Алгоритм закупівель до 50 тис. грн з 26.05.2022

26.05.2022 внесено чергові зміни до наказу ДП «Прозорро» від 19.03.2019 № 10 та оновлено порядок#nbsp;застосування електронної системи закупівель для проведення закупівель товарів, робіт та послуг вартість яких за предметом закупівлі є меншою за 50 тис. грн. Зміни внесено наказом ДП «Прозорро» від 24.05.2022 № 14 «Про внесення змін до інструкції про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в частині 3 статті 3 Закону України “Про публічні закупівлі”, затвердженої наказом ДП “Прозорро” від 19.03.2019 № 10 (зі змінами)».

Тож проаналізуємо як проводити закупівлі товарів, робіт та послуг до 50 тис. грн з 26.05.2022.

Способи здійснення закупівель до 50 тис. грн

Частиною 3 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) визначено, що у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн, замовник повинен дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та може використовувати електронну систему закупівель, у тому числі електронні каталоги для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Варто зазначити, що початкової межі таких закупівель Закон не містить, тому від 0,01 грн замовник має оприлюднювати відповідну інформацію в електронній системі закупівель.

Порядок застосування електронної системи закупівель для проведення закупівель товарів, робіт та послуг вартість яких за предметом закупівлі є меншою за 50 тис. грн регулює наказ ДП «Прозорро» від 19.03.2019 № 10 (зі змінами), яким передбачено, що:

«замовники у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн або на які не поширюється дія Закону України «Про публічні закупівлі», а також не замовники в розумінні цього Закону при закупівлях на будь-які суми для вибору постачальника товарів, надавача послуг чи виконавця робіт можуть використовувати електронну систему закупівель шляхом проведення закупівель через електронний каталог, у порядку, визначеному законодавством, та / або шляхом здійснення закупівель у порядку, аналогічному до порядку проведення спрощених закупівель, визначеному, згідно статтею 14 Закону України «Про публічні закупівлі», виключно в частині оголошення, подання пропозицій, звернення за роз’ясненням, звернення з вимогою про усунення порушень, надання відповідей, оцінки, розгляду, відхилення пропозицій, визначення переможця, відміни закупівлі».

Тобто у замовника є три способи задоволення своєї потреби у товарах, роботах та послугах, вартість предмета закупівлі яких є меншою за 50 тис. грн:

1. укладення договору без використання електронної системи закупівель відповідно до частини 3 статті 3 Закону;
2. здійснення закупівлі товарів через електронний каталог відповідно до постанови Кабміну від 14.09.2020 № 822;
3. проводити закупівлю за порядком аналогічним спрощеній закупівлі.

Хто має проводити закупівлі до 50 тис. грн?

Законом передбачено, що службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту) є уповноваженою особою.

Тобто уповноважена особа здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг шляхом проведення процедур закупівель та спрощених закупівель, крім цього відповідно до абзацу 2 пункту 3 частини 1 статті 11 Закону уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель, що здійснюються відповідно до частини 3 статті 3 цього Закону, а саме: у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн, замовник повинен дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та може використовувати електронну систему закупівель, у тому числі електронні каталоги для закупівлі товарів.

Тобто кожен замовник самостійно визначає кого визначити та призначити відповідальною за публічні закупівлі до 50 тис. грн.

Як дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель?

Статтею 5 Закону визначено такі принципи публічних закупівель:

• добросовісна конкуренція серед учасників;
• максимальна економія, ефективність та пропорційність;
• відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;
• недискримінація учасників та рівне ставлення до них;
• об’єктивне та неупереджене визначення переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;
• запобігання корупційним діям і зловживанням.

Перш за все дотримання принципів здійснення публічних закупівель залежить від способу проведення закупівлі до 50 тис. грн. Розглянемо це питання детальніше.

Добросовісна конкуренція серед учасників. Статтею 1 Закону України «Про захист від недобросовісної конкуренції» визначено, що недобросовісною конкуренцією є будь-які дії у конкуренції, що суперечать торговим та іншим чесним звичаям у господарській діяльності, зокрема:

• дискредитація суб'єкта господарювання. Дискредитацією суб'єкта господарювання є поширення у будь-якій формі неправдивих, неточних або неповних відомостей, пов'язаних з особою чи діяльністю суб'єкта господарювання, у тому числі щодо його товарів, які завдали або могли завдати шкоди діловій репутації суб'єкта господарювання;
• схилення до бойкоту суб'єкта господарювання. Схиленням до бойкоту суб'єкта господарювання є спонукання його конкурентом іншої особи, безпосередньо або через іншу особу, до відмови від установлення договірних зв'язків із цим суб'єктом господарювання, до невиконання (розірвання) або виконання неналежним чином договірних зобов'язань перед цим суб'єктом господарювання;
• схилення постачальника до дискримінації покупця (замовника). Схиленням постачальника до дискримінації покупця (замовника) є спонукання постачальника конкурентом покупця (замовника), безпосередньо або через іншу особу, до застосування постачальником до покупця (замовника) невигідних умов у господарській діяльності порівняно з цим чи іншими конкурентами покупця (замовника);
• підкуп працівника, посадової особи постачальника. Підкуп працівника, посадової особи постачальника - це надання або пропонування йому конкурентом покупця (замовника), безпосередньо або через іншу особу, матеріальних чи інших вигод за неналежне виконання або невиконання працівником, посадовою особою постачальника службових обов'язків, що випливають з укладеного або пов'язані з укладенням між постачальником і покупцем (замовником) договору поставки товарів, виконання робіт, надання послуг, іншого договору або за неукладення договору;
• підкуп працівника, посадової особи покупця (замовника). Підкуп працівника, посадової особи покупця (замовника) - це надання або пропонування йому конкурентом постачальника, безпосередньо або через іншу особу, матеріальних чи інших вигод за неналежне виконання або невиконання працівником, посадовою особою покупця (замовника) службових обов'язків, що випливають з укладеного або пов'язані з укладенням між постачальником і покупцем (замовником) договору поставки товарів, виконання робіт, надання послуг, іншого договору або за неукладення договору;
• досягнення неправомірних переваг у конкуренції. Досягненням неправомірних переваг у конкуренції є отримання таких відносно іншого суб'єкта господарювання шляхом порушення чинного законодавства, яке підтверджено рішенням органу державної влади, органу місцевого самоврядування, наділеного відповідною компетенцією;
• поширення інформації, що вводить в оману. Інформацією, що вводить в оману, є, зокрема, відомості, які: містять неповні, неточні або неправдиві дані про походження товару, виробника, продавця, спосіб виготовлення, джерела та спосіб придбання, реалізації, кількість, споживчі властивості, якість, комплектність, придатність до застосування, характеристики, особливості реалізації товарів, робіт, послуг, ціну і знижки на них, а також про істотні умови договору.
• тощо.

Простими словами добросовісною конкуренцією є чесне змагання учасників (потенційних постачальників / надавачів послуг / виконавців робіт) за договір із замовником та відсутність змови між замовником та учасником (потенційним постачальником / надавачем послуг / виконавцем робіт). Отже такі фактори і будуть дотриманням даного принципу.

Максимальна економія, ефективність та пропорційність. Тобто замовник має придбати товари, роботи чи послуги за найнижчою запропонованою ціною, але врахувавши усі технічні вимоги, вимоги до якості тощо.

Відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель. Даного принципу під час укладання договору без використання електронної системи замовник може дотриматися шляхом направлення запитів на цінові пропозиції, у разі укладання прямого договору, тобто оповіщення більшої кількості потенційних учасників про потребу замовника у товарах, роботах та послугах. Також замовник може оприлюднювати інформацію про свою потребу у соцмережах, власному сайті тощо. До речі даний принцип допомагає дотримання попереднього принципу - максимальна економія, ефективність та пропорційність.

Об’єктивне та неупереджене визначення переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі. Враховуючи зміст такого принципу, його можливо дотримуватися виключно за умови проведення закупівлі за порядком аналогічним порядку проведення спрощеної закупівлі.

Запобігання корупційним діям і зловживанням. Відповідно до частини 1 статті 1 Закону України «Про запобігання корупції» корупція - використання особою, зазначеною у частині 1 статті 3 цього Закону, наданих їй службових повноважень чи пов’язаних з ними можливостей з метою одержання неправомірної вигоди або прийняття такої вигоди чи прийняття обіцянки / пропозиції такої вигоди для себе чи інших осіб або відповідно обіцянка / пропозиція чи надання неправомірної вигоди особі, зазначеній у частині 1 статті 3 цього Закону, або на її вимогу іншим фізичним чи юридичним особам з метою схилити цю особу до протиправного використання наданих їй службових повноважень чи пов’язаних з ними можливостей.

Згідно зі частиною 1 статті 164 Кримінального кодексу України зловживання владою або службовим становищем, тобто умисне, з метою одержання будь-якої неправомірної вигоди для самої себе чи іншої фізичної або юридичної особи використання службовою особою влади чи службового становища всупереч інтересам служби, якщо воно завдало істотної шкоди охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян або державним чи громадським інтересам, або інтересам юридичних осіб.

Тож для дотримання даного принципу здійснення публічних закупівель у замовника має бути відсутня змова між ним та потенційним учасником / учасником.

Спосіб № 1 - укладення договору без використання електронної системи закупівель відповідно до частини 3 статті 3 Закону

Замовник може укласти прямий договір, який не є договором про закупівлі в розумінні Закону з будь-яким учасником. Проте замовнику варто обґрунтувати всій вибір, наприклад зробити запити цінових пропозицій до потенційних постачальників / надавачів послуг / виконавців робіт та обрати найбільш економічно вигідну цінову пропозицію. У разі здійснення закупівель до 50 тис. грн без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити таку інформацію:

1. дата укладення та номер договору / документа (документів), що підтверджують придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг);
2. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
3. найменування (для юридичної особи) або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) (для фізичної особи) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
4. ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
5. місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг та номер телефону;
6. назва предмета закупівлі;
7. кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
8. ціна, зазначена в договорі про закупівлю / документі (документах), що підтверджує (підтверджують) придбання товару (товарів), робіт чи послуги (послуг), та строк виконання договору.

У звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи закупівель, може зазначатися інша інформація.

І тут у замовників виникають такі запитання.

Запитання № 1 - чи обов’язково замовник має укласти саме договір?

Пунктом 1 абзацу 2 частини 3 статті 3 Закону визначено, що звіт про договір про закупівлю має містити дату укладення та номер договору / документа (документів), що підтверджують придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг). Тобто Закон надає право замовнику звітувати про закупівлю товарів, робіт та послуг до 50 тис. грн не тільки за договором, а й іншим документом. Такими документами можуть бути видаткова або товарно-транспортна накладна, касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ, тощо.

Але замовнику варто врахувати, що звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель також має містити інформацію про кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, які зазвичай не зазначаються у видатковій або товарно-транспортній накладній, касовому чеку, товарному чеку, розрахунковій квитанції, проїзному документу. Тому все ж таки варто укладати саме договір.

Запитання № 2 - чи можна застосувати частину 3 статті 631 Цивільного кодексу України?

Частиною 3 статті 631 ЦКУ визначено, що сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення, тобто замовник може укласти договір про закупівлю товарів, робіт чи послуг, наприклад, 23.05.2022, а у самому договорі встановити, що постачання товарів / виконання робіт / надання послуг здійснюється з 18.03.2022.

Частиною 10 статті 3 Закону визначено, що забороняється придбання товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених цим Законом, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених цим Законом.

Тобто дана норма забороняє застосування частини 3 статті 631 ЦКУ у разу, якщо вартість предмета закупівлі відповідає проведенню спрощеної закупівлі чи процедури закупівлі, але не при закупівлі до 50 тис. грн. Отже укладаючи прямий договір замовник має право розповсюдити його дію до його укладання, крім випадку проведення спрощеної закупівлі.

Запитання № 3 - що замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель?

Укладанню прямого договору передує оприлюднення річного плану або змін до нього. Потім замовник має укласти договір, дотримуючись принципів здійснення публічних закупівель, та оприлюднити звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Оприлюднення самого договору Законом не визначено, тому замовник за власним бажанням може його оприлюднити в електронній системі закупівель.

Запитання № 4 - чи має замовник під час внесення змін до прямого договору керуватися частиною 5 статті 41 Закону?

Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків визначених частиною 5 статті 41 Закону.

Відповідно до пункту 6 частини 1 статті 1 Закону договір про закупівлю - господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.

Отже прямий договір не є договором про закупівлю, відповідно підстави визначені частиною 5 статті 41 Закону до нього не застосовуються. Тому замовник має носити зміни до такого договору відповідно до його умов Цивільного та Господарського кодексів України.

Запитання № 5 - чи потрібно звітувати про виконання прямого договору?

Пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання. Тобто дана норма говорить про договір про закупівлю.

Як ми вже з’ясували прямий договір не є договором про закупівлю, тому замовник не має обов’язку оприлюднювати в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю.

Спосіб № 2 - здійснення закупівлі товарів через електронний каталог відповідно до постанови Кабміну від 14.09.2020 № 822

Перш за все варто звернути увагу на те, що через електронний каталог можна придбати виключно товари. Взагалі така закупівля здійснюється дуже швидко і схожа із закупівлею на маркетплейсі (типу розетка), коли ми купуємо собі якийсь товар. Враховуючи, що алгоритм доволі простий та зрозумілий розглянемо його на схематичному зображенні.

За результатами закупівлі через електронний каталог замовник укладає договір та оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, без використання електронної системи закупівель відповідно до вимог статті 10 Закону.

Спосіб № 3 - проведення закупівлі за порядком аналогічним спрощеній закупівлі

Цей спосіб є новим, тож розберемо його докладніше. З 26.05.2022 замовники у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн для вибору постачальника товарів, надавача послуг чи виконавця робіт можуть використовувати електронну систему закупівель шляхом здійснення закупівель у порядку, аналогічному до порядку проведення спрощених закупівель, визначеному, згідно статтею 14 Закону України «Про публічні закупівлі», виключно в частині оголошення, подання пропозицій, звернення за роз’ясненням, звернення з вимогою про усунення порушень, надання відповідей, оцінки, розгляду, відхилення пропозицій, визначення переможця, відміни закупівлі.

Тобто замовник проводить майже спрощену закупівлю, тому пропоную до вашої уваги покроковий алгоритм.

Крок 1.Оприлюднення річного плану або змін до нього

Норма Закону

Планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі - річний план).

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

(частина 1 статті 4 Закону)

Річний план або зміни до нього мають містити наступну інформацію:

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі;
• код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
• вид закупівлі та орієнтовний початок проведення, зокрема.

(частина 2 статті 4 Закону)

Коментар

Кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану, тому перед тим, як оголосити закупівлю до 50 тис. грн за порядком аналогічним порядку проведення спрощеної закупівлі, замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель річний план або зміни до нього протягом п’яти робочих днів з дня його або їх затвердження.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його або їх в електронній системі закупівель.

Крок 2. Оприлюднення оголошення про проведення «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн

Норма Закону

Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкт договору про закупівлю не пізніше ніж за шість робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій.

пункт 2 частини 1 статті 10 Закону

В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, що оприлюднюється замовником відповідно до статті 10 цього Закону, обов’язково зазначаються:

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі;
• кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
• строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
• умови оплати;
• очікувана вартість предмета закупівлі;
• період уточнення інформації про закупівлю (!не менше трьох робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі в електронній системі закупівель);
• кінцевий строк подання пропозицій (!строк для подання пропозицій не може бути менше ніж два робочі дні з дня закінчення періоду уточнення інформації про закупівлю);
• перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій із зазначенням питомої ваги критеріїв;
• розмір та умови надання забезпечення пропозицій учасників (якщо замовник вимагає його надати);
• розмір та умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати);
• розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону в межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків або в грошових одиницях очікуваної вартості закупівлі.

В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі може зазначатися інша інформація.

(частина 3 статті 14 Закону)

Коментар

Незважаючи на те, щопорядок проведення закупівлі до 50 тис. грн аналогічний (подібний, схожий, а не ідентичний), тобто замовник може відступати від строків та вимог визначених Законом, проте електронна система закупівель не дозволить цього зробити. Відповідно замовнику доведеться заповнювати усі електронні поля та дотримуватися строків визначених Законом для спрощеної закупівлі.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про затвердження оголошення про проведення «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн та оприлюднення його в електронній системі закупівель.

Крок 3. Вимоги до учасників «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн

Норма Закону

Вимоги до предмета закупівлі, визначені замовником, можуть зазначатися шляхом завантаження окремих файлів до оголошення про проведення спрощеної закупівлі або в електронній формі з окремими полями в електронній системі закупівель.

У вимогах до предмета закупівлі, що містять посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, замовник може вказати, які аналоги та / або еквіваленти приймаються у пропозиціях учасників.

частина 4 статті 14 Закону

Оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимоги до предмета закупівлі не повинні містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.

(частина 5 статті 14 Закону)

Замовник має право з власної ініціативи внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та / або вимог до предмета закупівлі, але до початку строку подання пропозицій. Зміни, що вносяться замовником, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції документів.

(абзац 5 частини 7 статті 14 Закону)

Коментар

1. Замовник встановлюючи вимоги до учасників має право, а не обов’язок зазначати які аналоги та / або еквіваленти приймаються у пропозиціях учасників. Тобто замовник може визначити конкретну марку та модель товару, наприклад комп’ютер «Ноутбук Lenovo IdeaPad 3 15IGL05».
2. У спрощеній закупівлі замовник не встановлює кваліфікаційні критерії відповідно до статті 16 Закону та підстави для відмови в участі у процедурі закупівлі відповідно до статті 17 Закону. Це пояснюється тим, що назва статті 16 та 17 Закону говорить про «процедури закупівель», а «спрощена» закупівля до 50 тис. грн не є процедурою закупівель. Проте, замовник має право встановити аналогічні вимоги до учасників, наприклад, зазначити, що учасник у складі пропозиції має надати інформацію про досвід виконання аналогічних договорів та відповідні договори.

Документальне оформлення

Оголошення про проведення «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн з вимогами до учасника та проєкт договору

Крок 4. Забезпечення пропозиції / виконання договору про закупівлю

Норма Закону

Замовник має право зазначити в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі вимоги щодо надання забезпечення пропозиції. У разі якщо замовник вимагає надання забезпечення пропозиції, у оголошенні про проведення спрощеної закупівлі повинні бути зазначені умови його надання, зокрема, розмір, строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції не повертається учаснику. У такому разі учасник під час подання пропозиції одночасно надає забезпечення пропозиції.

Розмір забезпечення пропозиції у грошовому виразі не може перевищувати 0,5 відсотка очікуваної вартості закупівлі у разі проведення спрощеної закупівлі на закупівлю робіт та 3 відсотків у разі проведення спрощеної закупівлі на закупівлю товарів чи послуг на умовах, визначених оголошенням про проведення спрощеної закупівлі.

(частина 1 статті 25 Закону)

У разі якщо пропозиції подаються стосовно частини предмета закупівлі (лота), розмір забезпечення пропозиції встановлюється замовником виходячи з очікуваної вартості предмета закупівлі щодо кожної його частини (лота).

(частина 2 статті 25 Закону)

Замовник має право вимагати від переможця спрощеної закупівлі внесення ним не пізніше дати укладення договору про закупівлю забезпечення виконання такого договору, якщо внесення такого забезпечення передбачено в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі.

(частина 1 статті 27 Закону)

Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю не може перевищувати 5 відсотків вартості договору про закупівлю.

(частина 3 статті 27 Закону)

Коментар

Як і у звичайній спрощеній закупівлі замовник має право встановити вимоги щодо надання забезпечення пропозиції та / або виконання договору. До речі дотримуватися чітких вимог щодо розміру забезпечення пропозиції та забезпечення виконання договору не обов’язково. Замовник може встановлювати їх більшими ніж визначені Законом.

Документальне оформлення

Оголошення про проведення спрощеної закупівлі

Крок 5. Звернення за роз’ясненням та / або з вимогою у період уточнення інформації про закупівлю

Норма Закону

У період уточнення інформації учасники спрощеної закупівлі мають право звернутися до замовника через електронну систему закупівель за роз’ясненням щодо інформації, зазначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, щодо вимог до предмета закупівлі та / або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення спрощеної закупівлі.

Усі звернення за роз’ясненнями, звернення з вимогою щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника.

Замовник протягом одного робочого дня з дня їх оприлюднення зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель, та / або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі, та / або вимог до предмета закупівлі.

(частина 7 статті 14 Закону)

Коментар

Як і у звичайної спрощеної закупівлі «спрощена» закупівля до 50 тис. грн має технічні особливості електронної системи закупівель в частині надання відповіді замовником на звернення та / або вимогу замовника, а саме: замовник має технічну можливість надати відповідь виключно до початку подання пропозицій учасників.

Тому необхідно врахувати, що технічний функціонал майданчиків передбачає можливість зазначення в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, окрім зазначення періоду уточнення інформації про закупівлю та кінцевого строку подання пропозицій, передбачити період (час) для надання роз’яснення на звернення та / або вимогу учасників спрощеної закупівлі, але рекомендую його встановлювати протягом 1 дня.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про надання відповіді на звернення та / або вимогу учасника та оприлюднення її в електронній системі закупівель

Крок 6. Внесення змін до оголошення про проведення «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн

Норма Закону

У разі внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі строк для подання пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель не менше ніж на два робочі дні.

Замовник має право з власної ініціативи внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та / або вимог до предмета закупівлі, але до початку строку подання пропозицій. Зміни, що вносяться замовником, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції документів.

(частина 7 статті 14 Закону)

Коментар

Так як «спрощена» закупівля до 50 тис. грн відбувається за порядком аналогічним порядку проведення спрощеної закупівлі замовник має право не дотримуватися вимог Закону щодо даного етапу закупівлі, проте електронна система закупівель не дасть замовнику внести зміни до оголошення після початку строку подання пропозицій.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та оприлюднення нової редакції оголошення про проведення спрощеної закупівлі та нова редакція оголошення про проведення спрощеної закупівлі.

Крок 8. Подання пропозицій учасниками

Норма Закону

Пропозиції подаються учасниками після закінчення строку періоду уточнення інформації, зазначеної замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну та інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), шляхом завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель, що підтверджують відповідність вимогам, визначеним замовником.

Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення учаснику про отримання його пропозиції із зазначенням дати та часу.

Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію, у тому числі до визначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі частини предмета закупівлі (лота).

Пропозиції учасників, подані після закінчення строку їх подання, електронною системою закупівель не приймаються.

Пропозиція учасника повинна містити підтвердження надання учасником забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення передбачено оголошенням про проведення спрощеної закупівлі.

Учасник має право внести зміни або відкликати свою пропозицію до закінчення строку її подання без втрати свого забезпечення пропозиції.

Такі зміни або заява про відкликання пропозиції враховуються, якщо вони отримані електронною системою закупівель до закінчення строку подання пропозицій.

(частина 9 статті 14 Закону)

Коментар

1. Учасник не може подати пропозицію у період уточнення інформації щодо закупівлі.
2. Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію, у тому числі до визначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі частини предмета закупівлі (лота).
3. Учасник у складі пропозиція має обов’язково надати забезпечення пропозиції, якщо воно вимагалося замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі.

Документальне оформлення не передбачено

Крок 9.Оцінка та розкриття пропозицій учасників

Норма Закону

Оцінка пропозицій проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, шляхом застосування електронного аукціону. Дата і час проведення електронного аукціону визначаються електронною системою закупівель автоматично.

(частина 1 статті 29 Закону)

Перед початком електронного аукціону автоматично розкривається інформація про ціни / приведені ціни пропозицій.

(частина 1 статті 28 Закону)

Для проведення спрощеної закупівлі із застосуванням електронного аукціону має бути подано не менше двох пропозицій. У разі якщо була подана одна пропозиція, електронна система закупівель після закінчення строку подання пропозицій автоматично переходить до етапу розгляду на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозиції учасника.

(частина 8 статті 14 Закону)

Під час розкриття пропозицій автоматично розкривається вся інформація, зазначена в пропозиціях учасників, крім інформації, зазначеної в абзаці 2 цієї частини, та формується список учасників у порядку від найнижчої до найвищої запропонованої ними ціни / приведеної ціни.

Не підлягає розкриттю інформація, що обґрунтовано визначена учасником як конфіденційна, у тому числі що містить персональні дані. Конфіденційною не може бути визначена інформація про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 цього Закону, і документи, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 цього Закону.

Замовник, орган оскарження та центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, мають доступ в електронній системі закупівель до інформації, яка визначена учасником конфіденційною.

(частина 2 статті 28 Закону)

Коментар

1. Якщо на «спрощену» закупівлю до 50 тис. грн надано пропозицію одного учасника, то електронний аукціон не відбувається, а ця пропозиція без аукціону розглядається замовником. Щоб аукціон відбувся, потрібно, щоб було надано не менше двох пропозицій.
2. Електронний аукціон складається з трьох етапів (раундів) та полягає в повторювальному процесі пониження цін в інтерактивному режимі реального часу.

Пониження цінової пропозиції в електронному аукціоні є правом учасника, а не обов’язком.

Документальне оформлення не передбачено

Крок 10. Відхилення пропозиції учасника

Норма Закону

Замовник відхиляє пропозицію в разі, якщо:

1) пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі;

2) учасник не надав забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;

3) учасник, який визначений переможцем спрощеної закупівлі, відмовився від укладення договору про закупівлю;

4) якщо учасник протягом одного року до дати оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі відмовився від підписання договору про закупівлю більше двох разів із замовником, який проводить таку спрощену закупівлю.

(частина 13 статті 14 Закону)

Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику, пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель.

(частина 14 статті 14 Закону)

У разі відхилення найбільш економічно вигідної пропозиції замовник розглядає наступну пропозицію учасника, який за результатами оцінки надав наступну найбільш економічно вигідну пропозицію.

(абзац 3 частина 12 статті 14 Закону)

Коментар

Тут замовнику варто дотримуватися підстав для відхилення пропозицій учасників, так як в електронній системі закупівель під час відхилення того чи іншого учасника замовник матиме змогу обрати підставу із випадаючого списку, який звичайно містить підстави для відхилення визначені частиною 13 статті 14 Закону.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про відхилення пропозиції учасника

Крок 11. Звернення учасника

Норма Закону

Учасник, пропозиція якого відхилена, може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин невідповідності його пропозиції умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі. Не пізніше ніж через три робочих дні з дня надходження такого звернення через електронну систему закупівель замовник зобов’язаний надати йому відповідь.

(абзац 2 частини 14 статті 14 Закону)

З метою захисту своїх прав та охоронюваних законом інтересів учасник спрощеної закупівлі може звернутися до замовника та / або до органу, що здійснює контроль над замовником, або до суду. Рішення та дії замовника можуть бути оскаржені учасником спрощеної закупівлі у судовому порядку.

(частина 20 статті 14 Закону)

Учасник, якого не визнано переможцем спрощеної закупівлі за результатами оцінки та розгляду його пропозиції, може звернутися через електронну систему закупівель до замовника з вимогою щодо надання інформації про пропозицію переможця спрощеної закупівлі, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з пропозицією учасника, який надіслав звернення, а замовник зобов’язаний надати йому відповідь не пізніше ніж через п’ять днів з дня надходження такого звернення.

(частина 4 статті 33 Закону)

Коментар

Технічна можливість звернутися до замовника в учасників «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн буде, але щодо звернення до суду з метою захисту своїх прав учасники питання не однозначне, так як Законом визначено, що спрощена закупівля - придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 і 2 частини 1 статті 3 Закону. А замовник проводить не спрощену закупівлю, а закупівлю аналогічну порядку проведення спрощеної закупівлі.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про надання відповіді на звернення учасника

Крок 12. Визначення переможця «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн

Норма Закону

За результатами оцінки та розгляду пропозиції замовник визначає переможця. Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю замовник оприлюднює в електронній системі закупівель.

(частина 12 статті 14 Закону)

За результатами розгляду та оцінки пропозиції замовник визначає переможця спрощеної закупівлі та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю згідно з цим Законом. У разі якщо учасник стає переможцем декількох або всіх лотів, замовник може укласти один договір про закупівлю з переможцем, об’єднавши лоти.

(частина 15 статті 29 Закону)

Рішення про намір укласти договір про закупівлю приймається замовником у день визначення учасника переможцем спрощеної закупівлі. Протягом одного дня з дати ухвалення такого рішення замовник оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

(частина 1 статті 33 Закону)

Переможцю спрощеної закупівлі та іншим учасникам електронною системою закупівель автоматично у день визначення учасника переможцем спрощеної закупівлі направляється інформація про переможця спрощеної закупівлі із зазначенням його найменування та місцезнаходження.

(частина 3 статті 33 Закону)

У разі відмови переможця спрощеної закупівлі від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог оголошення про проведення спрощеної закупівлі, неукладення договору про закупівлю з вини учасника або ненадання замовнику підписаного договору у строк, визначений цим Законом, замовник відхиляє пропозицію такого учасника, визначає переможця спрощеної закупівлі серед тих учасників, строк дії тендерної пропозиції яких ще не минув, та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю у порядку та на умовах, визначених цією статтею.

(частина 7 статті 33 Закону)

Коментар

Дотримання строків оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю не обов’язкове.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про визначення переможця спрощеної закупівлі та оприлюднення в електронній системі закупівель наміру про укладання договору про закупівлю

Крок 13. Документи переможця «спрощеної» закупівлі закупівлі до 50 тис. грн

Норма Закону

Переможець спрощеної закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати:

1) відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю;

2) копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом та у разі якщо про це було зазначено в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі.

У разі якщо переможцем спрощеної закупівлі є об’єднання учасників, копія ліцензії або дозволу надається одним з учасників такого об’єднання учасників.

(частина 2 статті 41 Закону)

Коментар

Звертаю вашу увагу на те, що переможець спрощеної закупівлі не має технічної можливості завантажити зазначені вище документи в електронну систему закупівель, тому доцільно встановити вимогу щодо надання таких документів на адресу замовника або на електронну адресу.

Крім цього це не є обов’язковою вимогою для «спрощених» закупівель до 50 тис. грн, тому замовник самостійно обирає чи встановлювати такі вимоги.

Документальне оформлення не передбачено

Крок 14. Укладення договору

Норма Закону

Замовник може укласти договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів. Договір про закупівлю укладається згідно з вимогами статті 41 цього Закону.

(частина 15 статті 14 Закону)

Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції за результатами електронного аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця спрощеної закупівлі, крім випадків:

• визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті та / або
• випадків перерахунку ціни за результатами електронного аукціону в бік зменшення ціни пропозиції учасника без зменшення обсягів закупівлі.

(частина 4 статті 41 Закону)

Коментар

Невідповідність договору змісту пропозиції не буде порушенням під час проведення «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн, адже за результатами такої закупівлі замовник укладає договір, а не договір про закупівлю.

Документальне оформлення не передбачено

Крок 15. Відміна спрощеної закупівлі

Норма Закону

Замовник відміняє спрощену закупівлю в разі:

1) відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг;

2) неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель;

3) скорочення видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг.

Спрощена закупівля автоматично відміняється електронною системою закупівель у разі:

1) відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 цієї статті;

2) відсутності пропозицій учасників для участі в ній. Спрощена закупівля може бути відмінена частково (за лотом).

(частини 17 та 18 статті 14 Закону)

Повідомлення про відміну закупівлі оприлюднюється в електронній системі закупівель:

• замовником протягом одного робочого дня з дня прийняття замовником відповідного рішення;
• електронною системою закупівель протягом одного робочого дня з дня автоматичної відміни спрощеної закупівлі внаслідок відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 цієї статті або відсутності пропозицій учасників для участі у ній.

Повідомлення про відміну закупівлі автоматично надсилається всім учасникам електронною системою закупівель в день його оприлюднення.

(частина 19 статті 14 Закону)

Коментар

Підстави для відміни «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн варто обирати з тих, що передбачені частиною 17 статті 14 Закону, адже електронна система закупівель не дозволить обрати інші під час оприлюднення відповідної інформації.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої або відповідальної особи про відміну спрощеної закупівлі (виключно у разі відміни на підставі частини 17 статті 14 Закону)

Крок 16. Оприлюднення договору

Норма Закону

Договір про закупівлю та всі додатки до нього оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня його укладення.

(пункт 10 частини 1 статті 10 Закону)

Коментар

Замовник не зобов’язати дотримуватися даних вимог, тому може оприлюднити договір протягом 5 робочих днів.

Документальне оформлення не передбачено

Крок 17. Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель

Норма Закону

Звіт про результати проведення закупівлі автоматично формується електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся.

(частина 2 статті 19 Закону)

Коментар

—

Документальне оформлення

—

Крок 18. Внесення змін до договору

Норма Закону

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

(пункт 11 частини 1 статті 10 Закону)

Коментар

Дана норма Закону не застосовується до договорів, укладених за результатом «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн. Під час внесення змін до договору замовник має керуватися його умовами, Цивільним та Господарським кодексами України.

Документальне оформлення

—

Крок 19. Звіт про виконання договору

Норма Закону

Звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з:

• дня виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
• його розірвання.

(пункт 12 частини 1 статті 10 Закону)

Коментар

Дана норма Закону не застосовується до договорів, укладених за результатом «спрощеної» закупівлі до 50 тис. грн, тому замовник не має оприлюднювати звіт про виконання договору.

Документальне оформлення

—

Якщо ж замовник має бажання, він може дотримуватися порядку проведення спрощеної закупівлі і повному обсязі.

Підсумки

1. У замовника є три способи задоволення своєї потреби у товарах, роботах та послугах, вартість предмета закупівлі яких є меншою за 50 тис. грн:

• укладення договору без використання електронної системи закупівель відповідно до частини 3 статті 3 Закону;
• здійснення закупівлі товарів через електронний каталог відповідно до постанови Кабміну від 14.09.2020 № 822;
• проводити закупівлю за порядком аналогічним спрощеній закупівлі.

2. За організацію та проведення закупівель до 50 тис. грн може відповідати як уповноважена особа так і відповідальна (тобто будь-який працівник підприємства / організації / установи).

3. Проаналізувавши три способи здійснення закупівель товарів, робіт та послуг вартість яких за предметом закупівлі є меншою за 50 тис. грн, можна зробити висновок, що замовнику простіше укладати прямі договори або здійснювати закупівлю товару через електронний каталог. Так як закупівля за порядком аналогічним порядку проведення спрощеної закупівлі триватиме 1,5-2 тижні та тягне за собою чималий документообіг.