Наприкінці кожного року та на початку наступного року однією з найбільших «проблем» замовників є звітування про виконання договорів. При цьому, при звітуванні про виконання договорів про закупівлю замовникам необхідно враховувати вимоги законодавства з публічних закупівель, зокрема норми Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припиненя або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), оскільки за невчасне звітування про виконання договорів про закупівлю передбачена адміністративна відповідальність.
Тому сьогодні виділимо найголовніше, що потрібно врахувати замовникам при звітуванні про виконання договорів про закупівлю.
Згідно абзацу 1 пункту 4 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.
Згідно наведеної норми замовник повинен опублікувати звіт про виконання договору про закупівлю при настанні трьох наступних підстав:
Виконання договору про закупівлю
При настанні зазначеної підстави замовник може прозвітувати про виконання договору про закупівлю, зокрема в разі, якщо було виконано в повній мірі зобов’язання за договором про закупівлю, однак закінчення строку дії договору ще не наступило.
Приміром, постачальник поставив весь обсяг товару, який був визначений умовами договору, а замовник здійснив оплату за поставлений товар.
При цьому, звітувати про виконання договору про закупівлю замовник повинен протягом 20 робочих днів з дня виконання останнього зобов’язання однією із сторін згідно умов договору, наприклад, з дня оплати замовником за поставлений товар.
Закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами
Ще однією підставою для звітування про виконання договору про закупівлю є закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами.
Так, звітувати про виконання договору згідно даної підстави замовник повинен при настанні двох умов:
- закінчення строку дії договору;
- виконання договору сторонами.
До прикладу, строк дії договору був визначений до 31.12.2024. Звітувати про виконання договору про закупівлю в такому випадку замовник повинен протягом 20 робочих днів з наступного дня після 31.12.2024, тобто з 01.01.2025.
Проте, слід врахувати, що звітувати про виконання договору згідно даної підстави замовник може виключно у випадку, коли такий договір є виконаний сторонами в повному обсязі. Тобто постачальник поставить весь обсяг товару / виконає всі послуги / роботи, а замовник здійснить всі оплати.
Натомість якщо зобов’язання згідно умов договору виконані не в повному обсязі, звітувати про виконання договору немає підстав.
Розірвання договору про закупівлю
Третьою підставою для звітування про виконання договору про закупівлю є розірвання договору про закупівлю. Водночас згідно норм Цивільного та Господарського кодексів України розірвання договору може здійснюватися в наступних випадках:
- за згодою сторін;
- за рішенням суду;
- у випадку односторонньої відмови від договору, якщо право на таку відмову встановлено договором або законом.
Тому звітувати про виконання договору про закупівлю при розірванні договору замовник повинен у разі, розірвання договору у вище вказаних випадках.
Приміром, сторони договору укладуть додаткову угоду, в якій визначать, що договір буде розірваний з 20.12.2024.
В такому випадку відраховувати 20 робочих днів потрібно з 21.12.2024.
Якщо ж розривати договір замовник буде в односторонньому порядку шляхом надсилання постачальнику повідомлення про розірвання договору в якому зазначить, що договір буде розірваний з 20.12.2024, то обчислювати строк для звітування договору потрібно з 21.12.2024 р.
Строк дії договору закінчується, а договір не повністю виконаний: що робити замовнику?
Вище було з’ясовано, що при закінченні строку дії договору про закупівлю, який не є виконаним, в замовника немає підстав для звітування про виконання договору, адже не буде дотримано обов’язкових умов для звітування згідно розглядуваної підстави – закінчення строку дії договору та його виконання.
І тому замовникам в такому випадку потрібно здійснити певні дії для того, щоб настали підстави для звітування.
До прикладу, замовник може здійснити наступні дії:
- укласти додаткову угоду про внесення змін до договору про закупівлю згідно з підпунктом 1 пункту 19 Особливостей - зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника;
- укласти додаткову угоду про розірвання договору / надіслати повідомлення контрагенту про розірвання договору (якщо дана умова передбачена умовами договору)
І відповідно після внесення змін до договору, зокрема зменшення обсягу закупівлі або розірвання договору, в замовника будуть підстави для звітування про виконання договору.
В яких видах закупівель потрібно звітувати про виконання договорів про закупівлю?
Абзац 1 пункту 4 Особливостей передбачає, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.
У відповідності до даної норми обов’язковим є звітування про виконання договорів про закупівлю, які укладені на підставі пункту 10 Особливостей. Тобто договорів про закупівлю, які укладені за результатами здійснення закупівель шляхом проведення відкритих торгів та запиту ціни пропозицій шляхом використання електронного каталогу.
Натомість при здійсненні інших видів закупівель, наприклад, які здійснюються на підставі пунктів 11, 11-1, 11-2 та 13 Особливостей, обов’язку звітувати про виконання договорів про закупівлю обов’язку немає.
Однак з огляду на те, що після оприлюднення звіту про виконаний договір в договорах / договорах про закупівлю, які укладені в результаті здійснення зазначених видів закупівель, в аудиторів не буде підстав здійснювати моніторинг, замовникам доцільно оприлюднювати звіт про виконаний договір і в закупівлях, які були укладені на підставі пунктів 11, 11-1, 11-2 та 13 Особливостей.
Підсумки
- У відповідності до абзацу 1 пункту 4 Особливостей замовник зобов’язаний звітувати про виконання договору про закупівлю при настанні наступних підстав: виконання сторонами договору про закупівлю, закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, розірвання договору.
- Якщо строк дії договору завершується, але договір не є повністю виконаним, замовнику потрібно вчинити наступні дії: укласти додаткову угоду про внесення змін до договору про закупівлю згідно з підпунктом 1 пункту 19 Особливостей - зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника або укласти додаткову угоду про розірвання договору / надіслати повідомлення контрагенту про розірвання договору (якщо дана умова передбачена умовами договору).
- Звітувати про виконання договору про закупівлю згідно абзацу 1 пункту 4 Особливостей замовники зобов’язані при виконанні договорів про закупівлю, які укладені на підставі пункту 10 Особливостей в результаті здійсненні закупівель відкритих торгів та запиту ціни пропозицій шляхом використання електронного каталогу.
