Пункт 13 Особливостей встановлює перелік підстав, за наявності яких замовник може укласти договір про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару. Використання таких винятків потребує чіткого розуміння строків оприлюднення інформації в електронній системі закупівель. З метою зручності та контролю строків рекомендуємо використовувати чек-лист проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей.
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт згідно пункту 13 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| оприлюднення: - звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель; - договору про закупівлю та всіх додатків до нього у форматі PDF; - обґрунтування застосування замовником підстави для здійснення закупівлі (у разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 19, 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей) | протягом 10 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель; - договору про закупівлю та всіх додатків до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - обґрунтування застосування замовником підстави для здійснення закупівлі (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 19, 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей)* | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 10 частини 1 статті 10 Закону, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель; - обґрунтування підстави для здійснення закупівлі; - договір про закупівлю та всіх додатків до нього у форматі PDF, що автоматично оприлюдниться в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні, що автоматично оприлюдниться в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні; - запит отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів, що автоматично оприлюдниться в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні (виключно у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпункту 21 пункту 13 Особливостей) (у разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 (крім укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) пункту 13 Особливостей) | протягом 10 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель; - договір про закупівлю та всі додатків до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі у форматі PDF; - обґрунтування підстави для здійснення закупівлі (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 (крім укладення договору про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) пункту 13 Особливостей)* | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 10 частини 1 статті 10 Закону, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, зазначається така інформація: найменування замовника; назва предмета закупівлі; ціна зазначена в договорі про закупівлю) (у разі укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей) | протягом 10 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, зазначається така інформація: найменування замовника; назва предмета закупівлі; ціна зазначена в договорі про закупівлю); - документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд по абзацу 2 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей) | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 13 Особливостей, пункт 10 частини 1 статті 10 Закону, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: -повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; -зміни до договору у форматі PDF; -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; -документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (у разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 19, 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей) | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 17, 18, 19, 20, 21 (крім договорів про закупівлю робіт та послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей) | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення: - змін до договору у форматі PDF, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні (у разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей). У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей замовник керується умовами такого договору та нормами ЦКУ, так як підстави, визначені пунктом 19 Особливостей до таких договорів не застосовуються. | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей). У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю по “прозорому будівництву”, укладеного відповідно до підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей замовник керується пунктом 19 Особливостей. | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - зміни до договору у форматі PDF, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні; -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; -документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (у разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 17, 18, 20, 21 (крім договорів про закупівлю товарів, робіт та послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) пункту 13 Особливостей) | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. У повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси для договорів про закупівлю товарів, робіт та послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженернотехнічних і фортифікаційних споруд, зазначаються такі відомості: найменування замовника; унікальний номер звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, присвоєний електронною системою закупівель; випадки внесення змін до істотних умов договору (відповідно до пункту 19 цих особливостей); ціна, визначена в договорі про закупівлю (в разі її зміни); - зміни до договору про закупівлю у форматі PDF; - обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (лише у разі укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей) | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі. У повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси для договорів про закупівлю товарів, робіт та послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженернотехнічних і фортифікаційних споруд, зазначаються такі відомості: найменування замовника; унікальний номер звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, присвоєний електронною системою закупівель; випадки внесення змін до істотних умов договору (відповідно до пункту 19 цих особливостей); ціна, визначена в договорі про закупівлю (в разі її зміни); - зміни до договору про закупівлю у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (лише у разі укладення договору про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд по абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей) | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 13 та 20 Особливостей |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю** | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
*У такому випадку замовник може не оприлюднювати інформацію, зазначену в договорі про закупівлю, про своє місцезнаходження та/або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника та/або постачальника (виконавця робіт, надавача послуг).
**Не є обов’язковим, проте рекомендуємо оприлюднювати задля мінімізації ризиків початку моніторингу закупівлі
Важливо: Згідно з пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.
Договір про закупівлю, додаток (додатки) до договору про закупівлю, зміна (зміни) до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.
Замовник розміщує в електронній системі закупівель у форматі PDF та машинозчитувальному форматі текстових даних (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML) такі файли:
- договір про закупівлю, зазначений в абзаці 2 частини 1 статті 41 Закону, додаток (додатки) до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси);
- зміни до договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2 і 3 частини 1 статті 41 Закону (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у разі зміни цін на них), у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону;
- уточнена (узгоджена) договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у випадку складання договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону.
Також варто врахувати, що згідно пункту 13 Особливостей звіт про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ, додатково повинен містити таку інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг):
1.прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)
2. країна громадянства (підданства), а в разі, коли кінцевий бенефіціарний власник — іноземець є громадянином (підданим) кількох країн, — усі країни його громадянства (підданства)
3. характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу)
4.1 повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код (для резидента) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником
4.2 характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником.
Перші три позиції вказують на інформацію про кінцевого бенефіціарного власника, безпосередньо як фізичної особи. Четверті позиції – на інформацію про засновника юридичної особи (за наявності), в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником. Враховуючи, що законодавство не містить чітких вказівок чого саме стосується вимога щодо зазначення «характеру та міри (рівня, ступеня, частки) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу)», рекомендуємо зазначати таку інформацію і щодо відповідного постачальника товару / виконавця робіт / надавача послуг, і щодо засновника юридичної особи.