Одним із ключових елементів прозорості та відкритості у сфері публічних закупівель є своєчасне та належне оприлюднення документів у електронній системі закупівель. Від того, як замовник дотримується вимог закупівельного законодавства щодо строків та формату оприлюднення документів, залежить наявність/відсутність підстав для встановлення порушень з боку контролюючих органів.

У цьому матеріалі розглянемо в якому форматі та в які строки повинен оприлюднювати замовник документи в електронній системі закупівель.

Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі перевищує 50 тис. грн згідно пункту 11 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-договір та всі додатками до нього (коментар: у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати укладений договір з додатками згідно пункту 11 Особливостей. Тому замовник на власний розсуд приймає рішення щодо оприлюднення в ЕСЗ договору з додатками) PDF протягом 3 робочих днів з дня укладення договору
-додаткова угода (коментар: у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати укладені додаткові угоди по договорах укладених згідно пункту 11 Особливостей. Тому замовник на власний розсуд приймає рішення щодо оприлюднення в ЕСЗ додаткових угод) PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору

Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 100 тис. грн. (пункт 11, 11-1 Особливостей)

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-рішення (протокол) про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників (коментар: законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити разом із договором) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП законодавством строк не встановлено
-рішення (протокол) про відхилення пропозиції переможця відбору PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дня його прийняття
-рішення (протокол) про відмінну запиту пропозицій постачальників PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дня його прийняття
-договір та всі додатками до нього (коментар: у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати договір з додатками укладений згідно пункту 11 та 11-1 Особливостей, але технічна реалізація закупівель через електронний каталог на електронних майданчиках реалізована так, що необхідно завантажити документ, а саме договір з додатками, оскільки ЕСЗ не дасть замовнику можливість завершити закупівлю) PDF протягом 3 робочих днів з дня укладення договору
-додаткова угода (коментар: у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати додаткові угоди згідно пункту 11 та 11-1 Особливостей, тому замовник на власний розсуд приймає рішення щодо оприлюднення в ЕСЗ додаткових угод) PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору

Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн (пункт 11-1, 11-2 Особливостей)

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-рішення (протокол) про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників (коментар: законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити разом із договором) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП законодавством строк не встановлено
-рішення (протокол) про відхилення пропозиції переможця відбору PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дня його прийняття
-рішення (протокол) про відмінну запиту пропозицій постачальників PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дня його прийняття
- договір та всі додатками до нього (коментар: не є обов’язковим оприлюднення договору з додатками, проте рекомендуємо оприлюднювати договір з додатками, оскільки краще визначати договори, які укладаються в результаті здійснення закупівель згідно пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей договорами про закупівлю, та відповідно необхідно визначати в таких договорах підстави для внесення змін до договору згідно з пунктом 19 Особливостей) PDF протягом 3 робочих днів з дня укладення договору
- додаткова угода (коментар: не є обов’язковим оприлюднення додаткової угоди, проте в разі внесення змін до істотних умов договорів, які укладаються в результаті здійснення закупівель згідно пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей, радимо оприлюднювати додаткові угоди, оскільки краще визначати договори, які укладаються в результаті здійснення закупівель згідно пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей договорами про закупівлю) PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору
- обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (коментар: у разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору

Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн (пункт 10 Особливостей)

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-рішення (протокол) про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників (коментар: законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити разом із договором) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП законодавством строк не встановлено
-рішення (протокол) про відхилення пропозиції переможця відбору PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дня його прийняття
-рішення (протокол) про відмінну запиту пропозицій постачальників PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дня його прийняття
- договір про закупівлю та всі додатки до нього PDF протягом 3 робочих днів з дня укладення договору
- додаткова угода PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору
- обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (коментар: у разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору

Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт (пункт 13 Особливостей)

У разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 19, 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
- договір про закупівлю та всі додатки до нього PDF протягом 10 робочих днів з дня укладення договору
-обґрунтування підстави для здійснення закупівлі PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 10 робочих днів з дня укладення договору

У разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 19, 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня  укладення договору 
- обґрунтування підстави для здійснення закупівлі PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня  укладення договору 

У разі укладення договору про закупівлю згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 (крім укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-договір про закупівлю та всі додатки до нього, що автоматично оприлюдниться в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні, що автоматично оприлюдниться в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні PDF протягом 10 робочих днів з дня укладення договору
- обґрунтування підстави для здійснення закупівлі PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 10 робочих днів з дня укладення договору
- запит отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів, що автоматично оприлюдниться в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні (виключно у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпункту 21 пункту 13 Особливостей) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 10 робочих днів з дня укладення договору

У разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 (крім укладення договору про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
- договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня  укладення договору 
- обґрунтування підстави для здійснення закупівлі PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня  укладення договору 

У разі укладення договору про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд по абзацу 2 частини 1 статті 41 Закону згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня  укладення договору 

Якщо договір про закупівлю укладено згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 19, 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-додаткова угода PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
-обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (коментар: у разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю

Якщо договір про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) укладено згідно підпунктів 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16, 17, 18, 19, 20, 21 (крім договорів про закупівлю робіт та послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) 22, 23, 24, 25 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
- додаткова угода (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня складання договірної ціни    

Якщо договір про закупівлю укладено згідно підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-додаткова угода, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні (коментар: у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей замовник керується умовами такого договору та нормами ЦКУ, так як підстави, визначені пунктом 19 Особливостей до таких договорів не застосовуються) PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю 

Якщо договір про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) укладено згідно підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
- додаткова угода (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них); (коментар: у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю по “прозорому будівництву”, укладеного відповідно до підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей замовник керується пунктом 19 Особливостей) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня складання договірної ціни

Якщо договір про закупівлю укладено згідно підпунктів 17, 18, 20, 21 (крім договорів про закупівлю товарів, робіт та послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
- додаткова угода, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
-обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; -документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (коментар: у разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю

Якщо договір про закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд укладено згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
-додаткова угода PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (коментар: у разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю

Якщо договір про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд по абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво) укладено згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей

Оприлюднення документу Формат документа Строк
- додаткова угода PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни
- у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня складання договірної ціни

Відкриті торги у порядку визначеному Особливостями

Документи, які оприлюднюються Формат документа Строк
-тендерна документація, в тому числі проєкт договору PDF або машинозчитувальний на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за 7 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій; на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій
- нова редакція тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів машинозчитувальний протягом 1 дня з дати прийняття рішення про їх внесення
- перелік змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів PDF або машинозчитувальний протягом 1 дня з дати прийняття рішення про їх внесення
-рішення (протокол) про відхилення тендерної пропозиції учасника або переможця PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 дня з дати ухвалення рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника
-рішення (протокол) про визначення переможця PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП чіткого строку для оприлюднення законодавством не встановлено (коментар: рекомендуємо оприлюднювати в день прийняття рішення)
-рішення (протокол) про продовження строку укладення договору про закупівлю (коментар: законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити разом із договором) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП законодавством строк не встановлено
-рішення (протокол) про відміну відкритих торгів PDF або машинозчитувальний у разі оформлення протоколу у вигляді електронного документа з накладенням КЕП протягом 1 робочого дня з дати прийняття відповідного рішення
-договір про закупівлю та всі додатки до нього (окрім прозорого будівництва) PDF протягом 3 робочих днів з дня його укладення
-договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 2 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво)) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня його укладення
-додаткова угода в разі внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей (окрім прозорого будівництва) PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по підпункту 2 пункту 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по підпункту 2 пункту 19 Особливостей (коментар: у разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей) (окрім прозорого будівництва) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- додаткова угода в разі внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво)) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю
- у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону (прозоре будівництво)) PDF та машинозчитувальний протягом 3 робочих днів з дня складання договірної ціни
- фактична калькуляцію собівартості локалізованого товару (коментар: оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель разом із звітом про виконання договору про закупівлю у разі здійснення закупівлі товару, який підлягає локалізації) PDF або машинозчитувальний у разі оформлення як електронного документа з накладенням КЕП або інший формат протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання