Закупівлі товарів через електронний каталог до 100 тис. грн за Особливостями

У цьому матеріалі розглянемо порядок здійснення закупівель через електронний каталог для задоволення потреби замовника у товарах, за умови, що вартість предмета закупівлі на рік є меншою ніж 100 тис. грн (товари та послуги), 200 тис. грн (поточний ремонт) та 1,5 млн грн (роботи) з 19.10.2022.

Нагадаємо, що 19.10.2022 набрала чинність постанова Кабміну від 12.10.2022 № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Особливості), який розроблений на виконання пункту 3-7 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон).

Згідно пункту 11 Особливостей для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою ніж 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Відповідно використовувати електронну систему закупівель замовники мають право виключно за наявності умов визначених адміністратором електронної систем закупівель та у відповідності до них. Адміністратором електронної системи закупівель є ДП «Прозорро» згідно з наказом Мінекономіки від 18.03.2016 № 473.

Так, на виконання вимог Особливостей 26.10.2022 набрав чинності наказ ДП «Прозорро» від 20.10.2022 № 25, яким затверджено інструкцію про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в Особливостях здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування.

Враховуючи викладене вище замовник має такі способи здійснення публічних закупівель, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн:

• закупівля без використання електронної системи закупівель (прямий договір) з подальшим оприлюдненням звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• закупівля через електронний каталог відповідно до постанови Кабміну від 14.09.2020 № 822 з подальшим оприлюдненням звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• закупівля у порядку аналогічному порядку проведення спрощеної закупівлі.

Так як даний матеріал присвячений темі закупівель через електронний каталог, розглянемо саме цей спосіб закупівлі.

Що таке електронний каталог?

Електронний каталог - систематизована база актуальних пропозицій, що формується та супроводжується централізованою закупівельною організацією в електронній системі закупівель та використовується замовником з метою відбору постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини 1 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі». Забезпечення функціонування електронного каталогу здійснюється, у тому числі за рахунок надання авторизованим електронним майданчикам платного доступу до нього. Для замовників користування електронним каталогом є безоплатним.

У разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації. Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України.

Якщо простими словами, то це інструмент через який замовник може придбати товари як у звичайному інтернет магазині.

Хто має право здійснювати закупівлі через електронний каталог?

Відповідь на це запитання проста – той на кого покладено такі обов’язки відповідним внутрішнім документом замовника. Тому такою особою може як уповноважена так і, так звана, відповідальна. Такі висновки зумовлені аналізом пункту 35 частини 1 статті 1 Закону уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Які нормативно-правові акти регулюють закупівлі через електронний каталог?

Таких документів небагато, тому пропоную ознайомитися з повним переліком:

• Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон);
• Порядок формування та використання електронного каталогу, затверджений постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок);
• Особливості;
• інструкція про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в Особливостях здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджена наказом ДП «Прозорро» від 20.10.2022 № 25 (далі – Інструкція).

Чи усі замовники можуть здійснювати закупівлі через електронний каталог?

Так, пункт 11 Особливостей визначає, що для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою ніж 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 200 тис. грн, робіт, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. Відповідно усі замовники мають право на здійснення закупівлі через електронний каталог.

Що замовник може закупити через електронний каталог?

Якщо проаналізувати пункт 11 Особливостей, а саме: для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою ніж 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 200 тис. грн, робіт, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів, можна дійти висновку, що нічого не забороняє замовнику придбати й послуги через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлю до 100 тис. грн.

Проте якщо врахувати визначення електронного каталогу, яке наведене у Законі та Порядку на який дає посилання частина 15 статті 11 Закону та Інструкція, замовник має право здійснювати закупівлю через електронний каталог виключно товару. Відповідно закупівля послуг, які наявні в електронному каталозі буде порушення Закону та Порядку.

Далі пропоную розібрати алгоритм здійснення закупівлі через електронний каталог, але перед цим варто розмежувати два способи закупівлі, які визначені пунктами 53 та 56 Порядком та залежать від вартісних меж, а саме:

• < 50 тис. грн – формування замовлення;
• ≥ 50 тис. грн < 100 тис. грн – запит ціни пропозиції.

Чому керуємося саме такими вартісними межами? Особливості в частині застосування електронної системи закупівель для задоволення потреби у товарах і послугах (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою ніж 100 тис. грн, послугах з поточного ремонту, вартість яких є меншою ніж 200 тис. гривень, роботах, вартість яких є меншою ніж 1,5 млн грн, зокрема й застосування електронного каталогу скеровують нас до Інструкції.

Інструкцією визначено, що замовники у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг можуть використовувати електронну систему закупівель, зокрема,#nbsp;шляхом здійснення закупівель через електронний каталог, у порядку, визначеному законодавством.

Як ми розібрали до цього законодавством, яке регулює порядок застосування електронного каталогу є Закон, Особливості та Порядок. Відповідно скеровуємося до Порядку пунктом 53 якого визначено, що у разі здійснення закупівель товарів, вартість яких не перевищує 50 тис. грн, замовник здійснює відбір постачальника шляхом формування замовлення в електронному каталозі з дотриманням принципів здійснення закупівель, визначених статтею 5 Закону. А пунктом 56 Порядку передбачено, що у разі здійснення закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 50 тис. гривень та є меншою, ніж 200 тис. грн, для замовників, визначених пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону, та меншою, ніж 1 млн грн для замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту ціни пропозицій постачальників.

Тому й отримуємо такі вартісні межі та види закупівель допоки не будуть внесені відповідні зміни до Порядку.

Алгоритм закупівель через електронний каталог шляхом формування замовлення

Крок № 1. Затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Тобто замовник має включити необхідний товар до річного плану. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Крок № 2. Формування замовлення через електронний каталог. На цьому етапі замовник повинен дотриматися принципів здійснення публічних закупівель, зокрема:

—Відповідно для дотримання принципів здійснення публічних закупівель замовник має обрати найдешевшу пропозицію постачальника електронного каталогу з урахуванням необхідних технічних та якісних характеристик.

Замовлення в електронному каталозі подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:

• найменування товару;
• кількість;
• строк поставки;
• місце поставки;
• спосіб поставки;
• умови оплати товару.

Повідомлення про замовлення товару формується та надсилається постачальнику електронною системою закупівель.

Крок № 3. Визначення переможця відбору. Постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником замовлення в електронному каталозі є переможем відбору. Замовник очікує на підтвердження замовлення учасником, яке має відбутися протягом двох робочих днів з дня отримання повідомлення про замовлення в електронній системі закупівель.

У разі коли постачальником не підтверджено замовлення протягом двох робочих днів з дня отримання повідомлення про замовлення в електронній системі закупівель, відбір постачальника визначається електронною системою закупівель таким, що не відбувся, про що замовник повідомляється.

Відповідно у разі наявності відповідного підтвердження замовлення учасником, замовник переходить до укладання договору, яке відбувається поза електронною системою закупівель.

Крок № 4. Відміна замовлення. Замовник може відмінити замовлення до укладення договору про закупівлю. Інформація про відміну замовлення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня прийняття такого рішення.

Крок № 5. Укладання договору. Замовник укладає договір про закупівлю з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю. Договір про закупівлю між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов, визначених у замовленні/запиті ціни пропозицій в електронному каталозі.

Замовник може укласти договір про закупівлю з переможцем відбору, якого було відібрано в межах четвертої цифри Єдиного закупівельного словника за результатами замовлення.

Крок № 6. Оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. За результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону, тобто протягом 3 робочих днів з дня укладання договору.

Схематично алгоритм такої закупівлі виглядає так:

Алгоритм закупівель через електронний каталог шляхом запиту ціни пропозиції

Крок № 1. Затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Тобто замовник має включити необхідний товар до річного плану. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Крок № 2. Формування запиту ціни пропозицій постачальників. Запит ціни пропозицій в електронному каталозі подається замовником через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:

• найменування товару;
• кількість;
• строк поставки;
• місце поставки;
• спосіб поставки;
• умови оплати;
• кінцевий строк подання ціни пропозицій (строк для подання ціни пропозицій не може бути меншим ніж два робочих дні з дня отримання постачальником повідомлення про запит ціни пропозицій).

Повідомлення про запит ціни пропозицій надсилається електронною системою закупівель через електронний каталог постачальникам.

Важливо! Запит ціни пропозицій формується у разі, коли у профілі товару розміщено дві або більше пропозиції товару від постачальників.

Крок № 3. Подання пропозицій. Постачальник подає ціну пропозиції відповідно до вимог, установлених у повідомленні про запит ціни пропозицій в електронній системі закупівель, через електронний каталог. У відповідь на повідомлення про запит ціни пропозицій постачальник має право подати тільки одну ціну пропозиції. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення постачальнику про отримання його ціни пропозиції із зазначенням дати та часу. Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель.

Крок № 4. Оцінка пропозицій. Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, визначеної замовником в запиті ціни пропозицій. Постачальник, ціна пропозиції якого за результатами оцінки електронною системою закупівель є економічно вигідною, визначається переможцем відбору. Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження.

Крок № 5. Підтвердження замовлення переможцем. Переможець відбору підтверджує замовлення замовника через електронну систему закупівель протягом двох робочих днів з дня отримання повідомлення про визначення переможця відбору. У разі коли переможцем відбору не було повідомлено замовнику у визначений строк, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, ціна пропозиції якого є наступною економічно вигідною.

Крок № 6. Відміна запиту ціни пропозицій. Замовник може відмінити запит ціни пропозицій до укладення договору про закупівлю. Інформація про відміну запиту ціни пропозицій замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня прийняття такого рішення.

Крок № 7. Укладання договору. Замовник укладає договір про закупівлю з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю. Договір про закупівлю між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов, визначених у запиті ціни пропозицій в електронному каталозі.

Замовник може укласти договір про закупівлю з переможцем відбору, якого було відібрано в межах четвертої цифри Єдиного закупівельного словника за результатами запиту ціни пропозицій.

Крок № 8. Оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. За результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону, тобто протягом 3 робочих днів з дня укладання договору.

Схематично порядок проведення такої закупівлі виглядає так:

З алгоритмами здійснення закупівель через електронний каталог ми розібралися, але зазвичай замовники задаються й іншими запитаннями, які проаналізуємо далі.

Чи обов’язково замовник має укласти саме договір за результатами закупівель через електронний каталог?

Так, адже пунктом 66 Порядку визначено, що замовник укладає договір про закупівлю з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю. Переможцем відбору є постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником замовлення та / або запиту ціни пропозицій в електронному каталозі.

Чи можна застосувати частину 3 статті 631 Цивільного кодексу України у договорах, укладених за результатами закупівель через електронний каталог?

Частиною 3 статті 631 ЦКУ визначено, що сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення. Але здійснюючи закупівлю через електронний каталог, незалежно від обраного способу, замовник не може заздалегідь знати хто буде переможцем. Крім цього застосовуючи запит цін пропозицій замовник проводить конкурентну закупівлю. Тому відповідь на дане запитання однозначна – ні.

Чи має замовник під час внесення змін до прямого договору керуватися частиною 5 статті 41 Закону або пунктом 19 Особливостей?

Особливостями визначено виключний перелік підстав для внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, тому замовнику укладаючи договори про закупівлю в розумінні Особливостей та за результатами закупівель керуючись Особливостями мають застосовувати не частину 5 статті 41 Закону, а пункт 19 Особливостей.

Враховуючи, що договором про закупівлю в розумінні Особливостей є договори, укладанні за результатами проведених закупівель згідно з пунктами 10 і 13 Особливостей, то укладаючи договір за результатами закупівель через електронний каталог, за умови що вартість предмета закупівлі на рік до 100 тис. грн (товари та послуги), 200 тис. грн (поточний ремонт) та 1,5 млн грн (роботи) замовник має керуватися умовами такого договору та Цивільного та Господарського кодексів України.

Чи потрібно звітувати про виконання договору, укладеного за результатами закупівлі через електронний каталог?

Пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Тобто наведена вище норма говорить про договір про закупівлю. Як ми вже з’ясували договір, укладений за результатами закупівель через електронний каталог не є договором про закупівлю, тому замовник не має обов’язку оприлюднювати в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю.

Чи є відповідальність постачальників електронного каталогу за відмову від замовлення?

У разі порушення постачальником строків оформлення замовлення та/або відмови постачальника від підписання договору про закупівлю на умовах, що зазначені в його пропозиції, замовник може подати звернення з інформацією про такі порушення через електронну систему закупівель до адміністратора. Адміністратор розглядає звернення з інформацією про порушення протягом 10 робочих днів з дня отримання такого звернення. Усі звернення оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу.

У разі наявності у постачальника трьох випадків порушень протягом одного календарного місяця або п’яти випадків порушень протягом трьох календарних місяців пропозиції такого постачальника автоматично не відображаються електронною системою закупівель в електронному каталозі протягом 90 календарних днів з дня прийняття рішення адміністратором та оприлюднення його на веб-порталі Уповноваженого органу.