Чи потрібно після внесення змін до тендерної документації оприлюднювати її в повному обсязі?

Часто, після оприлюднення відкритих торгів у замовників виникає необхідність внести зміни до тендерної документації. Це відбувається, наприклад, коли потрібно усунути виявлену помилку в тендерній документації або змінилися вимоги до предмета закупівлі, або така потреба постає на виконання рішення Органу оскарження. Також виникають випадки, коли потрібно внести зміни саме до додатків тендерної документації, які можуть бути завантажені в електронну систему окремими файлами (наприклад до проєкту договору про закупівлю чи до технічної специфікації).

Отож, як правильно внести зміни до тендерної документації  згідно чинного законодавства? Що потрібно врахувати при оприлюдненні змін? Чи потрібно оприлюднювати нову тендерну документацію в повному обсязі чи можливо відобразити додаток із змінами в новій редакції? Чи потрібно перезатверджувати тендерну документацію? Розберемо усі ці запитання у даному матеріалі.

Підстави для внесення змін до тендерної документації

Чинне законодавство передбачає можливість внесення змін до тендерної документації на етапі подання тендерних пропозицій.

На період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, публічні закупівлі регулюються Законом України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (зі змінами) (далі – Особливості).

Порядок внесення змін до тендерної документації замовники проводять керуючись пунктом 54 Особливостей. Так, абзацом 3 пункту 54 Особливостей визначено, що замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації.

Відповідно замовник має право внести зміни до тендерної документації у разі настання однієї з таких подій:

• власна ініціатива замовника (допущено помилку у тендерній документації, необхідно змінити або виправити вимогу, не врахували певні законодавчі вимоги та постала необхідність виправити умови тендерної документації тощо);
• усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону (до прикладу: було проведено моніторинг відкритих торгів на етапі подання тендерних пропозицій та виявлено порушення у тендерний документації, відповідно замовник, за умови, що він погоджується з висновком аудитора, може їх виправити шляхом внесення відповідних змін до тендерної документації);
• за результатами звернень учасників (учасником було подано вимогу або звернення щодо умов тендерної документації, наприклад, відсутня важлива інформація про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі,  відповідно замовник може уточнити її шляхом внесення відповідних змін до тендерної документації);
• рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації (учасником було оскаржено тендерну документацію у зв’язку з виявленням дискримінаційних вимог та Орган оскарження своїм рішенням зобов’язав замовника внести відповідні зміни до тендерної документації).

Строки для внесення змін до тендерної документації

Як зазначалося вище замовник має право внести зміни до тендерної документації до кінцевого строку подання тендерної пропозиції, визначено в електронній системі закупівель. Єдиним виключенням є внесення змін до тендерної документації на виконання рішення Органу оскарження, так як розгляд та відповідне його рішення може бути прийняте після закінчення строку подання тендерних пропозицій, так як положеннями пункту 67 Особливостей визначено, що після оприлюднення в електронній системі закупівель скарги електронна система закупівель автоматично зупиняє, зокрема, початок електронного аукціону (якщо відкриті торги проводяться із застосуванням електронного аукціону) / не розкриває інформацію, зазначену в тендерній пропозиції (тендерних пропозиціях), у тому числі інформацію про ціну / приведену ціну тендерної пропозиції (тендерних пропозицій) (якщо відкриті торги проводяться без застосування електронного аукціону).

Зміни до тендерної документації у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

Законодавчі вимоги до порядку внесення змін до тендерної документації

У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме в оголошенні про проведення відкритих торгів, таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.

Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться.

Згідно вимог наказу Мінекономіки від 13.04.2016 № 680 «Про затвердження примірної тендерної документації» (далі – Наказ № 680), під час оприлюднення в електронній системі закупівель тендерної документації замовники можуть оприлюднювати додатки до документації окремими файлами, але це не є їх обов’язком, а є правом.

Відповідно постає запитання, якщо зміни необхідно внести до певного додатку до тендерної документації, який оприлюднено окремим файлом (наприклад проєкт договору про закупівлю чи технічна специфікація) чи достатньо оприлюднити окремий додаток із змінами чи потрібно оприлюднювати нову редакцію тендерної документації в повному обсязі?

Для відповіді на поставлене запитання проаналізуємо норми Закону щодо тендерної документації.

Згідно  пункту  31 частини 1 статті 1  тендерна документація - документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель.

Відповідно до норм пункту 28 Особливостей №1178 тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.

Виходячи із вищенаведеного, тендерна документація — це сукупність відомостей, перелік яких, визначений частиною 2 статті 22 Закону з урахуванням Особливостей, додатки ж є складовою та невід’ємною частиною тендерної документації.

Тобто, враховуючи вимоги пункту 31 частини 1 статті 1 Закону, тендерна документація розробляється та затверджується замовником самостійно та повинна містити перелік складових, визначених частиною 2 статті 22 Закону з урахуванням вимог Особливостей і затверджується рішенням замовника, а саме оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою (відповідно до частини 11 статті 11 Закону).

Тому, замовник при внесені змін до тендерної документації, затверджує та оприлюднює в електронній системі закупівель, додатково до початкової редакції, нову редакцію тендерної документації в повному обсязі (включаючи додатки).

В яких випадках необхідно продовжувати строк подання тендерної пропозиції?

Законодавством передбачено залежність строку для подання тендерних пропозицій від факту внесення змін до тендерної документації для того, щоб учасники мали можливість і час підготувати свої тендерні пропозиції, враховуючи внесені зміни.

Абзацом 3 пункту 54 Особливостей визначено, що коли вносяться  зміни до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується, таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації і до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше 4 днів.

Таким чином, у разі внесення змін, уповноважена особа повинна прорахувати скільки часу залишилось до кінцевого строку подання тендерних пропозицій. І у випадку, якщо з моменту оприлюднення нової редакції тендерної документації залишається менше 4 календарних днів, уповноважена особа обов’язково має продовжити в електронній системі строк для подання тендерних пропозицій так, щоб залишалось до кінцевого строку щонайменше 4 календарних дні.

Як правильно порахувати дані терміни? Наведена нора визначає, що відлік часу починається «…з моменту», тобто, якщо замовником 08.06.2023 о 12:00 оприлюднено нову редакцію тендерної документації та перелік змін, то кінцевий строк подання тендерних пропозицій має бути не раніше 12:00 12.06.2023. Проте законодавством не визначено як рахувати такий строк (з формулюванням «з моменту»), відповідно тлумачення може бути різним. З огляду на викладене, терміни починаються з наступного дня після моменту внесення змін до тендерної документації. Розглянемо на конкретних прикладах.

Випадок 1.Замовник публікує оголошення про проведення відкритих торгів 01.05.2023, в якому зазначає, що 09.05.2023 00:00 год кінцевий строк подання тендерних пропозиції. При цьому, вносить зміни до тендерної документації і оприлюднює нову реакцію тендерної документації та перелік змін 04.05.2023. Так, як з моменту внесення змін 04.05.2023 залишається більше 4 календарних днів уповноважена особа не продовжує строк подання тендерних пропозиції.

Випадок 2.Замовник публікує оголошення про проведення відкритих торгів 08.05.2023, в якому зазначає, що 16.05.2023  01:00 год кінцевий строк подання тендерних пропозиції. При цьому  вносить зміни до тендерної документації і оприлюднює нову реакцію тендерної документації та перелік змін о 13:00 12.05.2023. Так, як відлік строків починається з моменту внесення змін, тобто з 13:00 12.05.2023, то менше 4 календарних днів до кінцевого строку подання тендерних пропозиції. Відповідно постає необхідність продовжити строк подання тендерних пропозицій до 16.05.2023 13:00  або 17.05.2023.

Випадок 3. Замовник публікує оголошення про проведення відкритих торгів 01.05.2023, в якому зазначає, що 09.05.2023 р. 01:00 год кінцевий строк подання тендерних пропозиції. Учасником подано скаргу до Органу оскарження. Колегія  постановила зобов’язати замовника внести зміни до тендерної документації. Замовником виконано рішення Органу оскарження та оприлюднено нову реакцію тендерної документації  і перелік змін 19.05.2023. В даному випадку замовнику необхідно продовжити кінцевий строк подання тендерних пропозиції, не раніше ніж до 24.05.2023 00:00 год.

Тому уповноважена особа рахує терміни і продовжує кінцевий термін подання тендерних пропозицій в тому випадку, якщо з моменту внесення змін  залишилось менше 4 календарних днів.

Практика ДАСУ щодо внесення змін до тендерної документації

Контролюючі органи  активно аналізують питання внесення змін  до тендерної документації та оприлюднення інформації про закупівлю.Аналізуючи моніторинги ДАСУ очевидно, що замовники допускаються помилок в частині внесення змін до тендерної документації та оприлюднення інформації.

1. Неоприлюднення замовниками в окремому документі переліку змін, що вносились до тендерної документації.

Приклад: закупівля № UA-2023-03-28-007284-a

За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що замовником внесені зміни до ТД, які розміщені та відображені в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції, але не оприлюднено разом із змінами до тендерної документації в окремому документі перелік змін, що вносяться до тендерної документації, чим не дотримано вимоги абзацу 4 пункту 51 Особливостей.

Закупівля № UA-2023-03-31-000339-a.

Моніторингом процедури закупівлі встановлено, що  до тендерної документації вносились зміни, викладені у файлі «Тендерна документація.docx». Проте, на порушення абзацу 2 частини 2 статті 24 Закону, абзацу 1 пункту 3 частини 1 статті 10 Закону та пункту 51 Особливостей замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель разом із змінами до тендерної документації в окремому документі перелік змін.

Закупівля № UA-2023-04-05-001938-a.

Моніторингом питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення чинного законодавства. Замовником в порушення абзацу 4 пункту 51 Особливостей не оприлюднено перелік змін до тендерної документації, оприлюдненої на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель. При цьому, згідно вищевказаної норми Особливсотей замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення. Таким чином, замовник порушив абзац 4 пункту 51 Особливсотей в частині не оприлюднення переліку змін до тендерної документації.

Аналогічні порушення виявлено в закупівлях № UA-2022-12-31-001478-a №  UA-2023-03-27-006095-a, UA-2023-03-24-002087-a

2. Не внесення змін до тендерної документації згідно переліку змін.

Приклад: закупівля № UA-2022-12-28-008660-a

Замовником до тендерної документації внесені зміни та оприлюднено перелік змін в окремому документі в електронній системі закупівель.

Водночас, моніторингом установлено, що зміни до тендерної документації, внесені згідно переліку полягали у виключення певних вимог з додатків, проте дані вимоги замовником викладені в інших розділах нових редакцій тендерної документації.

3. У окремому документі не оприлюднено, які фактично внесені зміни.

Приклад:  закупівля № UA-2023-03-28-004344-a

За результатами проведеного моніторингу установлено, що замовником тричі внесені зміни до тендерної документації, які розміщені в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції. Так, разом із змінами до тендерної документації замовник  оприлюднив окремий документ, який містить лише перелік документів до яких внесені зміни, тобто даний документ фактично не відображає переліку змін що вносяться.

Таким чином, замовником на порушення вимог абзацу 4 пункту 51 Особливостей, фактично не оприлюднено перелік змін до тендерної документації.

Підсумки

Тож аби не допускати порушень в частині внесення змін до тендерної документації і оприлюднення інформації в електронній системі, важливо при внесені змін ретельно і уважно готувати документи, керуючись чинним законодавством.

Підсумовуючи вищевикладене, підставами для внесення змін може бути: власна ініціатива замовника; усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель; звернень учасників; рішення органу оскарження.

Замовник при внесені змін до тендерної документації, затверджує та оприлюднює в електронній системі закупівель, додатково до початкової редакції, нову редакцію тендерної документації в повному обсязі (включаючи додатки) та окремим файлом перелік таких змін.

На останок пропонуємо загальний алгоритм дії замовника при внесенні змін до тендерної документації, в саме:

1. уповноважена особа приймає рішення про внесення змін до тендерної документації;
2. уповноважена особа вносить зміни до тендерної документації (у тому числі, до додатків);
3. уповноважена особа затверджує своїм рішенням нову редакцію  тендерної документації;
4. уповноважена особа розміщує в електронній системі у машинозчитувальному форматі, протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення нову редакцію тендерної документації  в повному обсязі додатково до початкової ТА в  окремому документі  перелік змін, що вносяться;
5. уповноважена особа продовжує строк для подання тендерних пропозицій в оголошені про проведення відкритих торгів (у тому разі якщо з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося  менше чотирьох днів).

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситкації на Clarity App