Чи обов’язково включати до договору специфікацію при закупівлі товарів та послуг

Здійснюючи закупівельну діяльність уповноваженій особі доводиться присвячувати також час роботі із договорами. Необхідною передумовою укладення договору є складення його проєкту. Проте під час складення проєкту договору виникає чимало питань. Розглянемо одне із питань: чи обов’язково включати до договору специфікацію. 

(НЕ)обов’язковість специфікації в договорі 

Згідно пункту 6 частини 1 статті 1 Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) договір про закупівлю - господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару. 

Пунктом 17 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178, договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13  Особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей. 

Згідно частини 1 статті  638 Цивільного кодексу України договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору. 

Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди. 

Відповідно до частини 2 статті 180 Господарського кодексу України при укладенні господарського договору сторони зобов'язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору. 

Частина 4 статті 180 Господарського кодексу України встановлює, що умови про предмет у господарському договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до їх якості. Вимоги щодо якості предмета договору визначаються відповідно до обов'язкових для сторін нормативних документів, зазначених у статті 15 цього Кодексу, а у разі їх відсутності - в договірному порядку, з додержанням умов, що забезпечують захист інтересів кінцевих споживачів товарів і послуг. 

Частини 2 статті 266 Господарського кодексу України визначає, що загальна кількість товарів, що підлягають поставці, їх часткове співвідношення (асортимент, сортамент, номенклатура) за сортами, групами, підгрупами, видами, марками, типами, розмірами визначаються специфікацією за згодою сторін, якщо інше не передбачено законом. 

Визначення, що таке специфікація можемо знайти  в «Словнику української мови»: 

• специфікація - визначення і перелік специфічних особливостей чого-небудь; розподіл на класи; групи за спільними ознаками, властивостями; класифікація. 

Як бачимо умови про предмет договору можуть визначатися специфікацією до договору, яка стає істотною умовою договору та чітко визначає важливі параметри предмета договору (найменування номенклатурних позицій, кількість, ціна за одиницю, вимоги до якості, умови поставки тощо), а також  врегульовує умови договору. Відповідно специфікація необхідна для того, щоб забезпечити точне і чітке визначення предмета договору, тобто описати, що саме буде поставлено або виконано, оскільки без специфікації буде важко зрозуміти, що саме є предметом договору. В свою чергу, якщо предмет договору  представляє собою  одну позицію, яка не потребує уточнень та зазначення детального опису, то відповідно буде достатньо зазначити інформацію про предмет договору в розділі «Предмет договору».  

Що може містити специфікація  

Специфікація до договору є важливим елементом договору, яка деталізує, в тому числі, характеристики предмета договору, такі як кількість, якість, технічні параметри, ціна або інші специфічні вимоги до товарів / послуг. Вона допомагає чітко визначити, що саме має бути поставлено або надано згідно з умовами договору.  

Відповідно можемо визначити основну інформацію, яку може містити специфікація: 

• перелік товарів або послуг (назва товару чи послуги); 
• конкретні характеристики товару або послуги (опис основних параметрів); 
• кількість одиниць товару або обсяг послуг; 
• вартість кожної одиниці товару або послуги, а також загальну суму; 
• вимоги до якості товару чи послуги; 
• умови приймання поставки товару або надання послуги; 
• умови поставки (строк, порядок, місце поставки товару або надання послуг). 

Цей перелік інформації не є вичерпним, тому кожен замовник виходячи із специфіки предмету закупівлі додає до специфікації необхідну йому інформацію для деталізації предмету договору. 

Важливо також зазначити, що специфікація може бути оформлена як окремий додаток до договору або включена до тексту договору в розділ «Предмет договору». В  свою чергу, якщо специфікація оформлюється як окремий додаток до договору, то вона повинна бути підписана двома сторонами договору, а також сам договір повинен містити посилання на неї із зазначення інформації, що такий додаток до договору є невід’ємною його частиною. У разі, якщо додаток до договору є невід’ємною частиною договору, то він має таку ж юридичну силу як і сам договір. Відповідно всі умови зазначені в специфікації стають обов’язковими для виконання сторонами договору. 

Приклад специфікації за посиланням.

Підсумки 

Необхідність специфікації в договорі визначається потребою в деталізації предмета договору, що допоможе уточнити предмет договору та умови договору. У разі, якщо предмет договору представляє собою одну позицію, яка не потребує уточнень та зазначення детального опису, то відповідно відсутня необхідність складання до договору специфікації.  

Отже, специфікація в договорі потрібна для: 

• деталізації предмета договору: визначення  переліку товарів / послуг, конкретних характеристик товарів / послуг, якості, кількості, ціни та строків поставки / надання  товарів / послуг; 
• уникнення невизначеності щодо обсягу зобов'язань сторін договору; 
• для перевірки відповідності поставлених товарів / наданих послуг вимогам договору; 
• успішного вирішення спорів, оскільки всі умови чітко прописані.