Що врахувати під час укладення договору на закупівлю технічного обслуговування

Результатом виконання договору на технічне обслуговування обладнання чи механізмів  для замовника буде проведення комплексу операцій, які забезпечать працездатність такого обладнання чи механізмів для його подальшої експлуатації. Ось чому в договорі / договорі про закупівлю важливо коректно описати завдання, яке ставиться перед надавачем послуг, визначити чіткі терміни проведення технічного обслуговування тощо. При цьому, не вийти на рамки нормативно-правових актів, які регулюються відповідну сферу діяльності. 

Поняття “процес технічного обслуговування” знаходимо в ДСТУ EN 13460:2005 Обслуговування технічне. Документи на технічне обслуговування (EN 13460:2002, IDT) як сукупність послідовних етапів для виконання технічного обслуговування після перших підготовчих дій, починаючи з розроблення і встановлення правил визначення, закінчуючи аналізуванням після закінчення роботи і дій, які треба виконати для покращення результатів у подібних випадках у майбут­ньому.

Істотні умови договору про закупівлю

Нормами статті 638 ЦКУ передбачено, що договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Також, варто врахувати норми статті 180 ГКУ, якою визначено, що зміст господарського договору становлять умови договору, визначені угодою його сторін, спрямованою на встановлення, зміну або припинення господарських зобов'язань, як погоджені сторонами, так і ті, що приймаються ними як обов'язкові умови договору відповідно до законодавства.

Господарський договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. Істотними є умови, визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.

При укладенні господарського договору сторони зобов'язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору. 

Таким чином, загальними нормами зазначених кодексі вбачається, що істотні умови договору є: 

• предмет (найменування (номенклатура, асортимент));
• кількість продукції (робіт, послуг);
• вимоги до їхньої якості;
• ціна договору;
• строк дії договору;
• та інші істотні умови визначенні окремими нормативно – правовими актами чи необхідні для договорів певного виду;
• а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди.

Отже, істотні умови договору, які визначенні ЦКУ та ГКУ обов’язково включають до будь-якого договору про технічне обслуговуванняу не залежно від того за результатами якого виду закупівлі такий договір укладається. 

Разом з тим, нормами пункту 17 Особливостей визначено, що договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі, згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону, та цих особливостей. А істотні умови договору про закупівлю можуть змінюватися лише у випадках, визначених пунктом 19 Особливостей.

Тому, замовник при формуванні умов договору про закупівлю технічного обслуговування має врахувати положення загальних норм ЦКУ та ГКУ, Закону з урахуванням Особливостей, а також норми окремих нормативно – правових актів, що є необхідними для договорів певного виду.

Стандарт ДСТУ ENV 13269:2005 Технічне обслуговування. Настанови щодо складання договорів

Наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої   політики від 02.09.2005 № 239 “Про затвердження національних стандартів України та скасування нормативних документів” затверджено стандарт ДСТУ ENV 13269:2005 Технічне обслуговування. Настанови щодо складання договорів (ENV 13269:2001, IDT, далі  - Настанова), який застосовується, зокрема, до  усіх послуг на технічне обслуговування, охоплюючи планування, організації та керування роботами з технічного обслуговування, будь-якого обладнання, крім програмного забезпечення.

Тож, для створення структури договору на закупівлю технічного обслуговування можемо використати норми Настанови.

Визначення термінів договору з урахуванням нормативно-правового регулювання 

Під час закупівлі технічного обслуговування важливо ввести окремі терміни, які стосуються саме цього предмета закупівлі за конкретним договором. Адже без цього ефективне виконання договору про закупівлю може бути дещо ускладнене. Так,  в технічному обслуговуванні використовують багато спеціальних термінів, що часто мають різні визначення залежно від об'єкта такого обслуговування. Крім того, доцільно застосовувати національні, європейські чи міжнародні стандарти, у яких наведено визначення термінів, використовуваних сторонами, які домовляються. Так, розглянемо найбільш поширені “види” технічного обслуговування.

У разі закупівлі технічного обслуговування і ремонту транспортного засобу варто врахувати такі нормативно-правові акти, як:

1. Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344.
2. Порядок проведення обов’язкового технічного контролю та обсягів перевірки технічного стану транспортних засобів, технічного опису та зразка протоколу перевірки технічного стану транспортного засобу, затверджений постановою КМУ від 30.01.2012 № 137.
3. Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Мінтрансу від 30.03.1998 № 102.
4. Вимог до перевірки конструкції та технічного стану колісного транспортного засобу, методів такої перевірки, затверджених наказом Мінінфраструктури від 26.11.2012 № 710.
5. ДСТУ 3649:2010 Колісні транспортні засоби. Вимоги щодо безпечності технічного стану та методи контролювання, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.12.2010 № 630

У разі закупівлі технічного обслуговування ліфтів варто врахувати такі нормативно-правові акти, як:

1. Технічний регламент ліфтів і компонентів безпеки для ліфтів, затверджений постановою КМУ від 21.06.2017  №438,
2. ДСТУ EN 81-20:2015 Норми безпеки щодо конструкції та експлуатації ліфтів. Ліфти для перевезення пасажирів та вантажів. Частина 20. Ліфти пасажирські та вантажопасажирські (EN 81-20:2014, IDT). Поправка № 1
3. Правила  будови і безпечної експлуатації ліфтів, затверджені Наказ Державного комітету   України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду 01.09.2008  № 190.
4. Положення  про систему технічного обслуговування та ремонту ліфтів в Україні, затверджене наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 10.04.2000 р. № 73

У разі закупівлі технічного обслуговування системи протипожежного захисту варто врахувати такі нормативно-правові акти, як:

1. ДСТУ 9047:2020 Системи протипожежного захисту. Настанова з підтримання експлуатаційної придатності
2. Ліцензійні умови провадження господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення, що затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 23 листопада 2016 р. № 852
3. Правила пожежної безпеки, затверджені наказом Міністерства внутрішніх справ України 30.12.2014  № 1417

Предмет договору 

Зверніть увагу, що предмет договору про закупівлю зазначають так, як вказаний предмет закупівлі в річному плані, та /або оголошенні про проведення відкритих торгів та в тендерній документації, якщо мова йде про відкриті торги.

При цьому, під час виконання договору про закупівлю змінити предмет буде не так і просто, адже це одна із істотних умов. Так, аналізуючи норми пункту 19 Особливостей, єдині зміни які можна зробити із саме предметом - це зменшити його загальний обсяг (підпункт 1 пункту 19 Особливостей) та покращити якість (підпункт 3 пункту 19 Особливостей). Але покращення якості предмета закупівлі повинно відбуватися відповідно до характеристик, які визначені такими нормативними документами. 

Технічне завдання

Замовнику варто скласти чіткий перелік завдань, які надавач послуг повинен виконати в межах технічного обслуговування. Тут доречно врахувати “вид” технічного обслуговування конкретного об’єкту (обладнання чи механізму).

В цілому технічне завдання може містити:

•  відповідні етапи заходів із технічного обслуговування, 
• очікуваний результат,
•  параметри, що вимірюються і яких треба досягнути,
• інструменти, що застосовують, засоби вимірювання, 
• вимоги щодо безпеки,
• дати, тривалість або періодичність технічного обслуговування,
• об’єкти обслуговування, 
• умови експлуатації або використовування, 
• кваліфікація персоналу, 
• графік/розклад (які послуги, у які строки, після чого або через який інтервал треба виконувати),
• мінімальний і максимальний час для приймання замовником послуг,
•  дата виконання замовлення або строк, протягом якого буде виконуватися;  замовлення;.

Крім того, замовник може вказати опис місця, де розташовано об’єкт, що підлягає технічному обслуговуванню та опис місця, де надаватимуться послуг технічного обслуговування згідно з договором

Оскільки технічне завдання може бути досить об'ємним, доречно оформляти його як додаток до договору.

Узгодження технічних та організаційних умов

Варто зазначити інформацію щодо умов / вимог прийняття послуг з технічного обслуговування (хто проводить приймання, чи можливо делегування повноважень, як буде виконуватись приймання, дата, час між прийманнями, ·що будуть приймати (якщо є графік, можливо приймання послуг частинами), ·за яких умов послуга буде прийнята.

Порядок інформування. Під час виконання технічного обслуговування стан обслуговування об’єкта може змінитися. Про це повідомляється замовник, тож доречно передбачити порядок такого інформування.

Інформація про запасні частини та комплектуючі матеріали. Замовник може передбачити вимоги до якості комплектуючих частин, відповідальність за місце та спосіб їх зберігання тощо.

Гарантійні обов’язки

В договорі / договорі про закупівлю варто  визначити права замовників і зобов’язань постачальника у разі невиконання завдань згідно з договором: які гарантії з боку постачальника послуг, гарантійний період, початок гарантійного періоду, способи пред’явлення вимог (рекламацій) у гарантійний період і виконання гарантійних зобов’язань (терміни), обов’язки постачальника послуг права замовника, їх види, як задовольняють вимоги рекламації.

Штрафи / відшкодування збитків

В договорі / договорі про закупівлю варто  визначити штрафи / відшкодування збитків, однієї із сторін у разі невиконання договору. Адже, без конкретизації відповідальності сторін за невиконання умов договору ускладнюється стягнення штрафних санкції із недобросовісного постачальника. Враховуючи специфіку предмета закупівлі, замовник повинен не лише передбачити критичні ситуації під час виконання договору про закупівлю, а й бути готовим відстоювати свою позицію в суді.

Крім того,  оперативно-господарські санкції послугують запобіжником для потенційного учасника з не найкращою репутацією.

Нормами статей 546 та 547 ЦКУ встановлено, що виконання зобов`язання може забезпечуватися неустойкою, порукою, гарантією, заставою, притриманням, завдатком, правом довірчої власності. Правочин щодо забезпечення виконання зобов'язання вчиняється у письмовій формі. Правочин щодо забезпечення виконання зобов'язання, вчинений із недодержанням письмової форми, є нікчемним.

Відповідно до 1 статті 549 ЦКУ, неустойкою (штрафом, пенею) є грошова сума або інше майно, які боржник повинен передати кредиторові у разі порушення боржником зобов`язання.

За приписами статті 551 ЦКУ, якщо предметом неустойки є грошова сума, її розмір встановлюється договором або актом цивільного законодавства.

Згідно статті 231 ГКУ, у разі якщо розмір штрафних санкцій законом не визначено, санкції застосовуються в розмірі, передбаченому договором.

Відповідальність сторін

У договорі зазначають окремо відповідальність кожної сторони  технічного обслуговування. Доцільно визначити перелік послуг постачальника послуг і можливості їх виконання кожною стороною, наприклад  виробничі потужності; складські площі, енергія, вода тощо; спеціальне обладнання; запасні частини; забезпечення виконання послуг персоналом: виїзд, розміщування, дозвіл на роботи; забезпечення умов для роботи і оточення, об’єднання робіт з технічного обслуговування, виконуваних замовником, тривалість робочого часу; тощо

Охорона праці / захист здоров’я

Залежно від специфіки предмета закупівлі є заходи з охорони праці, які згідно з трудовим законодавством, треба виконувати. Тож в  договорі / договорі про закупівлю варто врахувати Настанови щодо: важливих постанов з охорони праці;  спеціальні правила з охорони праці для сторони договору (наприклад, план екстрених заходів на робочих місцях/для агрегатів, а також відповідне аналізування ризиків, необхідні кваліфікація і ліцензії/допуски до робіт для персоналу з боку постачальника послуг; заходи щодо індивідуального захисту робітників (захисний одяг, щеплення, медичний огляд); тощо