Чи можливо в проєкті договору зазначати конкретні строки поставки товару / надання послуг / виконання робіт або зазначити такий строк «з моменту перерахування авансу» або «з моменту надання заявки»?

У публічних закупівлях кожна деталь договору має значення, і строки виконання зобов’язань не виняток. Звертаючись до законодавчих норм, доцільно розмежовувати такі поняття, як «строк дії договору про закупівлю» та «строк виконання обов’язків». Відповідно строком виконання обов’язків буде термін, впродовж якого сторони зобов’язуються виконати обов’язки, передбачені договором / договором про закупівлю. І такий термін не завжди ідентичний строку дії договору. 

Та не менш важливим є встановлені у проєкті договору вимоги щодо дати поставки товару / надання послуг / виконання робіт. А от яким чином це варто робити – розглянемо у матеріалі. 

В яких випадках та яким чином передбачено зазначення дати поставки товару / надання послуг / виконання робіт при здійсненні закупівель? 

Звертаючись до законодавчих норм можна виділити ряд положень, які вказують на необхідність відображення інформації про строк поставки товару / надання послуг / виконання робіт в процесі здійснення закупівлі чи виконання договору про закупівлю, а саме: 

• відповідно до норм пункту 7 частини 3 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити таку інформацію: кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
• пунктом 5 частини 2 статті 21 Закону передбачено, що оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити наступну інформацію: строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
• згідно пункту 7 частини 2 статті 22 Закону, у тендерній документації зазначаються такі відомості: строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
• у пункті 3 частини 2 статті 33 Закону визначено, що повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію: кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
• аналізуючи вимоги пункту 9 частини 1 статті 42 Закону, звіт про виконання договору про закупівлю повинен містити таку інформацію: кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
• керуючись пунктом 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі – Порядок № 822), замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про найменування, очікувану вартість, кількість, строк, місце поставки товару, умови його оплати та кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель). 

Отож вищезгадані законодавчі норми вказують на необхідність зазначення строку поставки товару / виконання робіт / надання послуг, проте жодна з них не містить прямої вимоги щодо необхідності вказувати початкову дату такого періоду. 

Окрім цього при оприлюдненні оголошення про проведення відкритих торгів або здійсненні запиту пропозиції постачальників, замовник має можливість зазначити інформацію про дату поставки товару / виконання робіт / надання послуг, шляхом заповнення електронних полів:

Так як норми Закону із врахуванням Особливостей, а також норми Порядку № 822 не містять вимог щодо необхідності зазначення початкової дати періоду поставки товару / надання послуг / виконання робіт, замовник має можливість не відображати таку дату, а натомість зазначити лише кінцевий строк такого періоду:

Тож постає питання яким чином доцільно сформувати вимогу проєкту договору в частині зазначення дати поставки товару / надання послуг / виконання робіт так, щоб при цьому не суперечити інформації, відображеній в оголошенні про закупівлю та / або тендерній документації та / або інформації, відображеній в електронних полях запиту пропозицій постачальників. 

Яким чином замовник може відобразити в проєкті договору інформацію щодо строку поставки товару / надання послуг / виконання робіт 

Звертаючись до практичних аспектів реалізації закупівельної діяльності, замовник не завжди може чітко зазначити початкову дату періоду поставки товару / надання послуг / виконання робіт. Особливо актуальною такого роду проблема є для закупівель, потреба яких розповсюджується на весь поточний період. Не рідкістю також є випадки, коли із аналізу аналогічних закупівель або з власного досвіду замовник усвідомлює, що існують високі ризики оскарження закупівлі та відповідно укласти договір до конкретної дати можна і не встигнути. Як діяти в таких ситуаціях? Пропонуємо декілька із можливих варіантів: 

Варіант 1. Якщо замовнику відомі чіткі терміни поставки товару / надання послуг / виконання робіт. В такому випадку уповноваженій особі доцільно: 

• об’єктивно оцінити ситуацію аби зрозуміти чи доречно зазначати початкову дату поставки товару / надання послуг / виконання робіт та чи не створить така вимога додаткових проблем закупівельнику;
• якщо існують ризики, що замовник не встигне укласти договір про закупівлю до моменту настання початкової дати поставки товару / надання послуг / виконання робіт, оцінити можливість відмовитись від зазначення такої інформації в електронній системі закупівель, в тому числі проєкті договору про закупівлю;
• якщо ж відмовитись від зазначення такої інформації не вдасться, доцільно зосередитись на формуванні вимог закупівлі таким чином аби мінімізувати ризики щодо затягнення строків закупівлі. 

Відповідно в таких випадках замовник може встановити чіткі терміни поставки товару / надання послуг / виконання робіт або ж сформувати чіткий графік, у відповідності до якого буде здійснюватись виконання обов’язків. 

Ризики даної ситуації: Перше на що доцільно звернути увагу, так це неоднозначність в обрахунку строків проведення закупівлі. Так, замовник зазвичай орієнтується на відповідні строки, звертаючись до законодавчих норм, проте на практиці все буває по-різному. 

Наприклад, скориставшись попереднім плануванням, замовник розуміє, що необхідно провести закупівлю послуг з кейтерингу таким чином, аби 10.10.2025 надавач послуг приступив до виконання обов’язків. Завчасно підготувавши необхідну документацію та оголосивши процедуру закупівлі, замовник все одно не застрахований від можливості, що така закупівля не відбудеться чи буде оскаржена, або ж строки закупівлі затягнуться через відхилення учасників, тощо. Тобто навіть при здавалось би правильному плануванні, існують ризики неукладення договору про закупівлю у визначені замовником строки. А тому не рекомендуємо прописувати чіткі термінів початку постачання товару / надання послуг / виконання робіт, так як в подальшому це може призвести до відміни процедури закупівлі через неможливість укладення договору, так як дата початку виконання зобов’язань для однієї із сторін вже настала. 

Окрім цього замовнику варто врахувати, що при укладенні договору про закупівлю за результатами процедури закупівлі відкриті торги із врахуванням особливостей або ж проведеного запиту пропозицій постачальників, сторони не мають можливості застосовувати вимоги частини 3 статті 631 Цивільного кодексу України. Відповідно якщо сторони укладають договір 13.10.2025, то виконання обов’язків може розпочатись не раніше такої дати, про що більш детально розповідається у матеріалі «Застосування частини 3 статті 631 ЦКУ в публічних закупівлях». 

Варіант 2. Якщо замовнику не відомі чіткі терміни поставки товару / надання послуг / виконання робіт. В таких випадках замовник може скористатись можливістю не зазначати початкову дату періоду поставки товару / надання послуг / виконання робіт. 

В той же час сторонам варто розуміти яким чином будуть виконуватись умови договору, а тому врегулювати питання термінів виконання обов’язків в проєкті договору все ж доцільно. Зробити це можна, прив’язавшись до конкретних подій – своєрідного пускового гачка, яким може бути як подана замовником заявка або ж перерахований аванс, так і дата підписання самого договору. Проте в такому випадку доцільно також встановити розумні строки виконання зобов’язань з моменту настання конкретної події. 

Ризики даної ситуації: Замовник повинен бути готовий, що закупівля може завершитись як раніше запланованого терміну, так і пізніше. Тобто в даному випадку замовнику доцільно пропрацювати умови проєкту договору таким чином, аби врегулювати можливість поставки товару: 

• або пізніше – коли це справді буде необхідно, навіть якщо сам договір про закупівлю укладено завчасно; 

• або в короткі, проте адекватні для іншої сторони, терміни – наприклад «протягом ___ робочих днів після направлення замовником відповідної заявки». У даному випадку терміни виконання заявки доцільно прорахувати в залежності від самого предмета закупівлі. Якщо предмет закупівлі дозволяє виконання заявки на протязі 3-5 календарних днів, то даний термін буде цілком обґрунтованим. Проте якщо мова йде про громіздке дороговартісне обладнання, яке буде доставлятися з-за кордону, або необхідний період для виготовлення відповідного товару та отримання усіх необхідних документів, що підтверджують якість такого товару, то встановлення коротких строків може призвести до необхідності їх продовження або невиконання однією із сторін зобов’язань або навіть розірвання договору про закупівлю та повторного проведення закупівлі. 

Наразі пропонуємо розглянути можливі варіанти як замовники відображають в проєкті договору інформацію щодо термінів поставки товару / надання послуг / виконання робіт: 

1. «Виконавець зобов’язується надати послуги протягом _______ календарних днів з дати підписання договору.» 

2. «Підрядник приступає до виконання Робіт не пізніше _______ робочих днів з дати отримання від Замовника Заявки на виконання Робіт (далі - Заявка). Заявка направляється у письмовому вигляді на поштову адресу Виконавця та дублюється на електронну адресу __________. 

Початок та закінчення всіх видів (етапів, комплексів) робіт, визначається календарним графіком виконання робіт, що є Додатком № __ до Договору (далі - Графік), який є невід'ємною частиною Договору. Загальний строк виконання Робіт за Заявкою не може перевищувати _____ календарних днів з дати отримання Заявки Підрядником.» 

3. «Постачальник поставляє Товар (в тому числі частину / партію Товару) протягом ___ календарних днів з моменту зарахування на рахунок Постачальника авансового платежу. 

Постачальник зобов'язаний щоразу за 3 (три) календарних днів до дати поставки Товару (в тому числі кожної частини / партії Товару), письмово сповістити Замовника про дату та час надходження Товару в погоджений пункт призначення, а також надати інформацію про вантажоперевізника, та іншу інформацію, що необхідна Замовнику для прийняття Товару.» 

В той же час важливо не лише правильно сформулювати умови проєкту договору, але й відповідним чином проінформувати про це учасника закупівлі: шляхом встановлення вимог тендерної документації та / або заповнення електронних полів при формуванні оголошення про проведення відкритих торгів чи запиті пропозицій постачальників. 

Відповідно не варто зазначати в проєкті договору чітких строків «поставка товару відбувається з 01.09.2025», а варто прописати вимогу таким чином:  

1. «Поставка товару / надання послуг / виконання робіт здійснюється Постачальником у період до 31.12.2025.» 

При цьому якщо в замовника існує необхідність відобразити періодичність постачання товару / надання послуг / виконання робіт, то такого роду інформацію доцільно розмістити в частині опису технічних та якісних характеристик предмета закупівлі. Дані вимоги допоможуть учаснику закупівлі підготуватись до потенційної співпраці з замовником та оцінити можливість виконання власних обов’язків як на протязі виконання договору в цілому, так і в конкретних його етапах, в тому числі: завчасно поставити продукцію чи матеріали на власні склади, запланувати маршрути для транспортних засобів, тощо. 

Підсумки 

Технічна реалізація електронних майданчиків дозволяє зазначати конкретні строки поставки товару / надання послуг / виконання робіт під час формування оголошення про проведення відкритих торгів або ж запиту пропозицій постачальників. Проте звертаємо увагу, що законодавство містить вимоги щодо обов’язкового відображення лише кінцевого строку поставки товару / надання послуг / виконання робіт. А саме електронне поле «дата початку періоду поставки» не є обов’язковим для заповнення. 

В той же час зазначення початкової дати строку поставки товару / надання послуг / виконання робіт як в проєкті договору про закупівлю, так і в відповідних електронних полях та / або тендерній документації, несе більше ризиків для замовника, аніж користі. Адже навіть при правильному завчасному плануванні закупівель, замовник не застрахований від можливих ситуацій, які затягнуть процес здійснення закупівлі. Такі ризики можуть призвести до невиконання вимог закупівлі в частині початку виконання іншою стороною своїх зобов’язань. 

Для уникнення можливих проблемних моментів, рекомендуємо не зазначати в проєкті договору конкретних строків поставки товару / надання послуг / виконання робіт в частині початкової дати таких термінів, а натомість опрацювати інші умови такого проєкту договору, які у разі завчасного укладення договору про закупівлю або необхідності здійснення поставки в короткі терміни дозволять замовнику максимально комфортно вирішити ситуацію. При встановленні таких вимог також доцільно врахувати окремі аспекти дотримання строків поставки товару / надання послуг / виконання робіт щодо конкретного предмета закупівлі.