Що варто врахувати під час укладення та виконання допорогового договору за кошти Ukraine Facility

На всі закупівлі, які замовник проводить за видатками, що спрямовуються на виконання програм та заходів, передбачених в межах Ukraine Facility, незалежно від способу здійснення закупівель та їх вартісних меж поширюються вимоги Рамкової угоди. Тому, далі у статті розберемо особливості укладення  та виконання допорогових договорів за кошти інструменту.

Пункт 4 статті 2 Рамкової угоди між Україною та Європейським Союзом щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування ЄС для України згідно з інструментом Ukraine Facility, яка ратифікована Законом України від 06.06.2024 № 3786-IX (далі - Рамкова угода) визначає, що закупівлі згідно з Компонентом I Ukraine Facility повинні здійснюватися відповідно до законодавства України тією мірою, якою вони відповідають вимогам, визначеним у цій Рамковій угоді.

Говорячи про “допорогові” закупівлі маємо на увазі ті, вартісні межі яких встановлені пунктом 11 Особливостей.

Замовники можуть укладати “допорогові” договори у випадку, якщо вартість закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту) є меншою за 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту - є меншою ніж 200 тис. грн, робіт -  є меншою ніж 1,5 млн гривень. 

Та повинні оприлюднити в електронній системі закупівель:

• річний план для закупівель < 50 тис. грн
• річний план та звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель відповідно до пункту 3-8  розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Закону для закупівель ≥ 50 тис. грн  на < порогів, визначених пунктом 10 Особливостей.

Разом з тим, якщо закупівля здійснюється за кошти Ukraine Facility  замовник повинен дотримуватися також і вимог Рамкової угоди.

Основні положення Рамкової угоди, яких замовник має дотримуватися під час проведення закупівель:

Прийнятність осіб, товарів і матеріалів для постачання	Участь у процедурах присудження договорів про закупівлі, грантів і премій стосовно діяльності, що фінансується згідно з інструментом Ukraine Facility з метою реалізації якісних і кількісних заходів Плану, відкрита для міжнародних і регіональних організацій, усіх фізичних осіб, які є громадянами, і юридичних осіб, що фактично зареєстровані у прийнятних країнах (частина перша статті 5 Рамкової угоди) Як виняток, учасники та кандидати на участь у тендері з неприйнятних країн можуть бути допущені як прийнятні у разі нагальної необхідності, недоступності послуг на ринках відповідних країн або територій або в інших належним чином обґрунтованих випадках, коли застосування правил прийнятності зробить реалізацію проекту неможливою або надмірно складною.  Усі поставки та матеріали, які фінансуються та закуповуються Україною або суб’єктами під її контролем для реалізації заходів Плану, повинні походити із прийнятних країн, зазначених у пункті 1(a) та (b) статті 5 Рамкової угоди, крім випадків, коли поставки та матеріали не можуть бути отримані на розумних умовах у жодній із таких країн (пункт третій статті 5 Рамкової угоди)
Відсутність обмежувальних заходів ЄС (санкцій)	Сторони повинні забезпечити, щоб кошти або економічні ресурси прямо або опосередковано не надавалися Особі, що підпадає під дію обмежувальних заходів, або на її користь (пункт 1 статті 3 Рамкової угоди) Для дотримання пункту 1 Статті 3 Рамкової угоди Україна повинна встановити зобов’язання для всіх реципієнтів коштів, виплачених для здійснення заходів із реалізації реформ та інвестиційних проектів, включених до Плану, або для всіх інших фізичних осіб чи суб’єктів, залучених до їх реалізації.  Україна забезпечує встановлення для всіх реципієнтів виділених коштів аналогічних зобов’язань будь-яким третім особам, залученим до виконання Плану (пункт 11 статті 9 Рамкової Угоди) Відповідно до статті 3 Рамкової угоди Україна повинна забезпечити, щоб жодна операція, щодо якої було встановлено збіг із даними в санкційному списку ЄС, прямо або опосередковано не здійснювалася за рахунок фінансування ЄС. Україна (в даному випадку в особі замовника) зобов’язується забезпечити виконання цього зобов’язання:шляхом відстеження збігів із даними в санкційному списку ЄС, перш ніж укласти відповідні угоди або здійснити згідно з ними платежі, стосовно кожного виконавця, бенефіціара гранту та будь-якого іншого реципієнта, з яким Україна має або може мати прямі договірні відносини (прямий реципієнт), щоб оцінити, чи такий реципієнт є Особою, що підпадає під дію обмежувальних заходів;шляхом відстеження або за допомогою інших належних способів (що можуть включати перевірку ex-post) на основі ризик-орієнтованого підходу, щоб жодна фізична або юридична особа, суб’єкт або орган, що опосередковано отримає фінансування, не були Особами, що підпадають під дію обмежувальних заходів.
Зберігання документів	Зберігати документи потрібно протягом п’яти років із дати завершення заходу всі документи, які стосуються процедур закупівель і присудження грантів, договорів, порядки денні, відповідну кореспонденцію та всі відповідні документи стосовно виплат і повернень коштів. Строк, зазначений у пункті 1 цієї Статті, переривається у разі судових процесів, включаючи розслідування OLAF або EPPO та аудити ECA, або за належним чином обґрунтованим запитом Комісії (стаття 17 Рамкової угоди Україна).
Маркування закупівлі	Зазначення КПКВ. Згідно з підпунктом 3 пункту 9 Постанови №1318 відповідальні органи під час виконання Плану на етапі формування річного плану закупівель та внесення змін до нього передбачають деталізацію інформації за позицією “джерело фінансування закупівлі” (у разі, коли в позиції “джерело фінансування закупівлі” зазначено державний або місцевий бюджет, зазначають код бюджету та код програмної класифікації видатків та кредитування).Крім того, у замовника наявна можливість зазначення Плану України під час оприлюднення річного плану.Зазначення інформацію про донора. Під час оприлюднення  звіту про договір про закупівлю без використання електронної системи замовнику варто зазначити донора - Ukraine Facility. Позначення емблемою ЄС. У всіх публікаціях, інформаційних  та  комунікаційних  матеріалах, розроблених у межах виконання  кроків  Плану України, під  час  організації заходів, виконання  робіт і надання послуг, на  закупленому обладнанні  та інших  товарах, які стали  результатом  реалізації  інструменту  Ukraine  Facility та виконання Плану  України,  повинні  використовувати емблему  Європейського  Союзу, яка розміщена на сайті Європейського Союзу  без будь-яких змін, зокрема кольору, чи додавання будь-яких елементів до емблеми (на виконання вимог статті 16 Рамкової угоди та Додатку 4 Постанови №1318).

Під час укладення та виконання допорогового договору замовник повинен дотримуватися зобов'язань, які фактично покладені на нього Рамковою угодою:

1) Під час оприлюднення РП вказувати необхідний КПКВ, План України та інформацію про донора у разі оприлюднення звіту про договір про закупівлю без використання електронної системи. Функціонали електронних майданчиків мають активну кнопку на зразок “Закупівля за кошти донора” / “Донор” тощо під якою є можливість обрання Ukraine Facility. А також необхідно в договорі встановити зобов'язання щодо використання емблеми  Європейського  Союзу.

2) Зберігати документи щодо закупівель за кошти інструменту в строки, що визначені статтею 17 Рамкової угоди

3) Дотримуватися вимог щодо прийнятності осіб, з якими укладаються договори та прийнятності товарів чи матеріалів, які придбаваються. Тобто, замовник може прийти до укладення договору з суб'єктом, зареєстрованим в прийнятних країнах. Відповідно перед укладенням договору замовнику варто перевірити інформацію про місце реєстрації учасника,  зокрема в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань з метою недопущення участі осіб із неприйнятних країн.

А також усі поставки та матеріали, які фінансуються та закуповуються Україною або суб’єктами під її контролем для реалізації заходів Плану України, повинні походити із прийнятних країн, крім випадків, коли поставки та матеріали не можуть бути отримані на розумних умовах у жодній із таких країн. Для цього, замовнику доречно встановити вимогу в договорі щодо надання документів про походження товару.

Із переліком прийнятних країн можна ознайомитися за сайті Мінекономіки Головна/Діяльність/Реалізація ініціативи ЄС “Ukraine Facility” .

4) Не допустити укладення договору та оплати за договором в під санкційних в ЄС осіб. При цьому, обмежувальні заходи мають стосуватися не лише постачальника, надавача послуг чи підрядника допорогового договору, але бенефіціарного власника такого суб'єкта, а також залученого субпідрядника / співвиконавця при цьому незалежно від обсягу його залучення, тобто будь-якої особи, яка прямо чи опосередковано може отримати кошти інструменту.

Інформація щодо всіх санкцій ЄС розміщена на санкційній карті ЄС https://www.sanctionsmap.eu/. Яким чином замовник може відстежити наявність чи відсутність збігів у санкційних списка розбирали у статті, що стосувалася відкритих торгів, але є актуальною і для “допогорів”.