Попередня оплата за рахунок бюджетних коштів: що, як, коли

Замовники на підставі укладених договорів про закупівлю товарів, робіт та послуг можуть здійснювати оплату на різних умовах: 1) після фактичного отримання товарів (робіт або послуг); або 2) шляхом попередньої оплати за товари (роботи, послуги), які будуть отримані пізніше на умовах, визначених у договорі про закупівлю.

Поширеними випадками закупівельній діяльності є коли придбання (отримання послуг, здійснення робіт) неможливо реалізувати не оплативши попередньо частину суми їх загальної вартості. До таких закупівель перш за все можна віднести: придбання періодичних видань (газет, журналів), придбання матеріалів для виконання поточного або капітального ремонту тощо.

Які законодавчі вимоги до здійснення попередньої оплати за товари, роботи або послуги?

Замовники, які є розпорядниками (або одержувачами) бюджетних коштів, керуючись вимогами Постанови Кабінету Міністрів України від 04.12.2019 № 1070 «Деякі питання здійснення розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» (далі– Постанова № 1070), у договорах про закупівлю товарів, робіт або послуг можуть передбачати попередню оплату з урахуванням таких обмежень:

• за поточними видатками – на строк не більше 3 місяців;
• за капітальними видатками та державними контрактами (договорами); у разі придбання періодичних видань – на строк не більше 12 місяців;
• за зовнішньоекономічними контрактами (договорами), укладеними на виконання міжнародних зобов’язань; закупівлі для забезпечення національної безпеки та оборони держави; закупівлі для забезпечення участі України у міжнародних, національних та всесвітніх виставкових заходах, – на строк не більше 24 місяців.

При цьому, відповідно до Постанови № 1070 головним розпорядником бюджетних коштів (далі – головний розпорядник) визначається:

• розмір та строк попередньої оплати в межах зазначених вище термінів,
• кількість платежів з попередньої оплати в межах певного строку,
• положення щодо здійснення в поточному бюджетному періоді попередньої оплати тих товарів, робіт і послуг, що згідно з договорами про закупівлю передбачається поставити, виконати і надати протягом поточного чи наступного бюджетного періоду (далі – Положення про попередню оплату).

Варто зауважити, що Постанова № 1070 не визначає порядок забезпечення коштами працівників, які направляються у відрядження.

Також однією з умов для здійснення попередньої оплати розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів за капітальними видатками та державними контрактами є те, що вона здійснюється шляхом спрямування бюджетних коштів виконавцям робіт (постачальникам товарів і надавачам послуг) (крім нерезидентів) на небюджетні рахунки, відкриті на їх ім’я в органах Державної казначейської служби України (далі – Казначейства) у встановленому законодавством порядку.

Використати ці кошти виконавці робіт, постачальники товарів і надавачі послуг з таких рахунків можуть виключно на цілі, визначені договорами про закупівлю товарів, робіт і послуг, з наданням підтвердних документів органам Казначейства для здійснення платежів. Це означає, що після отримання суми передплати постачальник (виконавець) повинен її використати та надати підтвердні документи замовнику, а замовник, в свою чергу, – подати ці документи до органів Казначейства для проведення відповідної операції із «закриття» попередньої оплати за конкретним договором.

Якщо частина суми попередньої оплати або ж вся сума залишається до кінця обумовленого в договорі строку невикористаною, то постачальник (виконавець) повинен повернути її замовнику. У разі несвоєчасного повернення невикористаних сум до постачальника (виконавця) замовник застосовує штрафні санкції.

Механізм фінансування капітального будівництва за рахунок коштів державного бюджету окремо визначається Порядком державного фінансування капітального будівництва, затвердженим постановою КМУ від 27.12.2001 № 1764 (далі – Порядок № 1764), відповідно до пункту 19 якого замовник перераховує підряднику аванс, якщо це передбачено договором (контрактом) у розмірі, що не може перевищувати 30% вартості річного обсягу робіт. Підрядник зобов'язується використати одержаний аванс на придбання і постачання необхідних для виконання робіт матеріалів, конструкцій, виробів протягом 3 місяців після одержання авансу. По закінченні тримісячного терміну невикористані суми авансу повертаються замовнику.

Так, основними нормативно-правовими актами, якими визначаються умови здійснення попередньої оплати є Постанова № 1070 (для усіх видатків) та Порядок № 1764 (для видатків з капітального будівництва). Проте при укладенні договору про закупівлю в ньому повинні бути обов’язково прописані умови, зокрема строки та обсяги попередньої оплати.

Тож далі розглянемо детальніше: що має бути визначено у Положенні про попередню оплату, договорі про закупівлю та які документи підтверджують здійснення попередньої оплати?

Які документи має підготувати розпорядник для проведення платежів попередньої оплати

Одним із документів, як зазначено у Постанові № 1070, які має підготувати головний розпорядник для розпорядників (одержувачів), з рахунків яких буде здійснюватися попередня оплата, є положення щодо здійснення в поточному бюджетному періоді попередньої оплати. Проте Постановою № 1070 не передбачено вимог щодо обов’язкового затвердження такого положення як окремого документа. Стосовно цього питання, то Міністерством фінансів України листом від 10.03.2020 № 04320-07-2/7631 надано роз’яснення, що таким документом може бути рішення організаційно-розпорядчого характеру, лист або інший документ, дія якого поширюється загалом на розпорядників, що знаходяться в системі головного розпорядника чи на кожного окремого розпорядника (одержувача).

Наведемо приклад тексту із Положення про попередню оплату розпорядника обласного рівня:

«Замовники у договорах про закупівлю товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти на поточний та / або наступний бюджетні періоди можуть передбачати попередню оплату:

а) за поточними видатками:

• у розмірі до 100 %  у разі закупівлі: оплати періодичних видань – на строк не більше 365 календарних днів; конвертів, марок та маркованої продукції – на строк не більше 30 календарних днів; електричної енергії, природного газу, послуг з розподілу, транспортування електроенергії та природного газу – на строк не більше 30 календарних днів;
• у розмірі до 50% у разі закупівлі: послуг з утримання та поточного ремонту дорожнього покриття.

б) за капітальними видатками:

• у розмірі до 50% річного обсягу робіт у разі закупівлі робіт з капітального ремонту в результаті проведення конкурентних та спрощених процедур закупівель - на строк не більше 90 календарних днів, про що передбачати при складанні на затвердженні тендерної документації.»

У Положенні про попередню оплату може бути зазначено більш детальний перелік товарів, робіт або послуг, при закупівлі яких дозволяється здійснювати попередню оплату. Також розпорядник повинен передбачити заходи щодо виявлення порушників (виконавців робіт, постачальників товарів і надавачів послуг), які не дотримуються умов договорів щодо попередньої оплати.

Що має бути прописано у договорі про закупівлю у разі здійснення попередньої оплати

В разі наявності рішення головного розпорядника, яким дозволяється здійснювати попередню оплату (тобто затвердженого Положення про попередню оплату) замовник може передбачити у договорі про закупівлю відповідні умови. Розглянемо умови розрахунків на прикладі договору про закупівлю послуг з благоустрою населених пунктів (послуги з поточного ремонту) (приклад 1).

Приклад 1

5. ПОРЯДОК РОЗРАХУНКІВ

5.1. Вартість послуг становить 182 300,00 грн (сто вісімдесят дві тисячі триста грн 00 коп.) з ПДВ.

5.2. Джерело фінансування: міський бюджет.

5.3. Оплата Замовником здійснюється після пред’явлення Виконавцем рахунку на оплату послуг або після підписання обома Сторонами акта приймання-передачі наданих послуг в міру надходження Замовнику фінансування, але з можливістю відстрочки платежу до 60 календарних днів після підписання акту приймання-передачі наданих послуг.

5.4. Замовник може надавати Виконавцю аванс в розмірі не більше 30 відсотків вартості Договору на придбання і постачання необхідних для надання послуг матеріалів, конструкцій виробів тощо терміном до 30 календарних днів. Після вказаного терміну невикористані Виконавцем суми авансу повертаються Замовнику.

Після укладення договору про закупівлю замовник подає його до органів Казначейства разом з іншими підтвердними документами для реєстрації бюджетних зобов’язань / бюджетних фінансових зобов’язань та оплати. Терміни та порядок реєстрації зобов’язань визначаються Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309).

Які підтвердні документи необхідно подати до органів Казначейства

щоб здійснити попередню оплату?

Перелік підтвердних документів, які подаються до органів Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань / бюджетних фінансових зобов’язань та здійснення оплати визначено Методичними рекомендаціями щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів, затвердженими наказом Державної казначейської служби України від 29.04.2013 № 68 (далі – Методичні рекомендації).

Відповідно до Методичних рекомендацій, перелік підтвердних документів може різнитися залежно від коду економічної класифікації видатків (далі – КЕКВ), до якого належить сутність предмета закупівлі, визначена у договорі про закупівлю.

Так, у разі здійснення попередньої оплати за договором, економічна характеристика предмету закупівлі якого належить до КЕКВ 2210, 2220, 2230, 2271, 2272, 2273, 2274, 2275, 2281 тощо, замовником до органів Казначейства на етапі реєстрації бюджетних та бюджетних фінансових зобов’язань подаються такі документи:

1. рішення головного розпорядника бюджетних коштів про попередню оплату;
2. договір про закупівлю;
3. рахунок, в якому визначено суму попередньої оплати та що саме планується придбати.

Водночас, якщо оплата буде здійснюватися за іншим КЕКВ, то перелік підтвердних документів може бути доповнено іншими. Наприклад, за КЕКВ 3120 до вищезазначених документів (рішення, договір та рахунок) мають ще подаватися експертний звіт щодо розгляду кошторисної частини проєктної документації; зведений кошторисний розрахунок вартості будівництва; титул об'єкта; наказ, рішення про затвердження проєктно-кошторисної документації на чергу будівництва, пусковий комплекс або об'єкт; календарний графік виконання робіт; план фінансування будівництва та інші документи.

Відповідно до пункту 2 Методичних рекомендацій перелік підтвердних документів, які подаються розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів до Казначейства, є орієнтовним і може змінюватися залежно від змін у законодавстві.

Наведемо приклад послідовності оформлення та подання до органів Казначейства підтвердних документів у разі попередньої оплати (приклад 2).

Приклад 2

Припустимо, замовник уклав договір від 17.03.2023 № 24 про закупівлю послуг з благоустрою населених пунктів на суму 182 300,00 грн, в якому умовою розрахунків передбачено надання виконавцю попередньої оплати у розмірі, що не перевищує 30% строком не більше ніж на 30 календарних днів.

В такому випадку послідовність подання до органу Казначейства документів для отримання передплати та звітування замовником про її використання буде такою:

1) 21.08.2023 – договір про закупівлю та рахунок на суму 54 000 грн (29,6% загальної вартості договору – 182 300 грн), виписаний постачальником, на підставі якого замовник повинен здійснити попередню оплату. Орієнтовно призначення платежу в рахунку може бути прописано так: «Аванс на будівельні матеріали згідно з договором від 17.03.2023 № 24 щодо послуг з благоустрою населених пунктів»;

2) 30.08.2023 – довідку про вартість виконаних будівельних робіт та витрати, підписану обома сторонами договору про закупівлю, в якій зазначено, що в процесі виконання договору використано суму 54 000 грн. Отже, це свідчить, що виконавець використав всю суму наданої йому передплати;

3) 13.10.2023 – акт приймання-передачі наданих послуг, підписаний обома сторонами та платіжну інструкцію для оплати залишку суми по договору – 128 300 грн (182 300 – 54000).

Отже, акт приймання-передачі наданих послуг свідчить про те, що виконавець повністю завершив виконання взятих на себе зобов’язань по наданню послуг з благоустрою населених пунктів, що є підставою для проведення повних розрахунків замовником на умовах договору.

Яка відповідальність замовника за несвоєчасне підтвердження виконавцем (постачальником) використання сум попередньої оплати?

Своєчасне використання сум попередньої оплати контролюється також органами Казначейства при обслуговування розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів в частині дотримання ними бюджетного законодавства.

Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 116 Бюджетного кодексу України до бюджетного правопорушення належить порушення вимог законодавства при здійсненні попередньої оплати за товари, роботи та послуги за рахунок бюджетних коштів, а також порушення порядку і термінів здійснення такої оплати. Водночас статтею 117 Бюджетного кодексу України передбачено, що таке порушення передбачено заходи впливу у вигляді:

1) попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою щодо усунення порушення бюджетного законодавства;

2) зупинення операцій з бюджетними коштами на строк до 30 днів або до усунення порушення бюджетного законодавства у межах поточного бюджетного періоду. Цей захід впливу визначається Порядком зупинення операцій з бюджетними коштами, затвердженим, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19.01.2011 № 21 (зі змінами), та статтею 120 Бюджетного кодексу України;

3) призупинення бюджетних асигнувань, тобто припинення повноважень на взяття бюджетного зобов’язання на відповідну суму на строк від одного до трьох місяців у межах поточного бюджетного періоду шляхом внесення змін до розпису бюджету (кошторису) та перенесення бюджетних асигнувань на наступні періоди. Порядок призупинення бюджетних асигнувань затверджено наказом Міністерства фінансів України від 15.05.2002 № 319 (зі змінами). У разі не усунення порушення своєчасно призупинення бюджетних асигнувань може застосовуватись повторно.

Підсумки

Таким чином, Постановою № 1070 передбачено для замовників, які є розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, можливість визначати у договорах про закупівлю розрахунки на умовах попередньої оплати, але при цьому Постановою № 1070 встановлюються обмеження щодо строків попередньої оплати залежно від напрямків видатків. Замовники повинні пам’ятати про дотримання умов договорів щодо попередньої оплати та своєчасно подавати до органів Казначейства документи, що підтверджують використання постачальниками (виконавцями) сум, наданих їм як попередня оплата. За порушення порядку та термінів використання коштів попередньої оплати до постачальників (виконавців) можуть застосовуватися штрафні санкції з боку замовника, а до замовника з боку органу Казначейства – заходи впливу за порушення бюджетного законодавства, передбачені статтею 117 Бюджетного кодексу України. Отже, замовникам слід пильнувати виконання таких договорів досить ретельно.