Які документи не потрібно складати, оскільки вони автоматично формуються електронною системою закупівель

Закупівельна діяльність потребує від замовника складання та оприлюднення значної кількості документів. Але є й ряд документів, які автоматично формуються електронною системою закупівель на основі заповненої  замовником  в електронних полях інформації або ж на основі інформації, яка вже є в електронній системі закупівель. Тож, в матеріалі розглянемо в яких випадках в замовника відсутня  необхідність у складанні документів та коли той чи інший документ буде вважатися оприлюдненим. 

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель

Пункт 9, 11, 13 Особливостей  зобов'язують замовника у разі здійснення закупівель без використання електронної системи закупівель оприлюднити в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Та пункт 68 Порядку №822 зобов'язує замовника за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог оприлюднити звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону. Але, Закон не містить такого поняття як звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель. Хоча ми розуміємо, що йдеться про то й же звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити інформацію, що визначена частиною 3 статті 3 Закону з урахуванням Особливостей. 

Знайти та завантажити автоматично сформований звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель проведеної закупівлі можна на сайті Prozorro.

Оголошення про проведення відкритих торгів

Замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за сім днів, на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій (пункт 24 Особливостей).

Згідно пункту 26 Особливостей оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною другою статті 21 Закону з урахуванням Особливостей. 

Знайти та завантажити автоматично сформоване оголошення про проведення відкритих торгів можна на сайті Prozorro:

Нова редакція оголошення про проведення відкритих торгів (у разі внесення змін до такого оголошення)

Законодавці надали можливість вносити зміни не лише до тендерної документації, але й  до оголошення про проведення відкритих торгів одночасно, так і окремо відповідно до пункту 54 Особливостей.  

Однією з умов внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації є оприлюднення в електронній системі закупівель переліку змін, що вносились,а також нової редакції оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації у машинозчитувальному форматі, що розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

Як ми вже зрозуміли із попереднього блоку замовник розміщує інформацію в оголошенні про проведення відкритих торгів шляхом заповнення відповідних електронних полів. Така інформація вже відображається в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі в розділі «Тендера документація». 

Протокол розкриття тендерних пропозицій

Відповідно до частини 3 та 4 статті 28 Закону протокол розкриття тендерних пропозицій формується та оприлюднюється електронною системою закупівель автоматично в день розкриття тендерних пропозицій/пропозицій.

Тобто, в замовника взагалі відсутній обов'язок оприлюднення такого документу. Більше того,  замовник прямо не задіяний на етапі розкриття тендерних пропозицій.

Автоматично сформований протокол розкриття тендерних пропозицій проведеної закупівлі можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю автоматично формується електронною системою закупівель протягом одного дня з дати оприлюднення замовником рішення про визначення переможця процедури закупівлі в електронній системі закупівель (пункт 49 Особливостей).

Перелік відомостей, які повинно містити повідомлення про намір укласти договір про закупівлю визначені  частиною 2 статті 33 Закону.

Автоматично сформоване повідомлення про намір укласти договір проведеної закупівлі можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель

Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель оприлюднюється відповідно до вимог Закону з урахуванням Особливостей (крім закупівель із застосуванням електронного каталогу), про що йдеться в пункті 10 Особливостей). Тобто, такий звіт оприлюднюється щодо відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом “Порядок проведення відкритих торгів” цих особливостей.

Частина 1 статті 19 Закону визначає обов'язкові відомості, які повинен містити  звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель. 

При цьому функціонал підтягує інформацію про відсутність підстав для відмови, із тих, що  встановлені статтею 17 Закону України ”Про публічні закупівлі”, тоді як наразі такі підстави визначені пунктом 47 Особливостей. Але це не є помилкою замовника, адже звіт формується автоматично електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни тендеру/спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся (частина 2 статті 19 Закону). Натомість замовник на етапі визначення переможця в електронній системі підтверджує відсутність підстав для відмови в участі у відкритих торгах, зокрема, визначених підпунктами 1 та 7 пункту 47 Особливостей, а також фіксує даний факт в протоколі про визначення переможця.

Автоматично сформований звіт про результати проведення закупівлі проведеної закупівлі  можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю

У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених  пунктом 19 Особливостей, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей (пункт 19 Особливостей).

Тобто, замовник оприлюднює в тому числі повідомлення про внесення  змін до договору у разі зміни істотних умов договору про закупівлю, укладеного за результатами відкритих торгів, закупівлі із використанням електронного каталогу  (якщо вартість предмета закупівлі товару дорівнює чи перевищує 100 тис. грн та у разі застосування замовником норм пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей), закупівлі по виключеннях за наявності підстав, що визначені пунктом 13 Особливостей (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13).

Пункт 20 Особливостей встановлює перелік обов'язкових відомостей, які повинно містити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю.

Автоматично сформоване повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Звіт про виконання договору про закупівлю

Замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Частина 1 статті 42 Закону встановлює  перелік обов'язкових відомостей, які повинен звіт про виконання договору про закупівлю.

Крім цього, під час оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю варто врахувати інші нюанси

• під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі  замовником не зазначається
• у звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації про унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель
• при оприлюдненні звіту про виконаний договір товарів, які підлягають локалізації та які внесені до переліку замовник разом зі звітом про виконаний договір повинен оприлюднити фактичну калькуляцію собівартості товару (пункт 13 Порядку підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів та проведення моніторингу дотримання вимог щодо ступеня локалізації виробництва предметів закупівлі, внесених до переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва.

Знайти та завантажити автоматично сформований звіт про виконання договору про закупівлю проведеної закупівлі можна на сайті Prozorro:

Підсумки

Узагальнити вище викладену інформацію пропонуємо у формі зведеної таблиці: