Алгоритм погодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою, ніж 500 тис. гривень 

Звертаючись до абзацу третього пункту 8 постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання Національної програми інформатизації» від 02.02.2024 № 119 (далі – Постанова № 119), погодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою, ніж визначена в абзаці другому цього пункту, здійснюється шляхом повідомлення генеральному замовнику про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проєкту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації. 

Нагадуємо, що абзац другий пункту 8 Постанови № 119 розповсюджується на: 

• завдання, проєкти, роботи з інформатизації Національної програми інформатизації, очікувана вартість яких дорівнює або перевищує 500 тис. гривень; 
• завдання, проєкти, роботи з інформатизації Національної програми інформатизації, очікувана вартість яких перевищує 1 тис. гривень в разі закупівель послуг із підключення закладів соціальної інфраструктури до широкосмугового доступу до Інтернету за кошти субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на реалізацію заходів, спрямованих на підвищення доступності широкосмугового доступу до Інтернету в сільській місцевості. 

Листом Міністерства цифрової трансформації України (далі – Мінцифри) від 16.09.2024 № 1/04-2-15284 передбачено, що з 01.10.2024 повідомлення генеральному замовнику про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проєкту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою ніж 500 тис. гривень мають надаватися засобами Системи. 

Що ж таке «Система» пояснюється у нормах Закону України «Про Національну програму інформатизації» від 01.12.2022 № 2807-IX (далі – Закон № 2807). Отож Єдина інформаційна система обліку Національної програми інформатизації (далі – Єдина система) – інформаційна система, призначена для обробки та зберігання програм, завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації та матеріалів до них. 

Відповідальна особа, яка має право та обов’язок оприлюднювати інформацію щодо завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації та матеріалів до них в Єдиній системі, повинна мати статус користувача. Тож пропонуємо розглянути перелік необхідних кроків для замовника (користувача) у випадку, якщо необхідно оприлюднити повідомлення про відповідний укладений договір в Єдиній системі. 

Алгоритм формування та оприлюднення повідомлення про укладений договір, вартістю до 500 тис. гривень 

Формування та оприлюднення повідомлення про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проєкту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації через Єдину Систему здійснюється у відповідності до такого алгоритму: 

Крок 1. Авторизуємось у Єдиній системі та обираємо у меню зліва «Програми, Завдання НПІ» та «Поточні». 

Крок 2. Переходимо на вкладку «Проєкти до 500 тис.»: 

Крок 3. Натискаємо на кнопку «+ Додати проєкт», що дозволить перейти на сторінку створення картки проєкту. 

Крок 4. Заповнюємо дані щодо укладеного договору: 

Примітка: Обов’язковими до заповнення є електронні поля, позначені символом «*». 

Також звертаємо увагу на наявність взаємозв’язку між електронним полем «Сума оплати за договором» та полями «Джерела та обсяги фінансування», а саме: загальна сума значень, відображених за одним або декількома джерелами фінансування, повинна відповідати сумі, відображеній у електронному полі «Сума оплати за договором». 

Окрім цього ідентифікатор плану закупівель заповнюється обов’язково. Віднайти його можна, перейшовши на річний план та звернувши увагу на верхню частину інформації щодо закупівлі: 

У разі якщо закупівля не передбачає оприлюднення річного плану закупівель, пропонуємо скористатися альтернативними методами подання повідомлення генеральному замовнику, про що більш детально розповідається у наступному розділі даного матеріалу. 

Файл із договором підвантажувати також обов’язково. 

Крок 5. Натискаємо «Зберегти» і отримуємо повідомлення щодо внесення інформації про договір до реєстру повідомлень: 

Примітка: При збереженні даних системою автоматично формується: 

• повідомлення про проєкт інформатизації вартістю до 500 тис грн. у форматі pdf; 
• посилання для перевірки даних запису з публічного сайту. 

Як діяти замовнику, якщо з тих чи інших причин немає змоги подати повідомлення через Єдину систему? 

Слід відмітити, що відсутність можливості використання Єдиної системи з тих чи інших причин в жодному разі не є підставою для бездіяльності замовника. Відповідно в такому разі замовнику доцільно віднайти інші можливі варіанти яким чином повідомити генерального замовника про укладений договір вартістю до 500 тис. гривень, наприклад шляхом: 

• заповнення Google-форми для повідомлення про проєкт до 500 тис. гривень; 
• направлення офіційного листа з повідомленням про проєкт до 500 тис. гривень до Мінцифри через систему електронного документообігу. 

Звісно залишається ще варіант направлення офіційного листа у паперовому форматі на поштову адресу Мінцифри, проте в такому разі подбайте про наявність підтвердження факту отримання такого листа. Для прикладу, при направленні рекомендованого листа, одержувач при його отриманні проставляє відмітку, яка згодом повертається до відправника і слугує своєрідним підтвердженням що документи доставлені та передані відповідній особі. 

Не менш цікавим питанням є здійснення реєстрації бюджетних зобов’язань щодо договорів, укладених між замовником та виконавцем проєкту з інформатизації у Державній казначейській службі. 

Особливості реєстрації бюджетних зобов’язань за вищезазначеними договорами 

Звертаючись до частини 1 статті 48 Бюджетного кодексу України, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, в тому числі щодо завдань (проєктів) Національної програми інформатизації – після їх погодження з Генеральним державним замовником Національної програми інформатизації. 

Відповідно представник Органу Казначейства немає можливості прийняти до реєстрації бюджетні зобов’язання по договору, а в подальшому здійснювати оплату по ньому, якщо такий договір підпадає під вимоги завдань (проєктів) Національної програми інформатизації і в той же час відповідним чином не погоджений з генеральним замовником. 

А тому при реєстрації договірних зобов’язань у Казначействі, підтвердженням факту погодження проєкту із генеральним замовником стане наявність повідомлення про проєкт інформатизації вартістю до 500 тис грн. та посилання для перевірки даних запису з публічного сайту. 

Відповідальність та наслідки за неоприлюднення інформації щодо завдань, проєктів, робіт з інформатизації 

У відповідності до норм чинного законодавства, непогодження проєкту договору вартістю до 500 тис. гривень, шляхом оприлюднення повідомлення про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проєкту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, може призвести до таких наслідків, як: 

• відмова у реєстрації бюджетних зобов’язань та здійснення оплати за таким договором Органом Казначейства. Нагадуємо, що при реєстрації бюджетних зобов’язань від замовника також вимагається відповідне підтвердження факту оприлюднення повідомлення щодо проєкту з інформатизації в Єдиній системі; 
• прийняття генеральним замовником рішення про зупинення виконання програм, проєктів, робіт з інформатизації вартістю до 500 тис. гривень, щодо яких не було подано повідомлення про укладений договір в Єдиній системі або не повідомлено генерального замовника у альтернативний спосіб (заповнення Google-форми, направлення офіційного листа через систему електронного документообігу чи направлення паперового офіційного листа на поштову адресу генерального замовника). 

Окрім цього пунктом 11 Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації, затвердженого Постановою № 119, передбачено що керівники замовників здійснюють контроль та несуть персональну відповідальність за своєчасність, достовірність і зміст поданих пропозицій та звітних матеріалів. 

А тому навіть при визначенні конкретного переліку осіб, відповідальних за подання інформації про проєкти з інформатизації в Єдину систему, в першу чергу за неподання даних чи подання недостовірної інформації буде відповідати саме керівник замовника. 

Окрім цього при виявленні факту відсутності погодження проєкту з інформатизації, вартістю до 500 тис. гривень, шляхом оприлюднення повідомлення в Єдиній системі, генеральний замовник може зупинити виконання такого проєкту.