Аудитори почали встановлювати порушення в частині відсутності підпису у розділі «договір»: правомірно чи ні

Аналізуючи наявну практику аудиторів щодо здійснених закупівель без застосування електронної системи закупівель, останнім часом актуальним стало питання щодо відсутності електронного підпису у розділі «Укладений договір». Одна із таких ситуацій описана у витягу із рішення Державної аудиторської служби України щодо моніторингу UA-M-2025-01-13-000059 за оголошенням UA-2024-12-27-001844-a: 

«За результатами моніторингу встановлено, що відповідно до норм пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 №1082 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01 липня 2020 р. за №610/34893 (далі – Порядок №1082) замовник має обов’язок щодо здійснення розміщення інформації в електронній системі закупівель шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце Замовника. При цьому, після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. 

За результатами моніторингу установлено, що замовником при розміщенні в електронній системі Договору не накладено кваліфікований електронний підпис посадової особи (уповноваженої особи), чим порушено вимоги пункту 3 Порядку №1082. 

Зобов'язання щодо усунення порушення: З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень, а саме: накласти кваліфікований електронний підпис посадової особи (уповноваженої особи) на оприлюднений Договір в електронній системі закупівель.» 

Коментар: пропонуємо звернути увагу на документи, завантажені замовником 27 грудня, тобто на момент оприлюднення договору в електронну систему закупівель. У блоці «Укладений договір» наявна скан-копія договору: 

При цьому у блоці «Тендерна документація» міститься файл: 

Раніше такі ситуації спостерігались радше як поодинокі випадки. Як приклад можна розглянути витяг із рішення Державної аудиторської служби України щодо моніторингу UA-M-2024-02-26-000004 за оголошенням UA-2023-11-20-008429-a: 

«Пунктом 3 наказу від 11.06.2020 №1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі» (далі – Наказ 1082) зазначено, що розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю. 

Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку. 

Моніторингом встановлено, що замовником не накладено електронний підпис при розміщенні в електронної системи закупівель договору від 20 листопада 2023 № 33, чим порушено вимоги пункту 3 Наказу 1082.» 

Коментар: як і в попередній ситуації, звертаємо увагу, що в блоці «Тендерна документація» наявний файл електронного підпису, завантаженого на момент оприлюднення договору, а саме: 

А тепер звернемо увагу, що замовник зміг довантажити в електронну систему закупівель електронний підпис таким чином, щоб він був відображений у блоці «Укладений договір», виключно шляхом оприлюднення повідомлення про внесення змін до такого договору. 

Ситуації частково схожі, але для їх повного розуміння слід проаналізувати законодавчі підстави вищезазначених рішень аудиторів, а також конкретні обставини щодо оприлюднення договору в електронній системі закупівель під час публікації звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. 

Аналіз законодавчих норм щодо відсутності електронного підпису в блоці «Укладений договір» 

Звертаючись до частини 3 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі», звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити таку інформацію: 

1. дата укладення та номер договору/документа (документів), що підтверджують придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг); 
2. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія; 
3. найменування (для юридичної особи) або прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) (для фізичної особи) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг; 
4. ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг; 
5. місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг та номер телефону; 
6. назва предмета закупівлі; 
7. кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг; 
8. ціна, зазначена в договорі про закупівлю/документі (документах), що підтверджує (підтверджують) придбання товару (товарів), робіт чи послуги (послуг), та строк виконання договору. 

У звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи закупівель, може зазначатися інша інформація. 

Відповідно вищезазначена інформація оприлюднюється в електронній системі закупівель, шляхом заповнення електронних полів. Звертаємо увагу, що впродовж тривалого часу під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, замовники були змушені накладати електронний підпис на кожному із відповідних етапів. Проте з квітня 2022 року процес публікації звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель було спрощено. Відповідно до внесених змін, звіт публікується в один етап, тобто вся інформація звіту заповнюється в одній формі. Після заповнення всього звіту потрібно накласти електронний підпис. 

Адміністратор електронної системи закупівель повідомляв про вищезазначені зміни: зверніть увагу, що в блоці «Укладений договір» немає, як раніше, файлу електронного підпису, адже тепер електронний підпис накладається на весь звіт, а не на кожен крок замовника при публікації звіту. 

Повертаючись до вищезгаданих прикладів, обидва з них містять посилання на одну і ту ж законодавчу норму, а саме положення пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі  та сільського господарства України № 1082 від 11.06.2020 (далі – Порядок розміщення інформації), у відповідності до якого після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. 

Аналізуючи вищезазначене, замовник на виконання норм пункту 3 Порядку розміщення інформації повинен накласти електронний підпис під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Причому пряма вимога щодо накладення електронного підпису міститься саме щодо інформації, оприлюдненої шляхом заповнення відповідних електронних полів. Фактично мова йде про необхідність накладення електронного підпису саме на звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. З квітня 2022 року електронний підпис відображається у розділі «Тендерна документація». 

В той же час оприлюднення договору про закупівлю відбувається шляхом завантаження в електронну систему закупівель відповідного файлу, що технічно не є внесенням інформації в електронні поля. А тому замовникам, які з власної ініціативи або на вимогу законодавчих норм оприлюднюють договір / договір про закупівлю під час публікації звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, доцільно врахувати, що в законодавстві немає жодних прямих вимог, які б зумовлювали накладати електронний підпис саме на оприлюднений договір про закупівлю. Тож наявного файлу електронного підпису у блоці «Тендерна документація» у даному випадку цілком достатньо для виконання норм пункту 3 Порядку № 1082. 

Отже, позиція аудиторів в частині допущення порушення пункту 3 Порядку № 1082 у зв'язку з відсутність електронного підпису у розділі «Укладений договір» є необґрунтованою та неправомірною. Задля мінімізації таких висновків, рекомендуємо замовникам, після оприлюднення інформації про початок моніторингу закупівлі без використання електронної системи закупівель, надавати пояснення з власної ініціативи, керуючись абзацом 2 частини 5 статті 8 Закону, щодо місця розміщення електронного підпису. Додатково до пояснення радимо додавати інформацію від адміністратора електронної системи закупівель та авторизованого електронного майданчика на якому працює замовник, отримані на відповідний запит.