Скільки часу має УО на підтвердження (кваліфікацію) учасника у запиті пропозиції постачальників

Замовники все частіше використовують електронний каталог для закупівлі товару як альтернативу відкритим торгам. Проте, активне впровадження в життя закупівельника електронного каталогу не скасовує ряду проблемних питань, пов'язаних із його використанням. Серед таких питань набуття постачальником статусу “переможця”, хто здійснює  кваліфікацію постачальника та в які строки.

Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України. На виконання зазначеної норми Кабміном затверджено Порядок формування та використання електронного каталогу, затвердженому постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок).

Пунктом 10 Особливостей передбачено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку, з урахуванням положень, визначених цими особливостями.

Отже, під час здійснення закупівель шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару замовник керується вимогами Особливостей та Порядку.

Як відбувається розкриття та оцінка пропозицій постачальників?

Електронною системою закупівель після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником в запиті пропозицій постачальників, розкривається вся інформація, зазначена в пропозиції (пункт 58 Порядку).

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору (пункт 61 Порядку).

Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження (пункт 61 Порядку).

Але після оцінки пропозицій постачальників перед замовником постає вибір «підтвердити» постачальника або «дискваліфікувати» його.

Зауважте, у разі використання електронного каталогу етап розгляду (кваліфікації) для замовника відсутній взагалі. Насправді, все досить логічно. Функція кваліфікації (або ж перевірки постачальника) належить адміністратору електронної системи. Відповідно до пункту 16 Порядку адміністратор здійснює формування та супроводження електронного каталогу шляхом створення в ньому категорій та специфікацій товару, а також організовує та проводить відбір учасників до електронного каталогу шляхом їх кваліфікації. Кваліфікація до електронного каталогу проводиться щодо категорії товару (пункт 21 Порядку № 822).

Попри це, у нормі пункту 61 Порядку визначено, що постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору. Наведене вище формулювання не уточнює ким визначається переможцем відбору, водночас й не покладає такий обов’язок на замовника. 

Чи є обов'язок замовника «підтвердити» (кваліфікувати) постачальника?  

Разом з тим, норма абзацу 7 пункту 64 Порядку вже чітко встановлює, що саме електронна система закупівель має визначати переможця відбору: у разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.

А також відповідно до абзацу 1 пункту 66 Порядку Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.

Тобто, аналізуючи положення Порядку дійдемо до висновку, що переможця відбору визначає електронна система закупівель.

Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має “підтвердити” постачальника, щоб він набув статусу переможця відбору. З одного боку, такі дії замовника не відповідають вимогам Порядку, проте і відповідальність за “підтвердження” замовником постачальника не передбачена. Більше того, не підтвердивши постачальника він не набуває статусу «переможець», що унеможливлює відхилення пропозиції у разі наявності такої потреби.

Так, згідно з пунктом 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1) не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;

2) письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;

3) пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

Відповідно до абзацу 8 пункту 2 Порядку переможець відбору - постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі.

Тобто законодавством визначено, що замовник має відхилити виключно переможця відбору. Відповідно задля того, щоб замовник набув право на відхилення пропозиції постачальника, його пропозиція має бути “підтверджена” і він має бути визначений переможцем відбору. Інакше відхилення пропозиції буде суперечити вимогам законодавства.

Крім того, договір замовник також укладає з переможцем відбору (абзацу 1 пункту 66 Порядку визначає, що укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору).

Вихід із ситуації для замовника: вчинити суто технічну дію та “підтвердити” постачальника. 

Чи потрібно оформлювати протокол уповноваженої особи щодо «підтвердження» постачальника та, відповідно, визначення його переможцем відбору? 

Ні, адже згідно з абзацом 10 частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Відповідно протокол уповноваженої особи необхідно оформлювати виключно у разі прийняття відповідного рішення, а в нашому випадку замовник не приймає рішення, а виконує вимогу пункту 61 Порядку у зв’язку з неправильною технічною реалізацією, тобто вчиняє формальну дію – підтверджує постачальника, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною задля того, щоб він набув статусу «переможець відбору».

Далі, проаналізувавши норми Порядку підходимо до надання відповіді на основне питання:

Скільки часу має замовник на «підтвердження» постачальника?

Такі строки не визначені, а ні Порядком, а ні Особливостями. Адже функція визначення переможця належить електронній системі закупівель та не є обов’язком замовника. Відповідно скільки б часу до пройшло до моменту “підтвердження” замовником постачальника, це не призведе до порушень законодавства чи настання відповідальності.

При цьому,  ідеєю впровадження з боку законодавця електронного каталогу є не лише спрощення самого механізму закупівлі, але й строків такої закупівлі. Тож, не рекомендуємо затягувати із кваліфікацією постачальника. Замовник може  “підтвердити” учасника в той же день, коли відбулося розкриття.