Як реєструвати договір за результатами закупівлі через електронний каталог в органах Казначейства

Застосування електронного каталогу відкрило багато можливостей замовникам: короткі терміни для проведення закупівлі, вже перевірені постачальники та інші переваги, які значно спрощують та прискорюють шлях до укладання договору про закупівлю. Особливо це актуально в кінці року, коли потрібно швидше використати бюджетні призначення поточного року, та на початку нового року, коли слід швидше укласти нові договори про закупівлю для потреб нового бюджетного періоду.

Проте в цей перехідний бюджетний період укладання договорів про закупівлю за результатами застосування електронного каталогу (Prozorro Maket) має певні нюанси, на які слід звернути увагу щоб не потрапити в пастку особливостей закупівельного та бюджетного законодавства.

Наразі серед замовників активно обговорюється питання: чи можна для потреби наступного року укладати договір про закупівлю із застосуванням електронного каталогу в кінці 2023 року, а реєструвати бюджетні зобов’язання за таким договором в органах Казначейства вже на початку нового 2024 року?

Спочатку розберемося у вимогах щодо реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами, укладеними за різними видами закупівель, а потім визначимо до якого виду закупівель належить застосування електронного каталогу.

Чим відрізняються терміни реєстрації бюджетних зобов’язань залежно від виду закупівлі, який застосовано для укладення договору?

Вимоги для замовників, зокрема, розпорядників та одержувачів бюджетних коштів, на підставі яких вони  подають до органів Казначейства укладені договори про закупівлю для реєстрації бюджетних зобов’язань, визначаються у Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309).

Порядком № 309 визначено,  що строк, протягом якого слід подати до органів Казначейства на реєстрацію бюджетних зобов’язань підтвердні документи, складає 7 робочих днів, однак від якої події їх відраховувати – залежить від виду закупівлі та наявності (або відсутності) зареєстрованого в органах Казначейства кошторису установи.

Терміни реєстрації бюджетних зобов’язань

Що передбачає кожний абзац пункту 2.2 Порядку № 309? Конкретних додаткових роз’яснень з приводу під який пункт які саме договори підпадають – немає, але ж, проаналізувавши законодавство, можна зрозуміти наступне.

1. Перша вимога (абзац 1 пункту 2.2 Порядку № 309) не уточнює яких договорів про закупівлю вона стосується, тому можна вважати, що сюди підпадають прямі договори, тобто договори, укладені без застосування електронної системи закупівель. Це договори:

• вартість яких до 50 тис. грн, та по яким замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• укладені на підставі пункту 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (зі змінами) (далі – Особливості), по яким формується звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• укладені із застосуванням електронного каталогу після оголошення запиту пропозицій постачальників (далі – ЗПП) керуючись постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822. За результатом розміщення такого договору в ЕСЗ теж формується звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

2. Друга умова (абзац 2 пункту 2.2 Порядку № 309) – чітко прописано, що вона стосується договорів, укладених за результатами процедур закупівель та спрощених закупівель.

Перелік процедур закупівель визначено статтею 13 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), до яких із діючих на період воєнного стану належать лише відкриті торги у порядку, визначеному Особливостями.

3. Третя умова (абзац 3 пункту 2.2 Порядку № 309) стосується договорів, укладених з урахуванням Особливостей, визначених законодавством, без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів для закупівлі товарів.

Тобто до цієї умови можуть належати, наприклад, випадки укладання договорів відповідно до:

• пункту 13 Особливостей, а саме: шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару;
• Особливостей здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану, затверджених постановою Кабміну від 11.11.2022 № 1275 (далі – Особливості № 1275);
• інші випадки не застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів для закупівлі товарів з врахуванням Особливостей та Особливостей № 1275.

Отже, зважаючи на те, що договори, укладення із застосуванням електронного каталогу (за ЗПП) не підпадають під умови, визначені абзацами 2 та 3 пункту 2.2 Порядку № 309, то такі договори повинні подаватися на загальних умовах у строки, визначені абзацом 1 пункту 2.2 Порядку № 309, тобто протягом 7 робочих днів з дати взяття бюджетного зобов’язання (укладання договору про закупівлю).

Чи варто укладати договори про закупівлю через електронний каталог в кінці року для потреб наступного року?

Як вже з’ясувалося, у разі застосувати електронного каталогу договір про закупівлю необхідно подати на реєстрацію до органів Казначейства протягом 7 робочих днів з дня взяття бюджетного зобов’язання, тобто з дня його укладення.

Відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років.

Бюджетні призначення та асигнування на новий бюджетний період затверджуються замовникам на початку нового року. Оскільки для реєстрації договору, укладеного за результатами електронного каталогу надається 7 робочих днів з дати його укладення, то це укладати його доцільно на початку року нового бюджетного року після реєстрації в органах Казначейства кошторису.

Тобто на початку року замовник, орієнтуючись на планові терміни затвердження кошторису на новий бюджетних період, повинен спланувати проведення ЗПП, за результатами якого укласти договір, але вже після дати затвердження кошторису і подати його в органи Казначейства не пізніше 7 робочих днів з дати укладення договору про закупівлю.

Проте, якщо ж замовнику необхідно спланувати і провести закупівлю наприкінці бюджетного року для потреб наступного року, то краще застосувати процедуру відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями. Терміном для реєстрації такого договору про закупівлю є 7 робочих днів з дня затвердження кошторису в органах Казначейства на початку нового бюджетного року.

Які наслідки порушення термінів реєстрації бюджетних зобов’язань для замовника?

Відповідно до статті 116 Бюджетного кодексу України порушення порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань вважається порушенням бюджетного законодавства, за яке статтею 117 Бюджетного кодексу України передбачено заходи впливу, зокрема у вигляді попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою щодо усунення порушення бюджетного законодавства (далі – попередження).

Якщо замовник подасть для реєстрації бюджетних зобов’язань договір про закупівлю, укладений за результатами застосування електронного каталогу, з порушенням терміну їх реєстрації, то працівники Казначейства мають в такому випадку надати замовнику попередження.

Якими можуть бути наслідки отримання такого попередження для замовника?

Застосування заходів впливу за порушення вимог бюджетного законодавства для замовників є не бажаним для замовника, адже це негативно позначається на репутації головного бухгалтера бюджетної установи при здійсненні оцінки його діяльності органами Казначейства.

Однак, отримання замовником попередження у випадку порушення терміну реєстрації бюджетних зобов’язань не тягне за собою зупинення операцій з бюджетними коштами згідно зі статтею 117 Бюджетного кодексу України, а також НЕ тягне за собою адміністративної відповідальності головного бухгалтера.

Проте замовникам слід дотримуватися бюджетної дисципліни та уникати порушення термінів реєстрації бюджетних зобов’язань.

Підсумки

У разі прийняття замовником рішення застосувати електронний каталог для закупівлі для потреб наступного року краще розпочати проведення цієї закупівлі на початку 2024 року коли буде затверджено кошторис видатків на наступний рік і потім подавати на реєстрацію бюджетні зобов’язання за цим договором, щоб не виникло порушення бюджетних зобов’язань. Якщо замовнику необхідно провести закупівлю в кінці року для потреб наступного, то краще застосувати процедура відкритих торгів з Особливостями.