Назва товару в первинних документах постачальника не відповідає назві предмета закупівлі у договорі

У річному плані згідно пункту 2 частини 2 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) повинна міститися інформація, зокрема про назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).

Оголошення про проведення відкритих торгів, серед іншого, повинно містити назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності), про що йдеться у пункті 2 частини 2 статті 21 Закону).

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити також назву предмета закупівлі (пункт 6 частини 3 статті 3 Закону).

Запит пропозицій постачальників згідно пункту 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822, повинен містити інформацію про найменування товару.

Закупівля відповідно до особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. 

Тобто, кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану, а назва предмета закупівлі є вагомим фактором, котрий пов’язує річний план та саму закупівлю. 

Крім того, згідно пункту 12 Порядку  розміщення інформації  про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки № 1082 від 11.06.2020 під час розміщення в електронній системі закупівель інформації про предмет закупівлі в окремих полях зазначається інформація щодо:

• назви предмета закупівлі (у разі визначення предмета закупівлі - послуга з виконання науково-технічних робіт, у цьому електричному полі зазначається конкретна назва науково-технічної роботи);
• коду предмета закупівлі відповідно до класифікаторів або назва згідно з ДСТУ, державних або галузевих будівельних норм, які передбачені для визначення предмета закупівлі відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого Уповноваженим органом, та їх назви. 

У разі проведення відкритих торгів, замовник в оголошенні повинен зазначати ще й назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі; коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

Щодо визначення предмета закупівлі, то тут замовник керується вимогами Закону, Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708. Разом з тим, вказані нормативні акти не дають тлумачення поняттю “назва предмета закупівлі”. 

Однак, аналізуючи також які відомості замовник має зазначати в електронній системі закупівель, річний план та оголошення про проведення відкритих торгів / запит пропозицій постачальників / звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель повинні містити поряд із кодом ДК також назву предмета закупівлі, тобто найменування або назву товару, роботи чи послуги. До прикладу, Садові ножиці за кодом ДК 021:2015: 39240000-6 — Різальні інструменти.

Відповідно до пункту 21 Особливостей, договір про закупівлю буде вважатись нікчемним, коли назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником не відповідає товарам, роботам чи послугам, що фактично закуплені замовником.

За таких умов, розуміємо, що назва предмета закупівлі повинна бути відображена і в договорі про закупівлю. 

Разом з тим, найменування товару у різних суб'єктів господарювання може відрізнятися. До прикладу, замовник здійснює закупівлю товарів за ДК 021:2015: 39240000-6 — Різальні інструменти  згідно номенклатури, серед переліку позицій товару є  садові ножиці. Однак, на етапі виконання договору постачальник вказує у первинних документах  найменування “кущоріз”, тому що саме так відповідає  його внутрішній обліковій політиці.

Зазвичай факт передачі товару від постачальника до замовника підтверджується накладною. Оскільки затвердженої форми накладної законодавство не містить, постачальник самостійно готує бланк такої накладної, за умови дотримання вимог складання первинного документу.

Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію, що визначено у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Обов'язкові реквізити, які повинен містити первинний документ, визначені частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

У Положенні про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів можемо знайти визначення “назва товару (послуги)” як  слово, поєднання слів або слова та цифрового коду, які відображають споживчі ознаки товару (послуги) та однозначно ідентифікують товар чи послугу в документообігу суб’єкта господарювання.

І хоча замовник розуміє, що садові ножиці та кущоріз це один і той же товар, більш безпечним варіантом буде все ж уникати таких розбіжностей. Таким чином у замовника не буде потреби доводити контролюючим органами відповідність фактично закупленого товару назві предмета закупівлі.