Що слід вважати належним обґрунтуванням продовження строку розгляду тендерної пропозиції та строку укладення договору з урахуванням практики ДАСУ 

У відповідності до пункту 41 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин 2, 12, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей.   

В той же час у частині 10 статті 29 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) зазначено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п'яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. 

Також керуючись пунктом 49 Особливостей, замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів. 

Отож законодавчі норми дозволяють замовнику продовжити строк розгляду тендерної пропозиції або строк для укладення договору про закупівлю, проте таке рішення повинне бути аргументованим та обґрунтованим. А тому доцільно проаналізувати сутність даних термінів, звертаючись до Словника української мови: 

• аргументувати – це наводити аргументи (в 1 знач.), докази; обґрунтовувати; 
• аргумент – підстава, доказ, які наводяться для обґрунтування, підтвердження чого-небудь; 
• обґрунтовувати – висувати на потвердження чого-небудь переконливі докази, факти і т. ін., аргументувати; 
• обґрунтування – сукупність доказів, фактів, аргументів для переконання в чому-небудь, на потвердження чогось. 

Відповідно до вищезазначеного, значення понять «обґрунтовувати» та «аргументувати» є доволі схожими. В той же час без аргументації та обґрунтування рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції чи строку для укладення договору вважається неправомірним. А тому постає питання з якими ускладненнями може стикнутися замовник в процесі розгляду тендерної пропозиції або укладення договору, що можуть призвести до необхідності продовження таких строків.  

Наведемо декілька прикладів можливих ситуацій: 

• під час подання тендерної пропозиції замовник помічає сумнівну інформацію, яка потребує додаткового вивчення. Слідуючи нормам пункту 42 Особливостей, уповноважена особа приймає рішення щодо офіційного звернення до виробника товару. Оцінивши строки надсилання листа та отримання відповіді, замовник вирішив продовжити строк розгляду тендерної пропозиції; 
• учасником при формуванні тендерної пропозиції допущено ряд невідповідностей, в зв’язку з чим замовником на етапі розгляду тендерних пропозицій оприлюднено в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей. Учасником підвантажено необхідні документи у визначені строки. Проте в зв’язку із великим обсягом наданої інформації, яку потрібно опрацювати, уповноваженою особою прийнято рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції; 
• внутрішнім порядком замовника передбачено необхідність погодження проєкту договору про закупівлю безпосередньо перед його підписанням із головним директором центрального офісу. Центральний офіс знаходиться у іншому місті, а через тривалі та часті повітряні тривоги доставка проєкту договору зайняла більше часу, аніж планував замовник. Відповідно уповноважена особа прийняла рішення щодо продовження строку для підписання договору про закупівлю; 
• переможець процедури закупівлі – фізична особа-підприємець. В зв’язку з особистими обставинами переможець не має можливості підписати договір про закупівлю у визначені законодавством терміни, про що повідомив уповноважену особу у телефонному режимі. Оцінивши ситуацію, замовник приймає рішення щодо продовження строку для підписання договору про закупівлю. 

Розглянемо ще декілька прикладів правомірно аргументованих рішень замовника щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції або строку підписання договору про закупівлю на базі висновків Державної аудиторської служби. 

Позитивні рішення ДАСУ щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції 

Враховуючи вимоги абзацу 1 пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. 

Відповідно замовник зобов’язаний оприлюднити повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей у випадку, коли під час розгляду тендерної пропозиції відсутні підстави для її відхилення, проте наявні невідповідності, визначені у абзаці 2 статті 43 Особливостей. Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо. 

Отож замовник виявив невідповідності у період, коли до кінця строку розгляду тендерної пропозиції залишилось менше двох робочих днів. А тому для можливості оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, замовником прийнято аргументоване рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі. 

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Одна із наразі поширених причин необхідності для замовника відстоювати власну позицію щодо своєчасного оприлюднення повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції зумовлена оновленням функціоналу електронної системи закупівель, про що більш детально зазначено у матеріалі «Змінено функціонал в частині продовження строку розгляду тендерних пропозицій: дії замовника». 

Позитивні рішення ДАСУ щодо продовження строку укладення договору про закупівлю 

У даному випадку на рішення замовника щодо необхідності продовжити строк укладення договору про закупівлю вплинули відповідні зовнішні чинники, в тому числі постійні відключення електричної енергії, а також припинення роботи відповідних установ під час повітряних тривог. Звертаємо увагу, що замовник зміг навести відповідні аргументи та обґрунтувати рішення таким чином, що аудитори не віднайшли порушень в його діях. 

Звертаємо увагу, що інколи процес підписання договору і справді може затягнутися у зв’язку із внутрішніми правилами документообігу замовника. Для прикладу, якщо до моменту підписання договору необхідне погодження з декількома працівниками замовника, які в свою чергу можуть вплинути на процес через значну навантаженість робочими обов’язками. Або ж юрист, який погоджує такий договір, знаходиться у центральному офісі в іншому місті, що призводить до часових втрат на доставку документів, тощо. В такому випадку замовник може навести відповідні аргументи, як підставу для формування обґрунтування продовження строку укладення договору про закупівлю. 

Підсумки 

Звертаючись до законодавчих норм сфери публічних закупівель, у разі необхідності замовник має можливість прийняти аргументоване рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції або строку підписання договору про закупівлю. 

В той же час під час продовження строку розгляду тендерної пропозиції варто пам’ятати, що: 

• кожне рішення уповноваженої особи повинне бути оформлене відповідним протоколом; 
• у момент прийняття рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції, замовнику доцільно подбати про наявність відповідних аргументів; 
• продовжити розгляду тендерної пропозиції можна до 20 робочих днів; 
• після моменту прийняття рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції, замовник протягом одного дня оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель; 
• рекомендуємо в такому повідомленні також зазначати аргументацію прийнятого рішення; 
• при формуванні аргументів, закупівельник може посилатись на відповідні законодавчі норми, а також супутню інформацію / документи / матеріали, тощо; 
• у відповідності до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. 

В процесі прийняття рішення щодо продовження строку укладення договору про закупівлю, звертаємо увагу на те, що: 

• кожне рішення уповноваженої особи повинне бути оформлене відповідним протоколом; 
• у момент прийняття рішення щодо продовження строку підписання договору про закупівлю, замовнику доцільно подбати про наявність відповідного обґрунтування такої необхідності; 
• продовжити строк укладення договору можна до 60 календарних днів; 
• при формуванні обґрунтування, закупівельник може посилатись на відповідні законодавчі норм, а також супутню інформацію / документи / матеріали, тощо; 
• у відповідності до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 року № 1082, після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.