Чи варто вимагати зразок товару від переможця процедури закупівлі

Під час здійснення закупівлі товару замовник хоче переконатися, що учасник, якого він визначить переможцем поставить товар, який відповідає вимогам замовника. Тому під час складення вимог до переможця встановлюють вимогу щодо надання переможцем зразку товару. Варто зауважити, що надання зразку товару неможливе через електронну систему закупівель, тому відповідно воно відбувається поза електронною системою закупівель. Чи варто встановлювати таку вимогу в тендерній документації з’ясуємо в цьому матеріалі.

Що таке зразок товару?

Для того, щоб зрозуміти що таке зразок товару звернемося до ДСТУ 3993-2000 Товарознавство. Терміни та визначення, який містить визначення зразок товару:

Зразок товару – одиниця товару, яку вибирають для демонстрування, ознайомлення, порівняння з еталоном, контролю, аналізу, випробування, оцінювання рівня якості.

Також звернемося до Тлумачного словника української мови:

«Зразок» - пробний виріб; окремий предмет, річ із ряду однакових; предмет за яким можна скласти уявлення про інші подібні предмети.

З вище розглянутого можемо дійти висновку, що зразок товару – це товар, який надається для ознайомлення, складення уявлення про товар та його можливого оцінювання.

Чи дозволяє закупівельне законодавство вимагати від переможця зразок товару поза електронною системою закупівель?

Пункт 3 Особливостей встановлює, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.

Частина 8 статті 12 Закону визначає, що подання інформації під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі.

Водночас перше речення частини 8 статті 12 Закону визначає, що «подання інформації під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель». Тобто дана норма передбачає, що будь-яка інформація (документи), під час здійснення закупівлі подається через електронну систему закупівлі.

При цьому, друге речення частини 8 статті 12 Закону деталізує, що замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення процедури закупівлі /спрощеної закупівлі.

Таким чином видається, що частина 8 статті 12 Закону містить певні суперечності щодо подання документів переможцем закупівлі, адже дана норма безпосередньо не передбачає подання переможцем торгів документів виключно шляхом подання через електронну систему закупівель. В свою чергу в Постанові Касаційного адміністративного суду Верховного Суду України від 02.03.2023 у справі 640/26603/21 (далі – Постанова) суд виснував, що публічна закупівля здійснюється поетапно, завершальним етапом якого є укладення та виконання договору.

Враховуючи те, що принцип прозорості повинен застосовуватись на усіх етапах закупівель, а електронна система закупівель забезпечує, зокрема обмін інформацією і документами саме в електронному вигляді, виключним способом взаємодії між учасниками закупівлі та замовником є електронна система закупівель. Окрім цього, в цій же Постанові наголошено, що дана правова норма стосується як учасників так і переможця/ів торгів.

Можемо дійти висновку, що замовник не може вимагати від переможця відкритих торгів надання зразку товару, бо надання зразку товару можливе тільки поза електронною системою закупівель та відповідно така вимога буде порушувати вимоги частини 8 статті 12 Закону.

Позиція АМКУ щодо встановлення вимоги в ТД до переможця надати зразок товару

Яку ж позицію стосовно цього питання прийняв Орган оскарження розглянемо в Рішенні № 8125 -р/пк-пз від 21.05.2025, оголошення UA-2025-05-06-004782-a

Витяг із рішення

Позиція Скаржника: скаржник зазначає, що додатком 2 Документації передбачено: «у разі визнання переможцем Учасника, який запропонував еквівалент товару, Учасник з моменту визнання його переможцем до моменту укладання Договору надає Замовнику зразок товару, для випробування та тестування на відповідність всім технічним вимогам та якісним характеристикам відповідно Технічній специфікації, про що складається протокол випробування товару. Строк надання зразків товару повинен становити три календарні дні з дня направлення листа Замовником Учаснику. Надання та пересилання готового товару (як зразка), та його повернення здійснюється за кошти Учасника. У разі невідповідності товару всім технічним вимогам та якісним характеристикам відповідно Технічній специфікації Замовника, Пропозиція повертається на кваліфікацію та відхиляється».

Скаржник зазначає, що законодавство чітко визначає, що Пропозиція учасників подається виключно через електронну систему закупівель, та чітко визначає підстави для відхилення пропозицій учасників та переможців.

Чинне законодавство не передбачає надання учасниками чи переможцями процедури закупівлі будь-яких зразків продукції.

Крім того, умова Документації знову ж таки стосується виключно учасників, що пропонують еквівалент продукції, що відповідно тягне додаткові витрати для участі в тендері для таких учасників, у порівнянні з учасником, який запропонує предмет закупівлі, визначений оголошенням.

Також, умови Документації не встановлено порядку проведення тестувань, у зв’язку з чим Скаржник не може бути впевненим коректності їх проведення.

Скаржник вважає вказану вимогу дискримінаційною та просить зобов’язати замовника виключити її з тендерної документації.

Позиція Комісії: Щодо дискримінаційних вимог Документації (на думку Скаржника). Додатком 2 Документації передбачено:

…

У разі визнання переможцем Учасника, який запропонував еквівалент товару, Учасник з моменту визнання його переможцем до моменту укладання Договору надає Замовнику зразок товару, для випробування та тестування на відповідність всім технічним вимогам та якісним характеристикам відповідно Технічній специфікації, про що складається протокол випробування товару. Строк надання зразків товару повинен становити три календарні дні з дня направлення листа Замовником Учаснику. Надання та пересилання готового товару (як зразка), та його повернення здійснюється за кошти Учасника. У разі невідповідності товару всім технічним вимогам та якісним характеристикам відповідно Технічній специфікації Замовника, Пропозиція повертається на кваліфікацію та відхиляється.

Документація не містить порядок проведення тестування на відповідність всім технічним вимогам та якісним характеристикам відповідно Технічній специфікації, що є дискримінаційним по відношенню до суб’єктів господарювання, у тому числі Скаржника.

За таких умов, Замовник з незалежних від учасника обставин може на власний розсуд встановити невідповідність товару всім технічним вимогам та якісним характеристикам відповідно Технічній специфікації, що перешкоджає учасникам належним чином сформувати свої цінові пропозиції, що є дискримінаційним по відношенню до інших суб’єктів господарювання, у тому числі Скаржника.

Крім того, вказана вимога стосується тих, учасників, які запропонують саме еквівалент продукції, що є дискримінаційним по відношенню до інших суб’єктів господарювання, у тому числі Скаржника.

Також відповідно до статті 26 Закону тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, наявність/відсутність підстав, установлених у статті 17 цього Закону і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.

Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення учаснику про отримання його тендерної пропозиції із зазначенням дати та часу. Електронна система закупівель повинна забезпечити можливість подання тендерної пропозиції/пропозиції всім особам на рівних умовах.

Отримана тендерна пропозиція / пропозиція вноситься автоматично до реєстру отриманих тендерних пропозицій / пропозицій, у якому відображається інформація про надані тендерні пропозиції / пропозиції.

Тендерні пропозиції / пропозиції після закінчення кінцевого строку їх подання або ціна яких перевищує очікувану вартість предмета закупівлі не приймаються електронною системою закупівель.

Враховуючи викладене, зразки товару, не є складовою тендерної пропозиції учасника у розумінні Закону, отже невідповідність наданих зразків чи їх ненадання не може бути підставою відхилення пропозиції учасника відповідно до вимог пунктів 44, 45 та 47 Особливостей.

Враховуючи викладене, наведена вище умова Документації не узгоджується з вимогами Особливостей, що є дискримінаційним по відношенню до інших суб’єктів господарювання, у тому числі, Скаржника.

Комісія прийшла до висновку, що вимога щодо надання переможцем зразок товару не узгоджується з вимогами Особливостей та є дискримінаційною. В результаті чого замовника було зобов’язано внести зміни до тендерної документації.

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Підсумки

1. Зразок товару – це товар, який надається для ознайомлення, складення уявлення про товар та його можливого оцінювання.

2. Вимога встановлена в тендерній документації щодо надання переможцем процедури закупівлі зразку товару є порушенням вимоги частини 8 статті 12 Закону, тому не варто встановлювати таку вимогу в тендерній документації.

3. Варто саме в проєкті договору встановлювати вимоги щодо підтвердження якості товару відповідними документами та прописати умови повернення / заміни неякісного товару.

#вимоги замовника #відкриті торги #дискримінаційні умови #переможець закупівлі #практика оскарження #тендерна документація

пов'язані статті