Гайд щодо здійснення закупівель за кошти Ukraine Facility

Для покриття дефіциту фінансування України, задоволення потреб у відновленні, реконструкції та модернізації Регламентом Європейського Парламенту і Ради (ЄС) було започатковано інструмент Ukraine Facility.

Реалізації  інструменту Ukraine Facility  проводиться в тому числі шляхом здійснення замовниками закупівель за кошти Європейською Союзу. При цьому, такі закупівлі й надалі здійснюються замовником у порядку, визначеному законодавством України, але вже з урахуванням вимог міжнародного договору задля дотримання виконання зобов'язань у разі використання фінансової підтримки ЄС. 

Законом України від 06.06.2024 № 3786-IX ратифіковано Рамкову угоду між Україною та Європейським Союзом щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування ЄС для України згідно з інструментом Ukraine Facility, яка набрала чинності для України з 20.06.2024 (далі – Рамкова угода). А от для реалізації механізму Ukraine Facility розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18.03.2024 № 244-р схвалено План України. 

Норми Рамкової угоди стосуються всіх закупівель, які замовник проводить за видатками, що спрямовуються на виконання програм та заходів, передбачених в межах інструменту Ukraine Facility, незалежно від способу здійснення закупівель та їх вартісних меж.

Головні правила здійснення закупівель за кошти Ukraine Facility, які повинен врахувати замовник:

• “маркування” закупівель та забезпечення публічності використання коштів (стаття 16 Рамкової угоди)
• прийнятність осіб, суб’єктів і матеріалів для постачання (стаття 5 Рамкової угоди)
• відсутність обмежувальних заходів ЄС щодо всіх суб'єктів, які прямо чи опосередковано отримують кошти (стаття 3 Рамкової угоди)
• забезпечення строків зберігання документів (стаття 17 Рамкової угоди)
• забезпечення збору інформації про підрядника та субпідрядника (стаття 14 Рамкової угоди)

Тож, якщо вам необхідно скласти загальне уявлення про інструмент міжнародної підтримки, хто контролює рух коштів в межах фінансування від ЄС та як про ці кошти може дізнатися замовник, а також  ознайомитися із основними вимогами  Рамкової угоди рекомендуємо розпочати із матеріалу  Ukraine Facility: що врахувати замовникам та на які закупівлі спрямовані кошти інструменту

Говорячи про Ukraine Facility не можемо не згадати чергові новації електронної системи закупівель. Адже, за поясненням адміністратора ЕСЗ, причиною запровадження нових електронних полів річному плану і було надходження коштів від Європейського Союзу в рамках програми Ukraine Facility. Ці кошти надходять до бюджету України, після чого розподіляються за статтями видатків. На які саме статті видатків спрямовуються кошти Ukraine Facility та чи виконуються вимоги ЄС щодо їх використання, контролюють представники ЄС, і саме від цього залежить подальше фінансування програми. Тож, в нагоді стане стаття, що та як відображати від річному плані Чергові новації в ЕСЗ при створенні річного плану.

Враховуючи важливість ефективного та обґрунтованого використання коштів, виділених ЄС, ДАСУ як органом контролю активно проводиться моніторинг в тому числі дотримання замовником вимог Рамкової угоди. За результатами аналізу наявних моніторингів аудитори виявляють порушення в частині  не встановлення замовником в ТД та проєкті договору про закупівлю вимог щодо обмежувальних заходів ЄС, правил щодо прийнятності осіб, суб’єктів і матеріалів для постачання, вимог щодо прозорості, визнання походження та забезпечення публічності, передбачених статтями 3, 5, 7, 16 Рамкової угоди.

Тому, ми проаналізували наявні результати моніторингу ДАСУ та навіть відповіді контролюючого органу на  звернення замовника за роз’ясненням змісту висновку і його зобов’язань та зібрали всі необхідні висновки із коментарями до них у статті Що має містити тендерна документація та проєкт договору у разі закупівлі за кошти Ukraine Facility, з коментарями до встановлених вимог. 

Як вже зазначалося вище, одним із зобов'язань замовника є відстеження збігів із даними в санкційному списку ЄС та недопущення оплати підсанкційним особам / учасникам. Як на практиці працювати із реєстром ЄС, яку інформацію вводити під час перевірки рекомендуємо переглянути у статті Як здійснити розгляд учасника щодо його відсутності / наявності в санкційних списках ЄС у разі закупівлі за кошти Ukraine Facility

Чи треба замовнику зберігати результати перевірки учасника? Так, хоча це прямо не передбачено нормами законодавства, проте замовник таким чином може підтвердити у разі необхідності дотримання ним норми статті 3 Рамкової угоди. Більше того, у разі зміни статусу підсанкційності реципієнта, який отримує через замовника кошти ЄС, замовник зможе довести правомірність своїх дій на етапі визначення переможця / укладення договору про закупівлю. До речі, у статті вже наведений приклад  реєстру перевірки учасника / переможця, який стане в нагоді при проведення будь-якої процедури відкритих торгів. Тож, замовник може додати файл перевірки до такого реєстру.

Щодо закупівель через електронний каталог за кошти інструменту, то наразі в спільноті це дискусійне питання.  Кожен потенційний постачальник повинен підтвердити ряд вимог шляхом надання переліку документів адміністратору електронного каталогу та в разі відсутності підстав для відхилення його заявки постачальник кваліфікується та може брати участь в ЗПП. Але, серед документів та інформації, які перевіряє адміністратор електронного каталогу відсутні зобов'язання встановлені Рамковою угодою. Для замовника це означає потенційний ризик укладення договору із переможцем, який не відповідає нормам міжнародного договору. Та все ж, а ні Особливості, а ні Рамкова угода не містять прямих заборон проводити закупівлі із використання електронного каталогу. Тому, якщо ви обрали такий спосіб задоволення потреби у нагоді буде матеріал: Як замовнику встановити вимоги до переможця у закупівлі через електронний каталог за кошти Ukraine Facility

Звичайно, найменший відсоток закупівель припадає на укладення допорогових договорів. Але, необхідність дотримання вимог Рамкової угоди на всіх етапах закупівлі без використання електронної системи жодним чином не обмежена сумою договору. Що варто врахувати під час укладення та виконання допорогового договору за кошти Ukraine Facility

Факт укладення договору / договору про закупівлю не означає, що замовник може видихнути та більше не хвилюватися щодо правомірності дотримання вимог Рамкової угоди. Адже, Рамкова угода містить ряд зобов'язань, які поширюється саме на етап виконання договору та договору про закупівлю. Що важливо, замовнику необхідно чітко передбачити зобов'язання сторін згідно вимог Рамкової угоди, а також наслідки їх невиконання стороною, в тому числі із можливістю одностостороннього розірвання договору: Контроль всього етапу виконання договору / договору про закупівлю укладеного за кошти інструменту Ukraine Facility

Враховуючи кількість негативної практика ДАСУ  в частині невиконання замовниками норм Рамкової угоди можемо припустити, що частина замовник може навіть не підозрювати, що здійснює закупівлю за кошти Ukraine Facility. Але, це не відміняє правового принципу: незнання закону не звільняє від відповідальності. Залежно від етапу на якому замовник дізнався про недотримання ним норм міжнародного договору далі варто приймати рішення, але з урахуванням норм Особливостей. Звичайно, найпростіший варіант із допороговим договором або ж коли процедура на етапі подання тендерних пропозицій та замовник може внести зміни до ТД та до оголошення про проведення відкритих торгів, а от відредагувати РП вже буде неможливо. Які дії замовника, якщо вже визначений переможець або договір про закупівлю вже виконується розбирали у статті Дії замовника, якщо закупівля вже проведена (укладений договір) без урахування вимог Рамкової угоди в розрізі етапів та виду закупівлі

Теоретична частина важлива, але завжди хочеться більше практичних порад, а краще -  готових зразків документів. Адже буквально декілька  вимог Рамкової угоди замовник повинен не просто прописати і в ТД, і в проєкт договору про закупівлю, але ще й передбачати спосіб підтвердження кожної вимоги, умови відхилення учасника / переможця, а також  безпечні умови розірвання договору про закупівлю, тому ми підготували для вас Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів за кошти Ukraine Facility, який містить крім ТД також весь перелік протоколів, які замовник може використати протягом строку проведення закупівлі за кошти Ukraine Facility .