про проведення відкритих торгів строку поставки товарів, виконання робіт, надання послуг 01.02.2023, замість необхідного з 01.01.2023;
• в звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, замовник допустив помилку, наприклад, в назві предмета закупівлі (коду ДК 021:2015), кількості, місці та строку поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг та ін.

Замовник у випадку допущення зазначених помилок, як ми зазначали складає протокол із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою про виправлення технічної / механічної помилки та за можливості завантажити такий протокол в електронну систему закупівель. Тож пропонуємо приклад протоколу уповноваженої особи про виправлення технічної / механічної помилки.

Протокол для завантаження за цим посиланням