У практиці публічних закупівель питання належного оприлюднення змін до договорів про закупівлю залишається одним із найбільш дискусійних. З одного боку, законодавство встановлює чіткий обов’язок замовника щодо прозорості та повноти інформації, а з іншого – не завжди вдається оцінити необхідність оприлюднення певної інформації щодо внесених змін до договору в електронній системі закупівель. Саме тому у замовників часто виникає логічне питання: чи потрібно окремо виправляти змінені ціни та обсяги договору про закупівлю в електронних полях при оприлюдненні повідомлення про внесення змін до такого договору?
Яку інформацію оприлюднює замовник в повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю?
Із специфікою оприлюднення в електронній системі закупівель інформації щодо внесення змін до договору про закупівлю можна ознайомитись, звернувшись до пункту 20 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).
Аналізуючи положення пункту 20 Особливостей, замовник відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси у разі:
- внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону);
- складення договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону. До такого повідомлення додається уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі.
Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси повинно містити таку інформацію:
- найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
- унікальний номер оголошення про проведення відкритих торгів / закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу / звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, присвоєний електронною системою закупівель;
- дата укладення та номер договору про закупівлю;
- найменування (для юридичної особи) або прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю;
- ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань / реєстраційний номер облікової картки платника податків учасника, з яким укладено договір про закупівлю;
- місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю, номер телефона;
- дата внесення змін до договору про закупівлю та / або дата складення договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону;
- випадки внесення змін до істотних умов договору про закупівлю відповідно до пункту 19 цих особливостей та / або інформація про складення договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону;
- опис змін, що внесені до істотних умов договору про закупівлю, та / або дані щодо цін на матеріальні ресурси.
У разі оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси у разі збільшення ціни за одиницю товару відповідно до підпункту 2 пункту 19 цих особливостей до такого повідомлення додається обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю, яке повинно бути документально підтверджено замовником.
Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси може містити іншу додаткову інформацію.
Чи повинен замовник коригувати в електронних полях інформацію про змінені ціни та обсяги закупівлі?
Згідно пункту 17 Особливостей, договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10, 13, 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного кодексу України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону, та цих особливостей.
При цьому відповідно до пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13, 15 та 26 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, визначених даним пунктом.
Отож підстави, визначені пунктом 19 Особливостей, передбачають можливість вносити зміни до істотних умов договору про закупівлю, в тому числі й в частині коригування ціни та обсягів товарів / робіт / послуг. Але чи повинен замовник при оприлюдненні повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю редагувати відповідні електронні поля, в яких відображається інформація про ціни та обсяг закупівлі?
Повертаючись до норм пункту 20 Особливостей, законодавство містить чіткі вимоги щодо переліку інформації, яку обов’язково має включати в себе повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, і такий перелік не включає в себе інформацію про змінені ціни та / або обсяги товарів / робіт / послуг, що є предметом закупівлі. Тобто, на перший погляд здається, що необхідність коригувати вищезгадані електронні поля в замовника відсутня. Проте не все так однозначно.
Адже повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю повинно містити опис змін, що внесені до істотних умов договору про закупівлю, та / або дані щодо цін на матеріальні ресурси. А отже у разі, якщо сторони погодили необхідність внесення змін до договору про закупівлю в частині зменшення обсягів товарів / робіт / послуг, замовник при оприлюдненні даних в електронній системі закупівель зазначає відповідну інформацію в електронному полі, призначеному для опису змін, що внесені до істотних умов такого договору.
А що як замовник оприлюднить в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, проте електронні поля із ціною та обсягом закупівлі залишить незмінними? В такому разі необхідно врахувати наступне. Фактично вимоги, визначені пунктом 20 Особливостей, не будуть порушені – наявність такої інформації в повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю законодавчо не передбачено. Хоча нагадуємо, що повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю може містити іншу додаткову інформацію. В той же час у разі не відображення змін щодо ціни та / або обсягів закупівлі у відповідних електронних полях на даному етапі призведе до невідповідності між інформацією, що відображена в електронній системі закупівель, та фактичними даними щодо виконання договору. Окрім цього звертаємо увагу, що технічна реалізація окремих електронних майданчиків не дозволить замовнику оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю в разі, якщо вищезгадані електронні поля залишаться без змін.
З якими труднощами стикається замовник у разі не приведення у відповідність електронних полів щодо ціни та обсягів предмета закупівлі?
Основна складність невідображення змін щодо ціни та / або обсягів закупівлі у відповідних електронних полях полягає в подальшій неможливості коректного оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю.
Звертаючись до норм пунктів 4, 86, 87 та 91 Особливостей можна прослідкувати ряд випадків, в яких замовник зобов’язаний оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю. Щодо інших закупівель, замовникам також доцільно оприлюднювати такий звіт з метою мінімізації ризиків здійснення моніторингу та виявлення порушень.
При цьому відповідно до пунктів 3, 9 та 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), звіт про виконання договору про закупівлю повинен містити таку інформацію: ціна в договорі про закупівлю; кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг; сума оплати за договором про закупівлю. Звіт про виконання договору про закупівлю може містити іншу інформацію.
Відповідно якщо замовник в процесі оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю не відображає в електронних полях відповідні зміни щодо ціни та обсягів закупівлі, то на момент оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю виникає невідповідність інформації, відображеної в електронній системі закупівель та фактичними обставинами виконання договору. В окремих випадках технічна реалізація електронних майданчиків автоматично не допустить можливості оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, так як зміни вносяться, а відповідні електронні поля залишаються неоновленими. Розглянемо ситуацію на прикладі.
Приклад 1. Сторонами укладено додаткову угоду до договору на закупівлю електричної енергії та на підставі підпункту 7 пункту 19 Особливостей підвищено ціну за одиницю товару. Відповідно до перерахунків, сума договору також зросла пропорційно до зміни ціни за одиницю товару. Уповноваженою особою оприлюднено повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, завантажено в електронну систему закупівель додаткову угоду, проте не внесено зміни в електронні поля щодо загальної суми договору про закупівлю. Припустимо, що замовник працює на електронному майданчику, в якому відсутній функціонал недопущення оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю у випадках, коли відповідні електронні поля не оновлено.
Через певний період в замовника виникає необхідність оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю. В той же час технічна реалізація електронного майданчика не дозволить оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю у випадках, якщо електронне поле із сумою оплати за договором міститиме більшу суму, аніж ціна договору про закупівлю. В той же час на етапі оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю замовник також не може вказати більшу ціну договору, аніж наразі зазначена в електронних полях конкретного договору. А отже в замовника виникає необхідність або оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю із некоректно зазначеними даними в електронних полях, або ж не оприлюднювати такий звіт взагалі, що в свою чергу суперечить вимогам законодавства та підвищує ризики виявлення порушень у разі здійснення моніторингу.
Приклад 2. Сторонами укладено додаткову угоду до договору про закупівлю світильників на підставі підпункту 2 пункту 19 Особливостей, якою обумовлено збільшення ціни за одиницю по 3-ьох позиціях. Нагадуємо, що загальна вартість договору визначається шляхом добутку ціни за одиницю товару та його кількість, при цьому відповідно до норм підпункту 2 пункту 19 Особливостей вартість договору про закупівлю не повинна збільшитись.
З цього випливає, що збільшивши ціну за одиницю товару, сторони змушені скористатись положеннями підпункту 1 пункту 19 Особливостей та скорегувати обсяги закупівлі таким чином, аби результат добутку ціни за одиницю товару та його кількості не перевищував наразі наявну загальну вартість договору про закупівлю. В такому разі при оприлюдненні повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, замовник обирає одразу дві підстави (відповідно до підпунктів 1 та 2 пункту 19 Особливостей), відображає опис таких змін та редагує усі необхідні електронні поля, в тому числі: ціну за одиницю, обсяги закупівлі та за необхідності загальну вартість договору про закупівлю. У разі, якщо замовник не відредагує дані електронні поля, то або інформація, відображена в електронній системі, не відповідатиме фактичним даним по закупівлі, або технічна реалізація електронного майданчика автоматично не дозволить оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю.
Підсумки
Аналізуючи положення законодавства, перелік інформації, що повинна міститись в повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю, не включає в себе необхідність в обов’язковому порядку редагувати електронні поля щодо обсягу та ціни договору.
В той же час невиправлення інформації щодо оновленого обсягу та / або ціни договору про закупівлю можуть призвести до невідповідності інформації, відображеної в електронній системі закупівель, та фактично наявних договірних зобов’язань. Окрім цього така невідповідність може призвести до окремих питань у подальшому, в тому числі щодо неможливості відображення в електронній системі закупівель вірної інформації при оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю.
В той же час звертаємо увагу, що технічна реалізація окремих електронних майданчиків не допускає можливості оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю у випадках, коли замовником не оновлено необхідні електронні поля, в тому числі щодо ціни за одиницю та / або обсягів закупівлі. В такому випадку замовник технічно не зможе оприлюднити повідомлення до моменту, допоки не відредагує відповідні електронні поля.