[використовувався до 01.11.23] Алгоритм закупівлі через електронний каталог з 01.09.2023, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн

Враховуючи викладене вище замовник має право закуповувати через електронний каталог виключно товар.

Вартісні межі закупівлі товару через електронний каталог

Пунктом 10 Особливостей визначено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів, вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку, з урахуванням положень, визначених Особливостями.

Окрім цього, з 01.09.2023 замовники, зокрема, централізовані закупівельні організації та замовники, які є закладами охорони здоров’я або структурними підрозділами з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій мають право здійснювати закупівлі товарів через електронний каталог шляхом запиту ціни пропозицій без вартісних обмежень, тобто на будь-яку суму. Детальніше про це у статті «Аналіз змін до Особливостей, які набирають чинності 01.09.2023».

Відповідно замовники мають право здійснювати закупівлю товарів через електронний каталог, керуючись пунктом 10 Особливостей, за умови, що вартість предмета закупівлю на рік дорівнює або перевищує 100 тис. грн.

Способи здійснення закупівель через електронний каталог

З 01.09.2023 Порядком передбачено єдиний спосіб здійснення закупівлі через електронний каталог - запит пропозицій, адже пунктом 56 Порядку визначено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників.

Алгоритм здійснення закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн

Етап № 1. Включення закупівлі до річного плану. Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього (абзац 2 частини 1 статті 4 Закону).

Етап № 2. Прийняття рішення про проведення закупівлі через електронний каталог. Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно примати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Оформити таке рішення необхідно у вигляді протоколу.

Етап № 3. Оголошення запит пропозицій постачальників. Відповідно до пункту 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:

• найменування;
• очікувану вартість;
• кількість;
• строк;
• місце поставки товару;
• спосіб поставки товару;
• умови оплати товару;
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).

У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення, в тому числі конкретну торговельну марку. При цьому:

• у запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару, вартість якого не перевищує 500 тис. грн, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення, в тому числі конкретну торговельну марку;
• запит пропозицій постачальників щодо закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. грн, повинен містити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення. За результатами формування замовником у запиті пропозицій постачальників характеристик та їх допустимих значень кількість пропозицій від постачальників щодо такого товару, що відповідають характеристикам до товару, визначеного в запиті пропозицій постачальників, не може бути менше двох.

Запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Щодо проєкту договору варто відзначити наступне. По-перше, Порядок чітко визначає, що договір має містити порядок зміни його умов, наприклад:

Приклад порядку зміни умов договору

1. Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозиції про це другій стороні за договором шляхом направлення відповідного листа (лист може бути направлено у вигляді електронного документу оформленого відповідно до умов чинного законодавства України) на електронну адресу замовника: ________ або постачальника: ________ або на поштову адресу Замовника або Постачальника, визначену у реквізитах цього Договору, з описом відправлення та повідомленням про отримання.

2. Сторона договору, яка одержала пропозицію про зміну чи розірвання договору, у двадцятиденний строк після одержання пропозиції повідомляє другу сторону про результати її розгляду. Днем одержання пропозиції вважається день отримання на електрону адресу визначену пунктом ___ Договору або дата отримання визначена у повідомлені про отримання.

3. У разі якщо сторони не досягли згоди щодо зміни (розірвання) договору або у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду. 4. Якщо судовим рішенням договір змінено або розірвано, договір вважається зміненим або розірваним з дня набрання чинності даним рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено за рішенням суду.

По-друге, відповідно до пункту 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону та цих особливостей.

Це означає, що за результатами закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн замовник укладає договір про закупівлю. Відповідно зміни до істотних умов такого договору будуть вноситися на підставі пункту 19 Особливостей, а тому рекомендуємо замовникам передбачити такі підстави та порядок внесення змін по кожній з них.

Приклад умов договору про закупівлю

Зміна істотних умов Договору допускається виключно у наступних випадках:

1) зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника;

2) погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення. У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна ціни здійснюють у такому порядку:

• підставою для зміни ціни є письмове звернення Сторони Договору та коливання ціни на ринку;
• Сторони погоджуються, що збільшення ціни за одиницю товару відбувається пропорційно коливанню цін на ринку, але не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку;
• Сторони погоджуються, що документальне підтвердження ціни на ринку має містити інформацію про період порівняння ціни, а саме: з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару та до моменту виникнення необхідності у внесенні відповідних змін;
• Сторони погоджуються, що жоден документ, який підтверджує коливання ціни на ринку не може містити один і той самий період;
• Сторони погоджуються та допускають, що документальним підтвердженням коливання ціни на рику можуть бути надані документи, які видані уповноваженими на це органами (ДП «Зовнішінформ», Торгово-промисловою палатою тощо) та які підтверджують коливання ціни на ринку такого товару, або інші факти, на які посилається Сторона або інші документи органу, установи чи організації, які мають повноваження здійснювати моніторинг цін на товари, визначати зміни ціни такого товару на ринку. Документальне підтвердження коливання ціни на ринку має містить:
• інформацію про стан цін щонайменше на дві дати, що визначають початок (дату укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару) та кінець часового інтервалу, у якому здійснювалося дослідження цін;
• результат порівняння цін у відсотковому вираженні.

3) покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна умов Договору в частині покращення якості предмету закупівлі відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав та обґрунтування, що зумовили покращення якості предмету закупівлі визначених даним Договором та наданням відповідного документального підтвердження. Під покращенням якості предмету закупівлі Сторони розуміють покращення технічних характеристик Товару тощо.

4) продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. У цьому випадку Сторони погоджуються, що продовження стоку дії Договору та/або строку виконання зобов’язань відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав, обґрунтування продовження строку дії даного Договору та/або строку виконання зобов’язана щодо передачі Товару, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат Споживача. До письмового звернення Сторона, що звертається додає документ (документи), що документально підтверджують об’єктивні обставини, що спричинили таке продовження;

5) погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг). У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна ціни відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав та обґрунтування щодо зміни ціни в бік зменшення;

6) зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та/або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування – пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування;

У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміну ціни здійснюють у такому порядку:

• підставою для зміни ціни є письмове звернення Сторони Договору та набрання чинності документу, яким затверджені чи встановлені такі ставки податків і збори та/або зміни умов щодо надання пільг з оподаткування;
• сторони погоджуються, що Сторона, яка звертається з пропозицією про внесення змін з підстав визначених даним пунктом обов’язково до письмового звернення надає документ, який встановлює/змінює такі ставки податків і збори та/або змінює умови щодо надання пільг з оподаткування;
• нову (змінену) ціну Сторони застосовують з дня введення в дію відповідного документу, яким затверджені чи встановлені такі ставки податків і зборів та/або зміни щодо надання умов пільг з оподаткування;
• зміна ціни відбувається пропорційно зміненій (зміненим) частині (частинам) складової такої ціни, в тому числі і загальна вартість Договору;

7) зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів.

У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміну ціни здійснюють у такому порядку:

• підставою для зміни ціни є письмове звернення Сторони Договору, у разі настання однієї або декілька підстав визначених даним пунктом;
• сторони погоджуються, що Сторона, яка звертається з пропозицією про внесення змін з підстав визначених даним пунктом обов’язково до письмового звернення надає документ, який підтверджує зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів.
• нову (змінену) ціну у разі зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів Сторони застосовують з дня введення в дію відповідного документу, яким затвердженні чи встановленні регульовані ціни (тарифи) і нормативи, що застосовуються у даному Договорі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України (у тому числі відповідними документом);

8) дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку

Електронною системою закупівель автоматично через електронний каталог надсилається постачальникам, кваліфікованим до відповідної категорії, повідомлення про запит пропозицій постачальників в момент оприлюднення запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення постачальнику про отримання його ціни пропозиції із зазначенням дати та часу.

Етап № 4. Подання пропозицій постачальниками. Постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті. Подання пропозиції постачальником вважається підтвердженням наміру укласти договір.

На запит пропозицій постачальників, оприлюднений замовником в електронній системі закупівель, постачальник має право подати тільки одну пропозицію. Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель.

Етап № 5. Розкриття та оцінка пропозицій постачальників. Електронною системою закупівель після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником в запиті пропозицій постачальників, розкривається вся інформація, зазначена в пропозиції.

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору.

Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження.

Етап № 6. Запит пропозиції не відбувся. Запит пропозицій постачальників вважається таким, що не відбувся, якщо не було подано жодної ціни пропозиції або замовником усі подані пропозиції постачальників були відхилені з підстав, визначених пунктом 64 цього Порядку.

У разі  коли закупівля товару, вартість якого становить або перевищує 100 тис. грн, з використанням електронного каталогу не відбулася, замовник здійснює закупівлю шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями, або шляхом запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі відповідно до Порядку, з урахуванням цих особливостей. Тобто укласти «прямий» договір про закупівлю замовник не має права та повинен:

• повторно провести закупівлю через електронний каталог

або

• провести відкриті торги у порядку, визначеному Особливостями.

Етап № 7. Відхилення переможця відбору. Згідно пункту 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1. не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;
2. письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;
3. пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.

У разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.

Етап № 8. Відміна запиту пропозицій. Відповідно до пункту 65 Порядку замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі:

1. відсутності подальшої потреби в закупівлі;
2. скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;
3. якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.

Етап № 9. Укладення договору про закупівлю. Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. Договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства. Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у проекті договору в запиті пропозицій постачальників.

Етап № 10. Оприлюднення інформації в електронній системі закупівель. Пунктом 68 Порядку визначено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю. Варто відмітити, що законодавство не передбачає обов’язку оприлюднювати сам договір про закупівлю, відповідно замовник має право, а не обов’язок оприлюднювати договір про закупівлю разом зі звітом про договір, укладений без використання електронної системи закупівель.

Також абзацом 2 пункту 10 Особливостей зобов’язано замовника, окрім звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, оприлюднювати договір про закупівлю та додатки до нього.

Тож замовник в електронній системі закупівель має оприлюднити:

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• договір про закупівлю та додатки до нього.

Етап № 10. Внесення змін до договору про закупівлю. Як ми розібрали вище за результатами описаної вище закупівлі замовники укладають договір про закупівлю в розумінні Закону з урахуванням Особливостей. Тож зміни при необхідності внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має керуватися положеннями пункту 19 Особливостей. Так, останні абзацом пункту 19 Особливостей передбачено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.

Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 цього Закону (на період дії воєнного стану читаємо – передбачених пунктом 19 Особливостей) оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Також враховуємо вимоги пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, яким встановлено, що оговір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Тож у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів:

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• додаткову угоду у форматі PDF.

Етап № 11. Оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю. Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону передбачено, що звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з дня:

• виконання сторонами договору про закупівлю

або

• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами,

або

• його розірвання.

Також варто зазначити, що у звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини 1 статті 42 Закону (унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, присвоєний електронною системою закупівель, або унікальний номер повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (у разі застосування переговорної процедури закупівлі)), зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель.

Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону (країна походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару), замовником не зазначається.

Чи потрібно застосовувати локалізацію при закупівлі через електронний каталог?

Так, якщо товар, який закуповується замовником через електронний каталог підпадає під перелік визначений пунктом 6-1 Прикінцевих та перехідних положень Закону, а вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 200 тис. грн.