Чи цікаві аудиторам закупівлі через електронний каталог: аналізуємо керуючись практикою

Дев’ятими змінами до Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), які внесені постановою Кабміну від 12.05.2023 № 471 та набрали чинності 19.05.2023 Держаудитслужбі розширили перелік закупівель, які підлягають моніторингу. Тому розглянемо в даному матеріалі, яка склалася практика моніторингу запитів пропозицій постачальників з моменту можливості здійснення Держаудитслужбою таких моніторингів.

Моніторинг запитів пропозицій постачальників

Згідно пункту 23 Особливостей Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі».

Пункт 66 постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу» № 822 від 14.09.2020 (далі - Порядок) визначає, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників. Згідно пункту 68 визначено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Відповідно Держаудитслужба має право проводити моніторинг запиту пропозицій постачальників.

З часу набрання чинності дев’ятих змін до Особливостей щодо повноважень Держаудитслужби здійснювати моніторинг запиту пропозицій постачальників була здійснена незначна кількість моніторингів. Розглянемо їх детальніше.

Практика моніторингів ДАСУ

Приклад 1. Моніторинг № UA-M-2023-09-25-000057, оголошення №  UA-2023-08-21-004190-a

Витяг із запиту замовнику на пояснення: надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість. Надати посилання на сторінку веб-сайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (у разі такого розміщення).

…

Згідно з пунктом 10 Особливостей замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку з урахуванням положень, визначених цими особливостями.

Відповідно до пункту 66 Порядку, замовник укладає договір про закупівлю з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю. Договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства. Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у проекті договору в запиті пропозицій постачальників.

Водночас станом на 03.10.2023 договір про закупівлю з переможцем відбору в електронній системи відсутній.

Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:

1. чи замовником укладено договір про закупівлю з переможцем відбору законом встановлений термін;
2. у разі укладання договору, за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог, вказати причини його відсутності в електронній системі закупівель. Відповідно до пункту 65 Порядку, замовник може відмінити замовлення / запит ціни пропозицій до укладення договору про закупівлю. Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
3. надати інформацію чи замовником відмінено замовлення / запит ціни пропозицій до укладення договору про закупівлю;
4. у разі відміни замовлення / запит ціни пропозицій до укладення договору про закупівлю, вказати причини не публікування інформації про відміну замовлення / запиту ціни пропозицій замовником яка оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня прийняття такого рішення.

Витяг з відповіді замовника на пояснення: у зв’язку із неможливістю ТОВ «Г» в межах договору № 45 від 29.05.2023 (ідентифікатор закупівлі UA-2023-05-05-011576-a) поставляти природний газ замовнику в період з вересня по грудень 2023 року по обумовленій ціні, було прийнято рішення про здійснення закупівлі природнього газу на цей період.

Для визначення очікуваної вартості природного газу для проведення закупівлі через запит ціни пропозицій, було надано запити через e-mail до підприємств, які здійснюють поставку природного газу (додаток) на ринку. Та отримано відповідь від таких (додаток). Поряд із цим, було здійснено аналіз очікуваної вартості природного газу за одиницю товару у оголошених закупівля замовниками в електронній системі закупівель «Prozorro» та на інших електронних майданчиках станом на 21.08.2023.

З урахуванням отриманої інформації було здійснено розрахунок відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі затвердженої наказом Мінекономіки № 275 від 18.02.2020.

З урахуванням цього, було визначено очікувану ціну за одиницю, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, яка склала 19,11 грн за 1 м3 природного газу.

Враховуючи кількісну потребу – 30 000 м3 природного газу, було визначено очікувану вартість закупівлі 573 300,00 грн.

Технічні та якісні характеристик предмета закупівлі (ідентифікатор закупівлі UA-2023-08-21-004190-a), були визначенні у проєкті договору, а зокрема в розділі 2 Кількість та фізико-хімічні показники природного газу.

22.08.2023 року прийнято постанову Кабінету Міністрів України № 896 « Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 19 липня 2022 р. № 812» (надалі – Постанова КМУ № 896), цими змінами подовжено дію постанови від 19.07.2022 № 812 «Про затвердження Положення про покладення спеціальних обов’язків на суб’єктів ринку природного газу для забезпечення загальносуспільних інтересів у процесі функціонування ринку природного газу щодо особливостей постачання природного газу виробникам теплової енергії та бюджетним установам» (Із змінами і доповненнями) (надалі- Положення) до 15.04.2024.

Пунктом 6 цього Положення визначено, що ТОВ «Газопостачальна компанія “Нафтогаз Трейдинг”» постачає з 01.09.2023 по 15.04.2024 (включно) природний газ бюджетним установам, за ціною, що становить 16 390 грн з урахуванням податку на додану вартість за 1000 куб. метрів газу (без урахування тарифу на послуги з транспортування природного газу для точки виходу та коефіцієнта, який застосовується у разі замовлення потужності на добу наперед).

У зв’язку із прийняттям Постанови КМУ № 896, та враховуючи те, що замовник є бюджетною установою та фінансується за рахунок коштів місцевого бюджету, укладення договору із ТОВ «О» по ціні 19,11 грн за 1 м3 могло б призвести до не раціонального використання бюджетних коштів, а відтак договір про закупівлю не укладався в строк визначений пунктом 66 Порядку.

Витяг з висновку за результатами моніторингу: предметом аналізу закупівлі були питання: відображення закупівлі у річному плані. За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо відображення закупівлі у річному плані - порушень не встановлено.

Приклад 2. Моніторинг № UA-M-2024-05-10-000007, оголошення № UA-2024-04-30-003168-a.

Згідно інформації розміщеної в електронній системі закупівель 10.05.2024 було опубліковано наказ від 10.05.2024 №38-з про початок моніторингу закупівлі, а 13.05.2024 в Запиті замовнику на пояснення було опубліковано: наказ від 10.05.2024 №38-з «Про початок моніторингу закупівлі» вважати не дійсним.

Особливості моніторингу запиту пропозицій постачальників Держаудитслужбою та відповідальність

Провівши аналіз запитів замовника на пояснення можем зробити  висновки, що під час моніторингу запиту пропозицій постачальників Держаудитслужба досліджує такі питання:

1. яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість. Тут важливо відзначити, що замовники, які є головними розпорядника бюджетних коштів, розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня чи суб’єктами господарювання державного сектору економіки, необхідно готувати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі, проте не має обов’язку його оприлюднювати, адже запит пропозицій постачальників не є процедурою закупівлі у розумінні законодавства з публічних закупівель;
2. чи відмінявся замовником запит пропозицій постачальників до укладення договору про закупівлю;
3. чи замовником укладено договір про закупівлю з переможцем відбору у встановлений законодавством термін;
4. чи опубліковано замовником договір за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог;
5. тощо.

Отже, при моніторингу запиту пропозицій постачальників Держаудитслужба перевіряє, як і при моніторингу процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, наявність обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікувану вартість, а також посилання на сторінку веб-сайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (у разі такого розміщення).  

Також варто проаналізувати які порушення можуть бути встанволені під час моніторингу Держаудитслужбою  запиту пропозицій постачальників:

1. перевірка визначення предмета закупівлі. Порушення порядку визначення предмета закупівлі може тягнути за собою накладення штрафу у розмірі 1 700 грн;
2. неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі. Таке порушення теж може тягнути за собою накладення штрафу у розмірі 1 700 грн;
3. ненадання інформації, документів у випадках, передбачених законом, що також може тягнути за собою накладення штрафу у розміні 1 700 грн;
4. внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, не передбачених законом (при здійсненні закупівлі відповідно до пункту 10 Особливостей) може тягнути за собою накладення штрафу у розмірі 25 500 - 51 000 грн.

Далі пропонуємо розглянути, яких строків повинен дотримуватися замовник при проведенні запиту пропозицій постачальників:

1. згідно пункту 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про найменування, очікувану вартість, кількість, строк, місце поставки товару, умови його оплати та кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель);
2. в пункті 64 Порядку  зазначено, що у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття;
3. пункт 65 Порядку визначає, що у разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття;
4. відповідно до пункту 66  Порядку замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через п’ять календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів;
5. пунктом 68 Порядку передбачено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону. Відповідно до пункту 13 частини 1 статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) визначено, що замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель - протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю;
6. якщо закупівля здійснюється відповідно до пункту 10 Особливостей, то відповідно до абзацу 2 пункту 10 Особливостей  за результатами здійснення закупівлі шляхом застосування відкритих торгів або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до цього пункту в електронній системі закупівель замовником оприлюднюється договір про закупівлю та додатки до нього відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. Згідно пункту 10 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: договір про закупівлю та всі додатки до нього - протягом трьох робочих днів з дня його укладення;
7. якщо закупівля здійснюється відповідно до пункту 10 Особливостей, то відповідно до абзацу 4 пункту 10 Особливостей повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, укладеного відповідно до цього пункту, та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей, оприлюднюються відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. Згідно пункту 11 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону - протягом трьох робочих днів з дня внесення змін;
8. якщо закупівля здійснюється відповідно до пункту 10 Особливостей, то відповідно до абзацу 1 пункту 4 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону. Згідно пункту 12 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Підсумки

Як бачимо за рік розширених повноважень Держаудитслужби моніторинги запитів пропозицій постачальників є не досить поширеними. Але для уникнення встановлення порушень ДАСУ рекомендуємо дотримуватися порядку визначення предмету закупівлі, вчасно оприлюднювати інформацію про закупівлю, надавати інформацію, документи у випадках передбачених законом, правомірно вносити зміни до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених законом та Особливостями при здійснені закупівель відповідно до пункту 10 Особливостей. Також радимо для зменшення ризику моніторингу запиту пропозицій постачальників прозвітувати про виконання договору / договору про закупівлю.