Дії замовника, якщо відразу після оголошення відкритих торгів виявляється необхідність збільшити кількість товарів чи обсяг послуг  

Кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану закупівель. Згідно оприлюдненого річного плану закупівель або змін до нього в електронній системі закупівель замовник оголошує процедуру закупівлі відкриті торги. В оголошенні про проведення  відкритих торгів та тендерній документації обов’язково зазначається інформація щодо кількості товарів  чи обсягу послуг. Проте можуть виникати ситуації, коли замовник щось не врахував при визначенні кількості/обсягів або змінились певні обставини та відповідно замовнику необхідно збільшити кількість товарів чи обсяг послуг в уже оголошених відкритих торгах, які знаходяться на етапі подачі пропозицій. Що ж робити замовнику в таких випадах розглянемо в даному матеріалі. 

Інформація про кількість/обсяги в оголошенні про проведення відкритих торгів та тендерній документації 

Пункт 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) встановлює, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом. 

Оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною другою статті 21 Закону з урахуванням цих особливостей (пункт 26 Особливостей). 

Згідно частини 2 статті 21 Закону оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити наступну інформацію: 

3) кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг. 

Тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей (пункт 28 Особливостей). 

Частина 2 статті 22 Закону визначає, що у тендерній документації зазначаються такі відомості:  

5) кількість товару та місце його поставки; 

6) місце, де повинні бути виконані роботи чи надані послуги, їх обсяги. 

Таким чином  замовник зобов’язаний зазначити інформацію про кількість товарів чи обсяги послуг як в оголошенні про проведення відкритих торгів так і в тендерній документації. 

Дії замовника, якщо після оголошення відкритих торгів виявляється необхідність збільшити кількість товарів чи обсяг послуг 

Згідно абзаців 3 та 4 пункту 54 Особливостей замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме ― в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів. 

Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та / або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення. 

З аналізу наведених положень Особливостей замовник  має можливість вносити зміни як до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації одночасно, так і окремо. 

На що варто звернути увагу: враховуючи положення пункту 54 Особливостей замовник може внести зміни до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації щодо зміни (збільшення) кількості товарів чи  обсягів послуг лише за таких умов: 

• якщо замовником не була внесена  інформація щодо кількості товарів чи обсягу послуг в річний план в електронній системі закупівель (дана інформація не передбачена статтею 4 Закону, але в електронній системі закупівель реалізовані електронні поля для зазначенні відповідної інформації); 
• якщо зміна (збільшення) кількості товарів чи обсягу послуг не призведе до зміни очікуваної вартості предмета закупівлі в оголошеній закупівлі, тому що річний план та оголошення про проведення відкритих торгів повинні містити однакову інформацію - очікувану вартість предмета закупівлі (розмір бюджетного призначення), тобто очікувана вартість предмета закупівлі в оголошені про проведення процедури закупівлі повинна бути ідентичною до тієї, яка зазначалася в річному плані закупівлі. В свою чергу після оголошення  відкритих торгів з рядка річного плану замовник не має права та можливостей вносити зміни до річного плану закупівель. 

Як бачимо з аналізу можливостей внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів або тендерної документації  замовника  в частині зміни (збільшення) кількості товарів чи обсягу послуг є обмеження, тому замовнику в такій ситуації краще провести  нову окрему закупівлю для задоволення потреби тієї кількості товарів чи обсягу послуг, які виявилися одразу після оголошення відкритих торгів та які не можливо включити до вже оголошеної закупівлі.