[використовувався до 01.11.23] Алгоритм закупівлі через електронний каталог з 01.09.2023, якщо вартість предмета закупівлі на рік є меншою ніж 100 тис. грн

У цьому матеріалі розглянемо новий порядок проведення закупівлі через електронний каталог товарів, вартість предмета закупівель яких є меншою ніж 100 тис. грн, у зв’язку з набранням чинності, 01.09.2023, постанови Кабміну від 04.07.2023 № 677, якою вносяться зміни до Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) та Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок).

Так, пунктом 11 Особливостей визначено, що для здійснення закупівель товарів, вартість яких є меншою, ніж 100 тис. грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів.

Адміністратором електронної системи закупівель є ДП «Прозорро» згідно з наказом Мінекономіки від 18.03.2016 № 473.

На виконання вимог Особливостей 26.10.2022 набрав чинності наказ ДП «Прозорро» від 20.10.2022 № 25, яким затверджено інструкцію про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в Особливостях. Пунктом 1 розділу ІІ зазначеного наказу визначено, що замовники у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує суму, що встановлена в Особливостях закупівель, можуть використовувати електронну систему закупівель шляхом:

• здійснення закупівель через електронний каталог, у порядку, визначеному законодавством

та / або

• здійснення закупівель у порядку, аналогічному до порядку проведення спрощених закупівель, визначеному згідно зі статтею 14 Закону, виключно в частині оголошення, подання пропозицій, звернення за роз’ясненням, звернення з вимогою про усунення порушень, надання відповідей, оцінки, розгляду, відхилення пропозицій, визначення переможця, відміни закупівлі.

Тож закупівля через електронний каталог є одним із видів «допорогових» закупівель.

Хто має право здійснювати закупівлі через електронний каталог?

Відповідь на це запитання проста – той на кого покладено такі обов’язки відповідним внутрішнім документом замовника. Тому такою особою може як уповноважена так і, так звана, відповідальна. Такі висновки зумовлені аналізом пункту 35 частини 1 статті 1 Закону уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Що замовник може закупити через електронний каталог?

Відповідно до пункту 8 частини 1 статті 1 Закону визначено, що електронний каталог - систематизована база актуальних пропозицій, що формується та супроводжується централізованою закупівельною організацією в електронній системі закупівель та використовується замовником з метою відбору постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини 1 статті 3 цього Закону. Забезпечення функціонування електронного каталогу здійснюється, у тому числі за рахунок надання авторизованим електронним майданчикам платного доступу до нього. Для замовників користування електронним каталогом є безоплатним.

Згідно з частиною 15 статті 11 Закону у разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації. Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України.

На виконання наведеної вище норми Кабміном затверджено Порядок. Так, пунктом 13 Порядку визначено, що електронний каталог складається з категорій товару та специфікацій товару.

Окрім цього, пунктом 11 Особливостей встановлено, що для здійснення закупівель товарів, вартість яких є меншою, ніж 100 тис. грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів.

Враховуючи викладене вище замовник має право закуповувати через електронний каталог виключно товар.

Вартісні межі закупівлі через електронний каталог

Як ми вже зазначали, законодавство передбачає, для здійснення закупівель товарів, вартість яких є меншою, ніж 100 тис. грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. Окремо варто зазначити, що Порядок, з 01.09.2023, не встановлює жодних вартісних меж для здійснення закупівель через електронний каталог.

Відповідно замовники мають право застосовувати електронний каталог для закупівлі товарів, керуючись пунктом 11 Особливостей, за умови, що вартість предмета закупівлі:

• встановить або перевищує 0,01 грн та є меншою ніж 100 тис. грн.

Способи здійснення закупівель через електронний каталог

З 01.09.2023 Порядком передбачено єдиний спосіб здійснення закупівлі через електронний каталог - запит пропозицій, адже пунктом 56 Порядку визначено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників.

Алгоритм здійснення закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі на рік є меншою ніж 100 тис. грн

Етап № 1. Включення закупівлі до річного плану

Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього (абзац 2 частини 1 статті 4 Закону).

Етап № 2. Прийняття рішення про проведення закупівлі через електронний каталог

Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно примати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Оформити таке рішення необхідно у вигляді протоколу.

Етап № 3. Оголошення запиту пропозицій постачальників

Відповідно до пункту 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:

• найменування;
• очікувану вартість;
• кількість;
• строк;
• місце поставки товару;
• спосіб поставки товару;
• умови оплати товару;
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).

У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення, в тому числі конкретну торговельну марку.

Запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Тут варто звернути увагу на те, що договір має містити порядок змін його умов, тож наведемо приклад такого порядку.

Приклад порядку зміни умов договору

1. Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозиції про це другій стороні за договором шляхом направлення відповідного листа (лист може бути направлено у вигляді електронного документу оформленого відповідно до умов чинного законодавства України) на електронну адресу замовника: ________ або постачальника: ________ або на поштову адресу Замовника або Постачальника, визначену у реквізитах цього Договору, з описом відправлення та повідомленням про отримання.

2. Сторона договору, яка одержала пропозицію про зміну чи розірвання договору, у двадцятиденний строк після одержання пропозиції повідомляє другу сторону про результати її розгляду. Днем одержання пропозиції вважається день отримання на електрону адресу визначену пунктом ___ Договору або дата отримання визначена у повідомлені про отримання.

3. У разі якщо сторони не досягли згоди щодо зміни (розірвання) договору або у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду. 4. Якщо судовим рішенням договір змінено або розірвано, договір вважається зміненим або розірваним з дня набрання чинності даним рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено за рішенням суду.

Електронною системою закупівель автоматично через електронний каталог надсилається постачальникам, кваліфікованим до відповідної категорії, повідомлення про запит пропозицій постачальників в момент оприлюднення запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення постачальнику про отримання його ціни пропозиції із зазначенням дати та часу.

Етап № 4. Подання пропозицій постачальниками

Постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті. Подання пропозиції постачальником вважається підтвердженням наміру укласти договір.

На запит пропозицій постачальників, оприлюднений замовником в електронній системі закупівель, постачальник має право подати тільки одну пропозицію. Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель.

Етап № 5. Розкриття та оцінка пропозицій постачальників

Електронною системою закупівель після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником в запиті пропозицій постачальників, розкривається вся інформація, зазначена в пропозиції.

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору.

Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження.

Етап № 6. Запит пропозицій не відбувся

Запит пропозицій постачальників вважається таким, що не відбувся, якщо не було подано жодної ціни пропозиції або замовником усі подані пропозиції постачальників були відхилені з підстав, визначених пунктом 64 цього Порядку.

Варто зауважити, що у разі, якщо запит пропозицій постачальників не відбувся, то замовник маж право або провести новий, або обрати інший вид «допорогової» закупівлі, наприклад укласти договір без використання електронної системі закупівель окрім випадку здійснення такої закупівлі на виконання пункту 11-1 Особливостей!

Етап № 7. Відхилення переможця відбору

Згідно пункту 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1. не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;
2. письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;
3. пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.

У разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.

Етап № 8. Відміна запиту пропозицій

Відповідно до пункту 65 Порядку замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі:

1. відсутності подальшої потреби в закупівлі;
2. скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;
3. якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.

Етап № 9. Укладення договору

Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. Договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства. Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у проекті договору в запиті пропозицій постачальників.

Етап № 10. Оприлюднення інформації в електронній системі закупівель

Пунктом 68 Порядку визначено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю. Варто відмітити, що законодавство не передбачає обов’язку оприлюднювати сам договір про закупівлю, відповідно замовник має право, а не обов’язок оприлюднювати договір про закупівлю разом зі звітом про договір, укладений без використання електронної системи закупівель.

Чи потрібно звітувати про виконання договору, укладеного за результатами закупівлі через електронний каталог?

Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1статті 10 Закону.

В нашому випадку договір укладається відповідно до пункту 11 Особливостей, тому звітувати про виконання такого договору замовник немає обов’язку.

Але звертаємо вашу увагу на те, що згідно пункту 23 Особливостей Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону.

Тобто аудитори мають право здійснювати моніторинг закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель. А як ми розібрали вище, за результатами закупівлі через електронний каталог замовник зобов’язаний оприлюднювати звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, тож рекомендуємо замовникам оприлюднювати в електронній системі закупівель інформацію про їх виконання задля зменшенн ризиків початку моніторингу такої закупівлі.