Формування попереднього річного плану закупівель допомагає замовнику налагодити процес здійснення закупівель протягом планового періоду (року). Проте закупівельні реалії час від часу вносять свої корективи у буденність уповноваженої особи, в тому числі й у вигляді виникнення додаткової потреби.
Звертаючись до абзацу 3 пункту 15 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Отож поняття «додаткова потреба» містить власний перелік ключових ознак, яким повинна відповідати закупівля, тож розглянемо кожну з них на прикладах.
Ключові ознаки додаткової потреби
Ознака 1. Виникає потреба у додатковому обсязі товару / робіт / послуг.
Звертаємо увагу, що в даному випадку ключовим терміном є саме «додатковий обсяг». Під словом «додатковий» слід розуміти виникнення потреби у такому обсязі товару / робіт / послуг, що не був врахований у попередніх закупівлях. Для розуміння ситуації пропонуємо розглянути два приклади.
Приклад 1. Замовник у лютому здійснив закупівлю послуг «А» в кількості 130 послуг на суму 260 тис. гривень. У вересні на баланс замовника передано додаткове обладнання, що призвело до необхідності здійснити закупівлю ще 26 послуг «А» на суму 52 тис. гривень. В такому разі потребу можна розглядати, як додаткову, що не була включена до планової потреби з об’єктивних причин.
Приклад 2. Замовник у лютому здійснив закупівлю товару «В» в кількості 1 350 штук на суму 150 тис. гривень. В липні вартість товару «В» збільшилась, в зв’язку з чим було внесено зміни до умов договору та зменшено обсяги товару «В» до кількості 1 120 штук. В листопаді у замовника виникає незадоволена потреба у товарі «В» у кількості 230 штук. Враховуючи вищезгадані обставини, 230 штук товару «В» були включені до річного плану закупівель у лютому, а тому не можуть вважатися додатковою потребою у розумінні пункту 15 Особливостей.
Ознака 2. Тотожний предмет закупівлі.
Звертаючись до Словника української мови, поняття «тотожний» слід розуміти як:
- такий самий, однаковий з чимсь, цілком подібний до чогось;
- відповідний чому-небудь, цілком схожий на щось.
Відповідно закупівлю додаткової потреби можна здійснювати виключно у випадках, якщо така закупівля проводитиметься за тотожним предметом закупівлі, про що зазначено у нищенаведених прикладах.
Приклад 3. Уповноважена особа здійснює закупівлю рибного філе за кодом ДК 021:2015: 15210000-3 Рибні філе, печінка та ікра за Єдиним закупівельним словником з метою забезпечення потреби для мережі закладів. В процесі виконання договору про закупівлю до мережі приєднуються ще два заклади, потреба яких включає рибне філе за тим самим кодом Єдиного закупівельного словника. В такому разі закупівля додаткового обсягу товару здійснюється за тотожним предметом закупівлі.
Приклад 4. Уповноважена особа в вересні закуповувала дрова за кодом ДК 021:2015: 03410000-7 – Деревина за Єдиним закупівельним словником. У листопаді на баланс замовника додано ще одну будівлю, для якої необхідно додатково закупити дрова. Для закупівлі додаткового обсягу закупівельник обрав код ДК 021:2015: 09110000-3 – Тверде паливо за Єдиним закупівельним словником. В такому разі закупівля додаткового обсягу була здійснена не за тотожним предметом закупівлі, а тому не може розцінюватись як додаткова потреба.
Ознака 3. Замовник не міг передбачити потребу у додатковому обсязі предмета закупівлі на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі.
В процесі реалізації закупівельної діяльності замовнику варто розділяти потребу, яку можна передбачити, та таку, яку передбачити неможливо. А тому якщо у попередні роки вартість закупівель за конкретним предметом закупівлі перевищувала вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, то цілком ймовірно, що й цього року ситуація повториться.
В той же час якщо трапились неочікувані обставини, про які замовнику не було відомо на момент проведення попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі, то дана ознака додаткової потреби буде виконаною.
Приклад 5: На початку року замовник запланував та здійснив закупівлю послуг з ремонту легкового автомобіля на суму 280 тис. гривень. Предмет закупівлі: код ДК 021:2015: 50110000-9 Послуги з ремонту і технічного обслуговування мототранспортних засобів і супутнього обладнання (ремонт автомобіля).
У серпні одне із авто замовника потрапило в дорожньо-транспортну пригоду, що призвело до здійснення додаткової закупівлі послуг з ремонту легкового автомобіля на суму 90 тис. гривень за ідентичним предметом закупівлі. Відповідно замовник не міг передбачити ситуацію із дорожньо-транспортною пригодою на момент планування річної потреби та здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі. А тому дану потребу доцільно розглядати, як додаткову.
Ознака 4. Закупівля за тотожним предметом закупівлі вже була проведена.
За результатами закупівлі замовник укладає з постачальником товару / надавачем послуг / виконавцем робіт договір / договір про закупівлю. Відповідно визначати потребу у додатковому обсязі товару / робіт / послуг, як додаткову потребу, доцільно виключно у випадках, коли закупівля за тотожним предметом закупівлі вже проведена.
В той же час якщо замовник в процесі здійснення закупівлі, наприклад процедура закупівлі відкриті торги із врахуванням особливостей наразі триває, то придбання додаткового обсягу відповідного предмета закупівлі не доцільно визначати як додаткову потребу замовника.
Приклад 6: Повертаючись до попереднього Прикладу 5 слід відмітити, що на початку року за результатом попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі було укладено договір про закупівлю. Відповідно здійснення закупівлі на суму 90 тис. гривень у серпні за тотожним предметом закупівлі можна розцінювати як додаткову потребу, адже попередня закупівля за тотожним предметом закупівлі вже відбулася.
Ознака 5. Попередня закупівля була здійснена у поточному році.
Отож попередня закупівля за тотожним предметом закупівлі повинна бути здійснена саме у поточному році. Відповідно якщо договір про закупівлю укладено на потребу поточного року, проте датований він попереднім роком, то замовник все одно не має змогу виконати останню із ознак додаткової потреби.
Приклад 7. Уповноважена особа здійснила закупівлю виробів медичного призначення на потреби 2025 року у грудні 2024 року. В зв’язку із ліквідацією сусіднього медичного закладу, у замовника значно зросла кількість звернень, відповідно й збільшилась потреба у медичних виробах, що на початку року передбачити не вдалося. Запланованої потреби достатньо лише до кінця жовтня. В той же час зважаючи, що попередня закупівля відбулася у грудні попереднього року, закупівельник не має можливості визначити такий обсяг як додаткову потребу.
На що також слід звернути увагу при визначенні потреби додатковою?
У відповідності до абзацу 3 пункту 15 Особливостей, при визначенні потреби додатковою:
- очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена;
- замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Приклад 8. У червні закупівельником придбано послуг «С» на суму 350 тис. гривень. У жовтні цього ж року виникає додаткова потреба на придбання послуг «С» на суму 85 тис. гривень. Відповідно вартість додаткової потреби не сумується із попередніми закупівлями за тотожним предметом закупівлі, а тому у відповідності до пункту 11 Особливостей, замовник має можливість укласти прямий договір на таку додаткову потребу.
Приклад 9. У травні закупівельником придбано товару «D» на суму 560 тис. гривень. У липні цього ж року виникає додаткова потреба на придбання товару «D» на суму 110 тис. гривень. Вартість додаткової потреби не сумується із попередніми закупівлями за тотожним предметом закупівлі, проте у відповідності до пункту 10 Особливостей, замовник має можливість укласти договір про закупівлю, оголосивши процедуру закупівлі або шляхом використання електронного каталогу.
Окремо звертаємо увагу, що зекономлені чи додатково виділені кошти не слід сприймати як підставу для визначення потреби додатковою. А дізнатися більше про правомірність визначення потреби додатковою у різних випадках можна, ознайомившись із матеріалом «Контролюючі органи та суди щодо правомірності здійснення закупівель як «додаткова потреба».
Алгоритм дій при здійсненні закупівлі додаткової потреби
Крок 1. Визначаємо потребу та предмет закупівлі. Полегшити процес визначення потреби замовник може за допомогою статті «Визначення потреби замовника: які дії слід вчинити». А правильно визначити предмет закупівлі можна, звернувшись до норм Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708, в тому числі із врахуванням змін, про які йдеться у матеріалі «Набрали чинності зміни до Порядку визначення предмета закупівлі».
Крок 2. Визначаємо чи можна віднести потребу до додаткової. Для цього необхідно звернути увагу на кожну з вищеперелічених ознак та співставити із ситуацією замовника. Якщо кожна із ознак залишається задоволеною, замовник має можливість визначити потребу як додаткову та перейти до наступного кроку. Якщо ж хоча б одна з вищезгаданих ознак не задоволена – уповноваженій особі слід здійснити закупівлю у відповідності до законодавчих норм.
Крок 3. Готуємо обґрунтування та за наявності документальне підтвердження закупівлі додаткової потреби. Законодавство не передбачає прямої вимоги щодо наявності документального підтвердження, коли мова йде про закупівлю додаткової потреби. В той же час замовнику безпечніше подбати про даного роду нюанси на етапі планування закупівлі.
Окрім цього відсутність підстав для визначення потреби додатковою в окремих випадках може сприйматись аудиторами, як порушення норм пункту 5 Особливостей, а саме: забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей).
Крок 4. Визначаємо очікувану вартість предмета закупівлі та обираємо вид закупівлі. На даному етапі закупівельник може звернутись до матеріалу «Поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі», а також статті «Які існують види закупівель».
Крок 5. Готуємо протокол щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель чи змін до нього, а також оприлюднюємо річний план закупівель / зміни до річного плану закупівель в електронній системі закупівель. Під час формування протокольного рішення пропонуємо скористатися відповідними прикладами документів.
Крок 6. За потреби готуємо обґрунтування технічних та якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі для виконання норм постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів».
Крок 7. Проводимо закупівлю додаткової потреби. Подальші дії замовник та перелік необхідних документів на даному етапі напряму залежатимуть від обраного виду закупівлі.