Процес здійснення процедури відкриті торги із врахуванням особливостей потребує відповідно рівня знань та зосередженості як від замовника, так і від учасника. Адже припуститись помилок на будь-якому етапі доволі легко, а от усунути їх можна не завжди. В той же час для учасників законодавчо передбачено шанс виправити певні невідповідності. А тому пропонуємо ознайомитись із алгоритмом дій для замовника у випадках, коли в складі тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено певні невідповідності, що підпадають під норми пункту 43 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).
Алгоритм дій замовника в разі оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей
Етап 1. Розгляд тендерної пропозиції на наявність в ній невідповідностей.
На етапі розгляду тендерної пропозиції замовник може стикнутись з трьома видами помилок:
- помилки, що призводять до необхідності відхилення тендерної пропозиції учасника закупівлі – в такому випадку наявність невідповідностей відіграє другорядну роль, адже тендерна пропозиція однозначно буде відхилена;
- невідповідності у розумінні пункту 43 Особливостей – помилки, які учасник має право усунути протягом 24 годин з моменту оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей;
- формальні помилки – даний вид помилок не призводить до необхідності відхилення тендерної пропозиції або ж оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.
Тож до моменту оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, замовнику слід переконатись, що відповідна помилка учасника закупівлі підпадає під термін «невідповідність» у розумінні пункту 43 Особливостей.
При цьому звертаючись до абзацу 2 пункту 43 Особливостей, під невідповідністю в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та / або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та / або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та / або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
А отже до терміну «невідповідність» у розумінні пункту 43 Особливостей не підпадає:
- відсутність забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
- відсутність інформації та / або документів про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції;
- помилки в інформації та / або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, виправлення яких призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Полегшити процес розгляду тендерної пропозиції можна, скориставшись реєстром документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі, приклад якого можна віднайти за наступними посиланнями: Приклад реєстру документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі при закупівлі товарів та Приклад реєстру документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі при закупівлі послуг / робіт .
Етап 2. Формування протокольного рішення уповноваженої особи.
Звертаючись до частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Отож враховуючи, що у разі наявності в тендерній пропозиції учасника процедури закупівлі невідповідностей, замовник приймає рішення про оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, то уповноважена особа формує відповідний протокол, в якому зазначає:
- перелік виявлених невідповідностей;
- посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності;
- перелік інформації та / або документів, які повинен подати учасник для усунення виявлених невідповідностей.
З приклади відповідних протоколів можна ознайомитись, скориставшись наступними посиланнями: Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей та Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей, якщо була подана одна тендерна пропозиція .
Етап 3. Оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.
Звертаючись до норм абзацу 1 пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Відповідно у разі виявлення невідповідностей в інформації / документах тендерної пропозиції, то:
- замовник оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей;
- робить це у строк, не менший ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій;
- для оприлюднення такого повідомлення, технічна реалізація електронних майданчиків передбачає необхідність заповнення відповідного електронного поля та накладення електронного підпису;
- при цьому ані законодавчі положення, ані технічна реалізація майданчика не вимагає від замовника завантажувати дане протокольне рішення в електронну систему закупівель.
Етап 4. Відхилення учасника процедури закупівлі або визначення його переможцем закупівлі.
У разі оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, замовник розглядає тендерну пропозицію із врахуванням документів / інформації, поданих учасником як у складі тендерної пропозиції, так і протягом 24-х годин з моменту оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.
Якщо учасник не виправив виявлені замовником та відображені в такому повідомленні невідповідності, то уповноважена особа зобов’язана відхилити учасника процедури закупівлі згідно абзацу 5 підпункту 1 пункту 44 Особливостей, а саме як такого що не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та / або документах, що подані ним у складі своєї тендерної пропозиції, та / або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених замовником невідповідностей, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей.
Якщо ж учасник виправив всі невідповідності і відсутні підстави для відхилення тендерної пропозиції, то замовнику варто визначити такого учасника переможцем закупівлі. При цьому замовник не може оприлюднити жодне із рішень до моменту, доки не завершаться 24-и години з моменту оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей – такого роду дії не допускаються технічною реалізацією електронних майданчиків.
Приклади протоколів щодо відхилення учасника процедури закупівлі або визначення його переможцем відображені у матеріалі «Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів у 2026-му році».
Звертаємо увагу, що згідно абзацу 3 пункту 43 Особливостей, замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних з виконанням рішення органу оскарження.
А тому у разі якщо після оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, уповноваженою особою виявлено інші невідповідності, то більш безпечним варіантом для замовника є відміна процедури закупівлі відповідно до норм підпункту 2 пункту 50 Особливостей, а саме у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень. А отже рекомендуємо замовникам ретельно аналізувати надані учасником в складі тендерної пропозиції інформацію / документи до моменту оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, аби в подальшому виключити можливість виникнення даного роду порушень.