Чи може замовник взаємодіяти з потенційним учасником закупівлі через телефонний зв’язок або електронну адресу?

Одним із питань, яке цікавить замовників та учасників є можливість взаємодії зазначених суб’єктів через телефонний зв’язок та електронну адресу. Тобто чи може учасник звертатися до замовника із будь-якими питаннями не через електронну систему закупівель, а в телефонному режимі або ж через електронну адресу? Щоб відповісти на дане питання звернемось до відповідних норм законодавства.

Відповідно до частини 4 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення статті 5 цього Закону. Консультації з ринком можуть проводитися через електронну систему закупівель шляхом надсилання запитань замовником та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Проведення попередніх ринкових консультацій замовником не вважається участю суб’єктів господарювання у підготовці вимог до тендерної документації.

Окрім цього, пунктом 3 Розділу 2 наказу Мінекономіки № 275 від 18.02.2020  № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» (далі – Наказ № 275) передбачено, що замовники під час проведення ринкових консультацій замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, слід зазначати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів, запрошень) не тягне за собою виникнення зобов'язань з боку замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь в ринкових консультаціях.

Також розділом 3 Наказу № 275 передбачено, що одним із способів, що рекомендується для отримання інформації про ціну товарів та послуг, яким може користуватися замовник є направлення не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг.

Отож, з огляду на вище зазначені норми замовники можуть взаємодіяти із потенційними учасниками, зокрема використовуючи електронну систему закупівель або електронну пошту. Проте зазначені способи комунікації не є вичерпними, і тому замовники можуть використовувати і інші способи комунікації, зокрема телефонний зв’язок.

Водночас дані норми передбачають взаємодію до проведення закупівлі, а саме на етапі її планування.

В той же час, під час проведення закупівель законодавство, зокрема пункт 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) передбачає, що фізична / юридична особа має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та / або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру. Усі звернення за роз’ясненнями та звернення щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох днів з дати їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення шляхом оприлюднення його в електронній системі закупівель.

У відповідності до зазначеної норми учасники свої звернення до замовників повинні надсилати саме через електронну систему закупівель.

Водночас пунктом 28 Особливостей передбачено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.

Згідно з пунктом 17 частини 2 статті 22 Закону у тендерній документації зазначаються такі відомості: прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками.

Тобто в даному випадку Закон прямо передбачає, що в тендерній документації повинна бути присутня електронна адреса посадових осіб замовника саме для зв’язку з учасниками. Відповідно в даному випадку робимо висновок, що законодавство не забороняє, а прямо передбачає можливість для взаємодії замовника з учасниками закупівель і поза електронною системою закупівель в ході проведення процедури відкритих торгів.

Але частиною 8 статті 12 Закону передбачено, що подання інформації під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель.

Відповідно взаємодія між замовником та учасниками під час проведення процедури закупівлі має відбуватися виключно в електронному вигляді через електронну систему закупівель.