Як провести відкриті торги в найкоротші терміни

Відкриті торги - один з основних інструментів публічних закупівель, що гарантує прозорість і конкуренцію. Проте замовники часто мають потребу провести їх у найкоротші строки. Для цього важливо чітко спланувати всі етапи - від підготовки тендерної документації до укладення договору, що дозволить уникнути затримок і швидко завершити процедуру відповідно до закупівельного законодавства.

Дії замовника, які  дозволять швидко провести відкриті торги

Розглянемо рекомендації на кожному етапі проведення відкритих торгів, які допоможуть провести їх в найкоротші строки.

1.Успішне формування тендерної документації

Проведення відкритих торгів передбачає формування тендерної документації. Тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих Особливостей (абзац 1 пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припиненя або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості)).

З практики замовники знають, що від того як сформована тендерна документація залежить успішність та строк проведення процедури.

Що допоможе скоротити замовнику строк проведення відкритих торгів:

• встановити мінімальні строки дозволені Особливостями для подання тендерних пропозицій;
• встановлення мінімальної кількості вимог в тендерній документації, що допоможе прискорити розгляд тендерної пропозиції. Приклади тендерних документацій розміщених на платформі містять мінімальну кількість правомірних вимог до учасника та переможця, тож пропонуємо ними скористатися Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів;
• встановлення зрозумілих вимог для всіх сторін закупівельного процесу. В тому числі радимо використовувати в тендерній документації  перевірені на практиці вимоги та врахувати помилки минулих відкритих торгів;
• не включати до тендерної документації дискримінаційних вимог, які можуть стати причиною скарг та звернень учасників. Перед встановленням тієї чи іншої вимоги варто переглянути в електронній системі закупівель Prozorro схожі закупівлі та проаналізувати, які вимоги встановлені в тендерній документації викликали питання та стали причиною скарг учасників;
• уважно переглянути тендерну документацію на предмет коректності / правомірності внесеної до неї інформації та вимог, адже допущення помилок може призвести до необхідності внесення змін та відповідно до продовження строку подачі тендерних пропозицій, а також може призвести до необхідності відміни відкритих торгів.

2.  Вчасне виявлення звернень від учасників в електронній системі закупівель

Згідно пункту 54 Особливостей фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру (далі - звернення). Усі звернення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох днів з дня їх оприлюднення надати відповідь на звернення та оприлюднити його в електронній системі закупівель.

У разі несвоєчасного надання замовником відповіді на звернення електронна система закупівель автоматично зупиняє проведення відкритих торгів.

Для поновлення проведення відкритих торгів замовник повинен розмістити відповідь в електронній системі закупівель з одночасним продовженням строку подання тендерних пропозицій не менше ніж на чотири дні.

Як бачимо у випадку невчасного надання замовником відповіді на звернення електронна система закупівель автоматично зупинить проведення відкритих торгів, що призведе  до збільшення строку проведення відкритих торгів. Тому замовнику необхідно постійно перевіряти закупівлю на предмет надходження звернень від учасників та контролювати строк визначений пунктом 54 Особливостей для надання відповіді, щоб недопустити зупинку відкритих торгів.

3. Ефективний розгляд тендерної пропозиції

Згідно частини 10 статті 29 Закону України “Про публічні закупівлі” (далі - Закон) строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п'яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

На даному етапі у замовника є можливість зменшити строки здійснення закупівлі шляхом швидкого та ефективного розгляду тендерної пропозиції учасника.

Що може допомогти в швидкому розгляді тендерних пропозицій та прийнятті відповідного рішення:

• використання реєстрів документів для перевірки учасника. Пропонуємо ознайомитися з прикладами реєстрів та інструкцією як ними користуватися в матеріалі Як реєстр документів допомагає у розгляді тендерних пропозицій учасників + приклад реєстру документів;
• використання під час перевірки учасника  по пункту 47 Особливостей чіткого алгоритму викладеного в матеріалі Алгоритму перевірки учасника по пункту 47 Особливостей та відеоінструкції Закупівельний інструмент: Перевірка учасника по пункту 47 Особливостей.

Вище запропоновані механізми допоможуть не тільки швидко перевірити тендерну пропозицію учасника та учасника, а й убезпечать  від допущення можливих порушень, які часто допускаються замовниками під час розгляду тендерних пропозицій.

4. Оперативне укладення договору

Абзаци 3-4 пункту 49 Особливостей визначають, що з метою забезпечення права на оскарження рішень замовника до органу оскарження договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через п’ять днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів. У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.

Відтак замовник одразу після завершення періоду оскарження може укласти  договір. А щоб без зволікань укласти договір замовнику потрібно заздалегідь підготувати договір про закупівлю із супровідним листом та направити їх переможцю, а також тісно взаємодіяти з переможцем для отримання підписаного договору.

Підсумки

Проведення відкритих торгів у найкоротші терміни можливе. Головне дотриматися таких рекомендацій –  уникати зайвих та дискримінаційних вимог, встановлювати мінімально допустимі строки для подання тендерних пропозицій, оперативно реагувати на запитання учасників, швидко перевіряти тендерну пропозицію учасника та ефективно комунікувати з переможцем. Все вище перелічене дозволить уникнути затримок, оскаржень та успішно завершити процедуру укладенням договору без порушень.