Алгоритм реєстрації в Єдиній системі НПІ та додавання користувачів 

Звертаючись до чинного законодавства, в тому числі Закону України «Про Національну програму інформатизації» від 01.12.2022 № 2807-IX (далі – Закон № 2807) та Постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання Національної програми інформатизації» від 02.02.2024 № 119 (далі – Постанова № 119), замовники погоджують завдання, проєкти, роботи з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою, ніж 500 тис. гривень, шляхом повідомлення генеральному замовнику про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проєкту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації. 

Відповідно таке повідомлення оприлюднюється в Єдиній інформаційній системі обліку Національної програми інформатизації (далі – Єдина система). Тож пропонуємо розглянути перелік необхідних дій, які повинен вчинити замовник для можливості використання Єдиної системи з метою формування та оприлюднення повідомлення про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проекту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, вартістю менше 500 тис. гривень. 

В той же час є декілька нюансів, на які доцільно звернути увагу до моменту реєстрації користувача, в тому числі: 

• контактна особа (замовник) – це користувач, що відповідає за створення, редагування профілю організації, керування користувачами організації. Контактною особою може бути визначено тільки одного працівника організації; 
• авторизований користувач – фізична або юридична особа, якій відповідно до цього Положення надано доступ з використанням електронного кабінету до службової частини Єдиної системи. Кількість користувачів організації в Єдиній системі не обмежена. 

Тож розглянемо декілька ключових етапів, з якими може стикнутися замовник під час роботи в Єдиній системі. 

Алгоритм реєстрації контактної особи (замовника) в Єдина інформаційна система обліку Національної програми інформатизації 

Реєстрацію в Єдиній системі здійснює контактна особа (замовник) у відповідності до наступних кроків: 

Крок 1. Переходимо в Єдину систему за посиланням. 

Крок 2. Натискаємо на «Увійти в ЄІСОНПІ» у правому верхньому кутку головної сторінки: 

Крок 3. На вкладці авторизації обираємо «ID.GOV.UA». 

Крок 4. Накладаємо електронний підпис. Подальший функціонал напряму залежатиме від обраного типу електронного підпису: 

• файловий носій; 
• токен; 
• хмарне сховище. 

Не виключено, що під час використання електронного ключа, необхідно буде здійснити ряд додаткових дій, в тому числі проставити галочку щодо надання згоди на обробку персональних даних: 

Примітка: Система автоматично розрізняє наявних користувачів та нових. Відповідно вже зареєстровані користувачі після накладення електронного підпису переходять на сторінку кабінету замовника, в той час як незареєстрованих користувачів Єдина система направляє на сторінку реєстрації. 

Крок 5. Вносимо необхідну інформацію щодо організації замовника у доступні електронній поля. При використанні електронного ключа працівника замовника, частина інформації заповнюється автоматично. До полів, які необхідно заповнити власноруч належать: категорія замовника, область (обидва поля обираються із випадаючого списку) та інтеграція з СЕВ ОВВ (обирається, шляхом проставлення відмітки у відповідному полі). 

Якщо на першому кроці дані вказані невірно, система автоматично повідомляє про це замовника, проте надає можливість перейти на наступний етап, шляхом натискання кнопки «Ознайомлений». 

Крок 6. Вносимо необхідну інформацію щодо контактної особи (замовника) у доступні електронній поля. При внесенні даних контактної особи частина полів також заповнюється автоматично, а в полі «Група» з’явиться «Контактна особа (замовник)». Серед доступних для редагування на даному етапі електронних полів можна виділити: електронна пошта, телефон робочий та телефон мобільний. 

Крок 7. Після заповнення даних та обрання «Зберегти», замовник автоматично переходить на сторінку профілю. 

Примітка: Якщо необхідно відмінити процес реєстрації, достатньо натиснути кнопку «Відміна». 

Алгоритм дій щодо внесення змін до інформації про організацію в Єдиній системі 

Внести зміни до наявної інформації про організацію в Єдиній системі може тільки контактна особа (замовник), скориставшись наступним алгоритмом: 

Крок 1. Авторизовуємось за допомогою електронного ключа контактної особи (замовника). 

Крок 2. Обираємо у лівій частині екрану вкладку «Довідники», а тоді категорію «Організації»: 

Крок 3. Проставляємо галочку у першій колонці таблиці, після чого натискаємо на «Редагувати»: 

Крок 4. Редагуємо необхідні дані, шляхом: 

• натискання кнопки «Оновити інформацію з БД ЄДР», після чого «Ознайомлений»; 
• обрання необхідного значення із випадаючого списку електронних полів «Категорія замовника», «Область», «Правонаступник» та «Підпорядкована органу влади»; 
• проставлення галочки у електронному полі «Під’єднано до СЕВ ОВВ». 

Крок 5. Оновлюємо дані в Єдиній системі, шляхом натискання кнопки «Зберегти». 

Отож контактною особою (замовником) здійснено реєстрацію в Єдиній системі та відредаговано дані щодо організації замовника. Наступним необхідним етапом буде додавання користувача або користувачів, які подаватимуть інформацію про завдання, проєкти, роботи з інформатизації в Єдину систему. 

Алгоритм дій у разі додавання користувачів в Єдиній системі 

Додати нового користувача в Єдиній системі також має можливість виключно контактна особа замовника. Відповідно зробити це можна таким чином: 

Крок 1. Авторизовуємось за допомогою електронного ключа контактної особи (замовника). 

Крок 2. Обираємо у лівій частині екрану вкладку «Довідники», а тоді категорію «Користувачі». 

Примітка: Вкладка «Довідники» доступна виключно у кабінеті контактної особи (замовника). В свою чергу при переході на категорію «Користувачі», система відображає увесь перелік користувачів, зареєстрованих замовником. Навпроти кожної з таких осіб буде помітка «Замовник» і лише навпроти одного – «Замовник» та «Контактна особа (замовник)». 

Крок 3. Натискаємо на кнопку «+ Додати»: 

Крок 4. Заповнюємо інформацію про нового користувача, після чого зберігаємо дані: 

Після того, як в системі зареєстровано користувача або користувачів, замовник має змогу розпочати внесення інформації щодо завдань, проєктів, робіт з інформатизації. Проте на практиці трапляються ситуації, коли необхідно відредагувати дані про користувача / користувачів або навіть позбавити можливості продовжувати роботу в Єдиній системі. 

Алгоритм дій щодо внесення змін до даних користувача в Єдиній системі 

Крок 1. Авторизовуємось за допомогою електронного ключа контактної особи (замовника). 

Крок 2. Обираємо у лівій частині екрану вкладку «Довідники», а тоді категорію «Користувачі». 

Крок 3. Проставляємо галочку у першій колонці відповідного рядка користувача, чиї дані потрібно змінити. Далі натискаємо на «Редагувати». 

Крок 4. Редагуємо необхідні дані, шляхом: 

• внесення даних у електронні поля; 
• обрання з випадаючого списку електронного поля «Група» (доступні значення «Замовник» або «Контактна особа (замовник)»); 
• проставлення галочки у електронному полі «Неактивний користувач». 

Примітка: Нагадуємо, що статус контактної особи (замовника) може бути наданий виключно одній особі. А тому при передачі такого статусу іншому користувачеві, попередня контактна особа автоматично набуває статусу користувача. 

Окрім цього проставлення відмітки у полі «Неактивний користувач» обмежить доступ такому користувачу до Єдиної системи. Таку відмітку можна проставити для прикладу у разі звільнення особи або зняття з неї обов’язків користувача. 

Проставити галочку в електронному полі «Неактивний користувач» для контактної особи (замовника) неможливо. А тому щоб зробити це необхідно здійснити ряд додаткових дій, а саме: 

• передати статус контактної особи (замовника) іншому користувачеві; 
• перейти на сторінку нової контактної особи (замовника); 
• здійснити кроки № 2 та № 3 цього алгоритму; 
• проставити галочку в електронному полі «Неактивний користувач». 

Крок 5. Оновлюємо дані в Єдиній системі, шляхом натискання кнопки «Зберегти». 

У разі виникнення додаткових питань чи ситуацій, замовник має можливість ознайомитись з інструкціями та відеоінструкціями, розміщеними на веб-сайті Єдиної системи за посиланням https://npi.gov.ua/ua або ж звернутися за консультацією до Міністерство цифрової трансформації України.