Звітування про виконання договорів про закупівлю: відповідаємо на основні питання

Однією з обов’язкових вимог закупівельного законодавства, з якою зиштовхуються замовники на початку кожного року є звітування про виконання договорів про закупівлю. Так, відповідно до пункту 4 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Відповідно, щоб виконати вимоги зазначеної норми замовники повинні врахувати приписи закупівельного законодавства, задля уникнення відповідальності за порушення при звітуванні про виконання договору про закупівлю.

Тому далі проаналізуємо законодавчі норми та надамо відповіді на основні питання, які стосуються звітування про виконання договору про закупівлю.

В яких видах закупівель звітування про виконання договору про закупівлю є обов’язковим?

Абзац 1 пункту 4 Особливостей визначає, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Водночас даний пункт Особливостей був викладений в новій редакції у відповідності до Постанови Кабміну № 157 від 17.02.2023 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178», яка набрала чинності 25.02.2023, та було деталізовано, що замовники повинні звітувати про виконання договору про закупівлю виключно у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей.

Також Постановою Кабміну № 157 від 17.02.2023 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178», яка набрала чинності 25.02.2023, було внесено зміни до пункту 13 Особливостей та доповнено пункт 13 Особливостей наступною нормою - звіт про виконання договору про закупівлю, укладений відповідно до цього пункту, не оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель.

З огляду на внесені зміни оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю, який укладений на підставі пункту 13 Особливостей після 25.02.2023 не є обов’язковим.

Важливо! Якщо договір про закупівлю був укладений до 25.02.2023 опублікування звіту про виконання договору про закупівлю є обов’язковим.

Таким чином, звітувати про виконання договору про закупівлю на підставі пункту 4 Особливостей замовники повинні у випадку, укладення договорів на підставі пункту 10 Особливостей за результатами проведення наступних видів закупівель:

• відкриті торги;
• запит ціни пропозицій шляхом використання електронного каталогу;
• договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи згідно пункту 13 Особливостей до 25.02.2023.

Натомість публікувати звіт про виконаний договір / договір про закупівлю при здійсненні закупівель на підставі пунктів 11, 11-1, та 13 (укладені з 25.02.2023) Особливостей замовники не зобов’язані.

Чи потрібно звітувати про виконання договорів, які укладені на підставі пунктів 11 та 13 Особливостей?

Як ми уже визначили, обов’язок щодо звітування про виконання договору про закупівлю присутній у випадках, коли договір про закупівлю укладається на підставі пункту 10 Особливостей.

Натомість звітувати про виконання договорів / договорів про закупівлю, які укладені, наприклад, на підставі пунктів 11, 11-1 та 13 Особливостей не є обов’язковим.

Однак в даному випадку потрібно звернути увагу, що Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи з 19.05.2023 отримали право здійснювати моніторинг закупівель, без використання електронної системи закупівель, зокрема «прямих» договорів, які укладені на підставі пунктів 11 та 13 Особливостей.

Зокрема, пунктом 23 Особливостей визначено, що Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону

Водночас статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) визначений порядок здійснення моніторингу процедур публічних закупівель.

Згідно з частиною 2 статті 8 Закону рішення про початок моніторингу процедури закупівлі приймає керівник органу державного фінансового контролю або його заступник (або уповноважена керівником особа) за наявності однієї або декількох підстав, які зазначені в даній статті.

Частина 3 статті 8 Закону визначає, що повідомлення про прийняття рішення про початок моніторингу процедури закупівлі орган державного фінансового контролю оприлюднює в електронній системі закупівель протягом двох робочих днів з дня прийняття такого рішення із зазначенням унікального номера оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі, присвоєного електронною системою закупівель, та / або унікального номера повідомлення про намір укласти договір про закупівлю у разі застосування переговорної процедури закупівлі, а також опису підстав для здійснення моніторингу процедури закупівлі. Відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 8 Закону моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії.

З огляду на викладене, ДАСУ може проводити моніторинг закупівлі тільки до закінчення дії договору / договору про закупівлю. Відповідно після оприлюднення звіту про виконаний договір аудитори в договорах / договорах про закупівлю не зможуть здійснювати моніторинг.

Тому замовникам доцільно оприлюднювати звіт про виконаний договір і в закупівлях, які були укладені на підставі пунктів 11 та 13 Особливостей.

Цікавою є позиція Верховного суду у постанові від 29.11.2023 № 200/5201/22, яка зводиться до того, що належним підтвердженням виконання сторонами умов договору про закупівлю при закінчення строку його дії можна вважати опублікований замовником в електронній системі закупівель звіт про виконання цього договору. Відповідно, не опублікування звіту про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель дає підстави уважати, що строк (термін) дії договору про закупівлю не закінчився.

З цього висновується, що при закінченні строку дії договору про закупівлю, який визначений в такому договорі, за відсутності в електронній системі закупівель звіту про виконання такого договору, орган державного фінансового контролю вправі провести моніторинг процедури закупівлі.

Які строки звітування про виконання договору про закупівлю?

Щоб визначити строки щодо звітування про виконання договору про закупівлю потрібно знову звернутися до абзацу 1 пункту 4 Особливостей в якому визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

В свою чергу, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону визначає, що звіт про виконання договору про закупівлю публікується замовником протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

З огляду на дану норму, в замовника наявний обов’язок щодо звітування протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох наступних подій:

• виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами;
• його розірвання.

При цьому, обчислювати зазначені строки замовники повинні з огляду на приписи Цивільного та Господарського кодексів України.

Зокрема, згідно з частиною 1 статті 631 Цивільного кодексу України строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої зобов’язання відповідно до договору.

Виконання сторонами договору про закупівлю

Так, визначаючи можливість звітування про виконання договору про закупівлю у зв’язку з виконанням сторонами договору про закупівлю потрібно звернутися до положень Господарського кодексу України, в статті 202 якого визначено, що господарське зобов'язання припиняється: виконанням, проведеним належним чином.

Тобто підстави для звітування у зв’язку з виконанням сторонами договору про закупівлю будуть в замовника, до прикладу, у випадку, коли обидві сторони виконають свої зобов’язання, які визначені умовами договору про закупівлю, зокрема постачальник поставить весь обсяг товару, а замовник здійснить всі оплати, які були визначені умовами такого договору. При цьому, звітувати про виконання договору про закупівлю замовник може в разі, коли строк дії такого договору ще не закінчився.

Приклад. Сторонами було укладено договір про закупівлю 10.01.2023 року. Строк дії договору про закупівлю був визначений до 31.12.2023. Постачальник здійснив останню поставку товару 20.10.2023, замовник здійснив останню оплату за товар 25.10.2023. Замовник в даному випадку може звітувати протягом 20 робочих днів з 26.10.2023.

Закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами

Водночас, що стосується іншої події, з якої в замовника присутня можливість звітувати про виконання договору - закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, то звітувати в даному випадку замовник може виключно протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору.

Обов’язковими умови для звітування згідно даної підстави:

• закінчення строку дії договору про закупівлю;
• виконання договору про закупівлю сторонами.

Приклад. В договорі про закупівлю строк його дії був визначений до 31.12.2023. В такому випадку, замовник повинен відраховувати 20 робочих днів з наступного дня, тобто з 01.01.2024. Однак звітувати про виконання договору про закупівлю в даному випадку замовник може виключно у випадку, коли такий договір є виконаний сторонами в повному обсязі. Тобто постачальник поставить весь обсяг товару / виконає всі послуги / роботи, а замовник здійснить всі оплати.

Натомість якщо строк дії договору про закупівлю закінчився, але сторони не виконали свої зобов’язання в повному обсязі, в замовника відсутній обов’язок звітувати. І звітувати про виконання договору про закупівлю замовнику буде потрібно після повного виконання зобов’язань сторонами або ж після укладення відповідної додаткової угоди про зменшення обсягів та суми договору про закупівлю.

В свою чергу, доволі дискусійним є (не)обов’язок звітування при настанні однієї з подій - з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії такого договору за умови його виконання сторонами.

Так, Державна аудиторська служба України досить часто визначає як порушення у випадку, не оприлюднення звіту при настанні першої події, яка визначена пунктом 4 Особливостей, зокрема в разі, коли договір про закупівлю повністю виконаний сторонами, але строк його дії ще не закінчився.

Моніторинг № UA-M-2023-07-14-000008, оголошення № UA-2023-05-15-002943-a

Витяг з висновку за результатами моніторингу: згідно пункту 4 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Згідно із пунктом 5.1. Договору строк поставки товару до 23.06.2023 року. В пункті 4.2. Договору визначено, що оплата за Договором здійснюється замовником лише за фактично отриманий Товар на підставі, належним чином оформлених Постачальником документів (акту приймання-передачі та/або накладної), при надходженні коштів на зазначені цілі, з можливістю відстрочки платежу до 60 (шістдесяти) банківських днів без нарахування штрафних санкцій.

На запит Держаудитслужби від 19.07.2023 про надання пояснень стосовно постачання товару та здійснення оплати згідно умов договору замовник 21.07.2023 зазначив, що «За результатом зазначеної процедури було укладено договір про закупівлю №393-к/23 від 01.06.2023. Товар, зазначений у пункті 1.2 договору було поставлено Замовнику в затверджені в договорі терміни». Крім того, замовник надав видаткову накладну від 02.06.2023 № 216 про постачання автомобіля мулососного КО-503 на шасі JAC N200 на суму 5 460 000,0 грн та платіжну інструкцію від 23.06.2023 № 31, відповідно до якої здійснено оплату за Договором на поставлену суму товару. Водночас, протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю (до 21.07.2023) Замовник не оприлюднив звіт про виконання договору про закупівлю, чим порушив вимоги пункту 12 частини першої статті 10 Закону.

Водночас з огляду на наявність частки «або» між зазначеними подіями замовник може звітувати про виконання договору про закупівлю при настанні однієї із зазначених подій, зокрема з моменту виконання сторонами договору про закупівлю або ж у випадку закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами.

Тому дана позиція аудиторів суперечить приписам абзацу 1 пункту 4 Особливостей, оскільки наявність частки «або» дозволяє замовникам обирати одну із зазначених подій.

В свою чергу, звітуючи про виконання договору про закупівлю замовникам потрібно звернути увагу, що пункт 12 частини першої статті 10 Закону зобов’язує при звітуванні про виконання договору про закупівлю дотримуватись строку в 20 робочих днів.

Тобто, замовники можуть опублікувати звіт про виконаний договір про закупівлю при настанні подій, які визначені в абзаці 1 пункту 4 Особливостей виключно протягом 20 робочих днів.

Наприклад, строк дії договору про закупівлю визначений до 31.12.2023, але договір був виконаний сторонами в повному обсязі 02.10.2023, то замовник зможе прозвітувати про виконання такого договору протягом 20 робочих днів, які слід відраховувати з 03.10.2023.

Однак, якщо в цей термін 20 робочих днів замовником не буде оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю, в такому випадку замовник зможе опублікувати звіт про виконання договору при настанні іншої події - закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами.

Розірвання договору про закупівлю

Також важливим є правильне обчислення строку для звітування при розірванні договору про закупівлю.

Так, статтею 651 Цивільного кодексу України визначено, що розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не передбачене договором або законом. Договір може бути розірвано за рішенням суду на вимогу однієї із сторін у разі істотного порушення договору другою стороною та в інших випадках, встановлених договором або законом.

У разі односторонньої відмови від договору у повному обсязі або частково, якщо право на таку відмову встановлено договором або законом, договір є відповідно розірваним або зміненим. Відповідно до частини 1 статті 188 ГКУ розірвання господарських договорів в односторонньому порядку можливе лише, коли воно встановлене законом або договором.

Отож, з огляду на дані законодавчі норми розірвання договору про закупівлю може здійснюватися в наступних випадках:

• за згодою сторін;
• за рішенням суду;
• у випадку односторонньої відмови від договору, якщо право на таку відмову встановлено договором або законом.

Окрім цього, відповідно до статті 654 Цивільного кодексу України зміна або розірвання договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту.

Приклад. Сторони договору можуть укласти за згодою сторін додаткову угоду про розірвання договору про закупівлю і визначити, що такий договір, до прикладу, буде розірваний з 11.12.2023.

Відповідно в такому випадку 20 робочих днів потрібно обчислювати із 12.12.2023.

Або ж умовами договору про закупівлю може бути передбачена можливість розірвання договору в односторонньому порядку.

В такому випадку, якщо, наприклад, замовник буде надсилати іншій стороні договору повідомлення про дострокове розірвання договору і в ньому визначить, що такий договір буде розірваним з 15.12.2023, 20 робочих днів для звітування про виконання договору потрібно обчислювати з 18.12.2023.

Що робити у випадку, коли строк дії договору закінчується, а договір про закупівлю не повністю виконаний?

Пункт 4 Особливостей дозволяє звітувати про виконання договору про закупівлю виключно у випадках, коли  договір про закупівлю є виконаний або ж закінчився строк дії договору, однак такий договір має бути виконаний.

При цьому, в разі, якщо договір про закупівлю не є повністю виконаним та не є розірваним в замовника відсутні підстави для звітування.

Тому замовнику для того, щоб прозвітувати про виконання договору про закупівлю потрібно укласти додаткову угоду про внесення змін до договору про закупівлю згідно з підпунктом 1 пункту 19 Особливостей - зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника.

Відповідно тільки в такому випадку в замовника буде наявна підстава для звітування про виконання договору про закупівлю - закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами.

Іншим варіантом, яким може скористатися замовник в разі, коли строк дії договору про закупівлю закінчується, а такий договір не є повністю виконаним є розірвання договору, оскільки в такому випадку в замовника буде наявна інша підстава для звітування – розірвання договору про закупівлю.

Водночас в разі, закінчення строку дії договору зобов’язання за яким сторонами не виконано в повному обсязі (постачальник не поставив весь обсяг товару / замовник не здійснив оплату за поставлений товар), в замовника відсутні підстави для оприлюднення звіту про виконаний договір про закупівлю.

Чи потрібно звітувати за договорами про закупівлю, які замовники планують продовжити на 20 % на наступний рік?

Відповідаючи на зазначене питання потрібно знову звернутися до пункту 4 Особливостей. Дана норма зобов’язує звітувати про виконання договору про закупівлю при настанні трьох подій:

• виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами;
• його розірвання.

В свою чергу, при продовженні строку дії договору про закупівлю на 20 % на наступний рік такий договір відповідно не підпадає під жодну із зазначених подій, і тому замовнику не потрібно звітувати про виконання договору.

Натомість звітувати про виконання такого договору про закупівлю замовники повинні у випадку, коли договір буде виконаний на тих 20 %, на які він був продовжений.

Яку інформацію слід публікувати при оприлюдненні звіту про виконаний договір про закупівлю?

Абзац 2 пункту 4 Особливостей визначає, під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається.

Також абзац 3 пункту 4 Особливостей передбачено, що у звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини 1 статті 42 Закону, зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель.

Водночас інформація, яка повинна міститися в звіті про виконаний договір присутня в статті 42 Закону.

Так, в даній статті Закону зазначено наступне - звіт про виконання договору про закупівлю повинен містити таку інформацію:

1) унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, присвоєний електронною системою закупівель, або унікальний номер повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (у разі застосування переговорної процедури закупівлі);

2) дата укладення та номер договору про закупівлю;

3) ціна в договорі про закупівлю;

4) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;

5) найменування (для юридичної особи) або прізвище, ім’я, по батькові (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю;

6) ідентифікаційний код учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг, з яким укладено договір про закупівлю;

7) місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю, номер телефону;

8) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися щодо кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

9) кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;

10) строк дії договору про закупівлю;

11) сума оплати за договором про закупівлю;

12) причини розірвання договору про закупівлю, якщо таке мало місце;

13) країна походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару.

Звіт про виконання договору про закупівлю може містити іншу інформацію.

З огляду на викладене, звіт про укладений договір про закупівлю повинен містити інформацію, яка визначена статтею 42 Закону, з урахуванням абзаців 2 та 3 пункту 4 Особливостей.

Зокрема, замовники не повинні оприлюднювати інформацію про країну походження, а також при оприлюдненні звіту про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замовники повинні замість номеру оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі повинні зазначати унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель.

Окрім цього, потрібно звернути увагу, що абзац 4 пункту 4 Особливостей передбачає, що у разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та / або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), така інформація в звіті про виконання договору про закупівлю, укладеному відповідно до пункту 10 цих особливостей, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Також при оприлюдненні звіту про виконання договору про закупівлю важливим є врахуванням положень постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядків підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів та проведення моніторингу дотримання вимог щодо ступеня локалізації виробництва предметів закупівлі, внесених до переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва» від 02.08.2022 № 861 (далі – Порядок), яка встановлює механізм підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів, що є предметом закупівлі і визначені підпунктом 2 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та додатковим переліком товарів, що затверджується Кабінетом Міністрів України відповідно до підпункту 3 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.

Так, пункт 13 даного Порядку визначає, що учасник, з яким укладено договір про закупівлю предмета закупівлі, внесеного до переліку, одночасно з передачею товару надає замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару, що оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель разом із звітом про виконання договору про закупівлю.

Відповідно при оприлюдненні звіту про виконаний договір товарів, які підлягають локалізації та які внесені до переліку замовник разом зі звітом про виконаний договір повинен оприлюднити фактичну калькуляцію собівартості товару.