Планування закупівель: від визначення потреби до оприлюднення в ЕСЗ

Планування закупівель є початковим етапом організації та проведення публічних закупівель. Саме правильне планування є запорукою проведення закупівлі без порушень, тому у цьому матеріалі розглянемо передумови планування закупівель та нормативно-правові акти, які його регулюють, проаналізуємо кожен крок замовника та надамо важливі рекомендації.

Що таке планування?

Частиною 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» визначено, що планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі - річний план). Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Простими словами планування закупівель – це визначення потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків. Складання річного плану та внесення до нього змін є необхідними передумовами здійснення закупівель та передують безпосередньому проведенню закупівель.

Передумови планування закупівель

Наприкінці кожного року замовники, які є розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів складають кошторис на наступний рік, а замовники, які є державними комерційними підприємствами – фінансовий план.

Відповідно до пункту 30 частини 1 статті 2 Бюджетного кодексу України кошторис – основний плановий фінансовий документ бюджетної установи, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.

Згідно із частиною 2 статті 75 Господарського кодексу України основним плановим документом державного комерційного підприємства є фінансовий план, відповідно до якого підприємство отримує доходи і здійснює видатки, визначає обсяг та спрямування коштів для виконання своїх функцій протягом року відповідно до установчих документів.

Тобто планування закупівель здійснюється, зокрема на підставі кошторису або фінансового плану, так як ці документи передбачають, що та в якому обсязі буде закуповувати підприємством / організації / установою. Але це не означає, що уповноважена особа має скопіювати кошторис або фінансовий план і перейменувати його у річний план. Це скоріш говорить про те, що уповноважена особа має приймати участь у формуванні кошторису або фінансового плану.

Які нормативно-правові акти регулюють планування закупівель?

Як ми розглянули вище передумовою планування закупівель є формування та затвердження кошторису або фінансового плану замовника, тому нормативно-правові акти, які регулюють даний процес наступні:

• Бюджетний кодекс України (для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів);
• порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228 (для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів);
• порядку складання, затвердження та контролю виконання фінансового плану суб’єкта господарювання державного сектору економіки, затверджений наказом Мінекономіки від 02.03.2015 № 205.

З чого складається процес планування публічних закупівель?

Крок 1

Визначення потреби замовника у товарах, роботах та послугах. Тобто необхідно визначити які товари, роботи та послуги необхідні замовнику та яких обсягах. Як це зробити? Перш за все варто проаналізувати закупівлі за попередній період, у цьому може допомогти модуль bi.prozorro.

Крім цього варто врахувати, що потреба наступного року може збільшитися або зменшитися, наприклад, замовник закуповував бензин А-95 у кількості 10#nbsp;000 т., але наступного року планується здійснити закупівлі ще одного автомобілю, відповідно уповноважена особа має запланувати більший обсяг закупівлі бензину А-95.

Також допомогти у визначені потреби у товарах, роботах та послугах може збір заявок від структурних підрозділів замовника. Для цього уповноваженій особі необхідно зробити відповідні запити та для зручності аналізу інформації встановити вимоги до подання такої інформації. Наведемо приклад запиту у вигляді службової записки.

Зібравши інформацію про товари, роботи, послуги та їх обсяги, які було придбано у попередньому році, а також отримавши інформацію про потребу у товарах, роботах та послугах від структурних підрозділів, уповноважена особа має проаналізувати її та визначити потребу у товарах, роботах та послугах на наступний рік.

Крок 2

Визначаємо предмет закупівлі. Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708. Більше про визначення предмету закупівлі читайте у статті «Визначення предмета закупівлі на прикладах: від А до Я».

Крок 3

Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Тобто уповноважена особа має визначити ціну кожного предмета закупівлі. Чіткого алгоритму дій немає, уповноважена особа має право самостійно приймати рішення як визначати очікувану вартість товарів, робіт та послуг. Але є примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, яка затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275. Звертаю увагу, що замовник має право, а не обов’язок використовувати її. Взагалі рекомендую кожній уповноваженій особі оформити документально порядок визначення очікуваної вартості предмета закупівлі на підприємстві / установі / організації з або без урахування примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, яка затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275. Розглянемо найпопулярніші способи визначення очікуваної вартості серед закупівельників.

Спосіб № 1. Порівняння ринкових цін товарів та послуг шляхом запиту цінових пропозицій. У даному випадку чим більше запитів буде направлено, тим краще, але найменше 3 цінові пропозиції має бути для розрахунку середньої ціни товарів або послуг. Такий запит має містити наступну інформацію:

• предмет закупівлі;
• обсяги;
• технічні характеристики предмета закупівлі (марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання);
• графік поставок / надання послуг;
• умови постачання / надання послуг;
• умови оплати;
• гарантійний термін (у разі необхідності).

Крім цього варто зазначати, що збір інформації не тягне за собою ніяких зобов'язань замовника.

Чим більше інформації матиме потенційний учасник, тим реальнішу ціну він зможе надати у своїй ціновій пропозиції. Адже закуповуючи великий обсяг товарів є велика вірогідність отримати більшу знижку від постачальника, а відстрочення оплати на 60 днів після поставки напевно збільшить запропоновану ціну.

Спосіб № 2. Розрахунок очікуваної вартості товарів та послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів. Очікувана вартість закупівлі товарів та послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів (відповідно до постанов, наказів, інших нормативно-правових актів органів державної влади, уповноважених на здійснення державного регулювання цін у відповідній сфері), визначається як добуток необхідного обсягу товарів або послуг та ціни (тарифу), затвердженої відповідним нормативно-правовим актом, що розраховується за такою формулою:

ОВрег = V * Цтар, де:

ОВрег - очікувана вартість закупівлі товарів/послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів;

V - кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується;

Цтар - ціна (тариф) за одиницю товару/послуги, затверджена відповідним нормативно-правовим актом.

Спосіб № 3. Очікувана вартість закупівлі робіт з будівництва, капітального ремонту та реконструкції визначається відповідно до розробленої та затвердженої проєктно-кошторисної документації.

Крок 4

Визначення виду закупівлі. Закон України «Про публічні закупівлі» передбачає такі види закупівель:

• договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• спрощена закупівля;
• відкриті торги;
• відкриті торги з публікацією англійською мовою;
• переговорна процедура закупівлі;
• торги з обмеженою участю;
• конкурентний діалог.

Проте під час оприлюднення інформації в електронній системі закупівель уповноваженій особі пропонується більший перелік (Рис. 1).

У чому різниця між видами закупівель? Головні відмінності це очікувана вартість та порядок їх проведення. Тож розглянемо як обрати вид закупівлі маючи очікувану вартість предмета закупівлі на рік (Таблиця 1,2).

Таблиця 1. Для звичайних замовників

Таблиця 2. Для замовників в окремих сферах господарювання

Отже, враховуючи очікувану вартість предмета закупівлі на рік замовник обирає певний вид закупівлі.

Крок 5

Затвердження річного плану або змін до нього. Частиною 1 статті 4 Закону визначено, що планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Тобто замовник може не одразу затверджувати весь річний план на рік, а зробити скажімо, попередній річний план, у якому буде визначена загальна річна потреба кожного предмета закупівлі. В такому випадку у замовника не буде обов’язку оприлюднювати весь річний план в електронній системі закупівель. А потім за потребою затвердити річний план закупівель, наприклад, на одну або декілька позицій та оприлюднити його протягом п’яти робочих днів. Кожного наступного разу вносити зміни до річного плану доповнюючи його новими позиціями.

Законом чітко визначено, що має містити річний план, тому для зручності, наведу форму річного плану.

Варто зазначити, що затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його в електронній системі закупівель має здійснюватися протокольним рішення уповноваженої особи. Також до такого протоколу можна включити питання про здійснення закупівлі.

Крок 6

Оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель. Як вже зазначала, відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Підсумки

1. Планування закупівель – це визначення потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків.

2. Планування закупівель регулюють:

• Бюджетний кодекс України (для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів);
• порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228 (для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів);
• порядку складання, затвердження та контролю виконання фінансового плану суб’єкта господарювання державного сектору економіки, затверджений наказом Мінекономіки від 02.03.2015 № 205.

3. Процес планування закупівель складається з:

• визначення потреби замовника у товарах, роботах та послугах шляхом фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника;
• визначення предмета закупівлі;
• визначення очікуваної вартості предмета закупівлі;
• визначення виду закупівель;
• затвердження річного плану або змін до нього;
• оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель.